9 типов людей, которые мешают вам проводить совещания эффективно

Валерия Наумова, Gravity Recruitment
 
Выходя с совещания, вы часто ловите себя на мысли, что никакой ценной информации не получили, а время прошло?

По нашим наблюдениям, все меньше сотрудников с энтузиазмом принимает приглашения на собрания. Многие не понимают, зачем руководство организует очередную встречу, если работа уже идет и ее просто нужно продолжать. Короче говоря, сотрудникам хочется меньше говорить и больше делать.

Виной тому — неэффективность переговоров и отсутствие организации. Разослать приглашения и убедиться, что все участники пришли, — это только первый шаг. Важно проводить совещание так, чтобы все были вовлечены в процесс. И чтобы это сделать, нужно бороться с коллективными вредными привычками.

Понаблюдайте за коллегами, а прежде всего — за собой, и определите, к какому типу «саботажников» вы относитесь и что с этим делать.


 
1. «Опоздун»
 
В этой роли побывал, наверное, каждый, как по важной причине, так и в ее отсутствие. И самое контрпродуктивное, что можно сделать, когда в переговорную входит опоздавший, — это спросить у него, почему он опоздал, и пересказать ему содержание пропущенной части встречи. Дело в том, что в момент пересказа внимание всех остальных участников со стопроцентной вероятностью будет потеряно. Вместо пересказа лучше продолжить обсуждение, не акцентируя внимание на провинившемся. Так вы сохраните темп совещания и заставите опоздавшего быстро включиться в процесс. А вот после встречи стоит задержать «опоздуна» на пару минут, чтобы убедиться, что он уловил все ключевые моменты, и выяснить причину опоздания.
 
2. «Человек-смартфон»
 
По данным недавнего исследования, человек проверяет телефон примерно 2 617 раз за день. И если на один из дней назначено супер-важное совещание, среднестатистического пользователя это вряд ли остановит. Действительно, сложно сдержаться и не посмотреть на экран, когда приходит уведомление о сообщении. Но ведь многие сталкиваются с синдромом «фейковой вибрации», когда нам кажется, что уведомление было, но экран телефона пуст.

И если сотрудник волнуется, что пропустит сообщение от партнера или клиента, — это еще пол беды. Другое дело, когда участник встречи с серьезным видом листает ленты пабликов и соцсетей: он не просто отвлекается на пару минут, а затем снова вливается в процесс, - он в принципе не присутствует на встрече.



В такой ситуации важно сохранить нейтральный тон и не выглядеть как учитель, конфискующий телефон у школьника. Единственное, что вы можете сделать - не игнорировать «проверяльщика», а вежливо попросить его отложить телефон. Если вежливость не помогает, и привычка является массовой, вводите политику «на совещания - без телефона».

3. «Многорукий Шива»

Все любят трудолюбивых, преданных делу сотрудников. Но проблема таких активных деятелей в том, что часто они не видят смысла в «пустом» обсуждении работы и ее результатов и приносят с собой на встречу не только вышеупомянутый смартфон, но еще ноутбук и распечатанный отчет.

Такое поведение может быть сигналом к тому, что в компании неправильно распределены рабочие задачи, и кто-то один вынужденно или по своей инициативе берет на себя больше других. После встречи откровенно поговорите с мультитаскером и выясните, в чем причина его сверх-занятости: в его собственной инициативности или реальном аврале? Как и в случае с «опоздуном», выяснять отношения во время совещания не стоит — это только отвлечет всех остальных и создаст не самую дружелюбную атмосферу.

4. Скептик

Или неверующий в чужие идеи Фома. Это тот человек, который во время брейншторминга не предлагает версии, а ставит под сомнение чужие предложения, критически оценивая их реалистичность и пользу. Скептик не просто не генерит идеи - он демотивирует группу высказывать свои мысли, ведь никому не хочется почувствовать себя недостаточно умным и сведущим. Критика хороша только тогда, когда ее выражение способствует рассмотрению идеи с новой стороны и появлению новых инсайтов, а не затуханию командного энтузиазма.



Самая плохая идея в борьбе со скептиком - критиковать его самого. Так вы развяжете бой, который вам не выиграть. Лучшая тактика — это подготовка! Если встреча предполагает брейнсторминг, предложите команде подготовить 3-4 мысли заранее, и, возможно, скептик, потративший силы на выдумывание собственных идей, отвлечется от критики других.

5. «Магистр болтологии»

Да, статья посвящена тому, как замотивировать сотрудников на активное участие и высказывание своего мнения на встречах. Но «высказывать» - не одно и то же, что болтать. Дружелюбные люди, которым нравится общаться с коллегами и видеть, как их слушают, иногда просто «занимают эфирное время», но не добавляют собранию фактической ценности. Некоторым руководителям кажется, что таким «несерьезным» людям просто не хватает ответственности, поэтому предлагают им курировать встречу. И это — ошибка, так как в тот же момент собрание превращается в монолог или даже стенд-ап шоу.

Гораздо эффективнее - предложить высказаться по обсуждаемому вопросу по очереди, когда право речи переходит от одного участника к другому. Это заставит болтуна как минимум помолчать в ожидании своей очереди, а как максимум - прислушаться к другим людям.

6. «Король Чертогов разума»

Такие люди приходят подготовленными: они сделали рисеч, собрали аналитику, оформили презентацию. Они искренне заинтересованы в обсуждаемой теме! Но они совершенно не готовы к тому, что их аналитика или исследование могут быть неполными, что к их презентации кто-то другой может добавить новую информацию. Когда очередь доходит до «всезнайки», в середине его монолога (и, вероятно, вашей борьбы со сном), хочется закричать: «Скучно!».

Но лучше было бы предоставить «отличнику» право начать встречу, высказать свою идею. А после ее озвучивания предложить другим участникам задавать вопросы, тем самым перенаправив инициативу и избежав начала самопрезентации, не лишив никого «права голоса».

7. «Перебойщик»

Никто не любит, когда ему мешают говорить. Часто тех, кто перебивает, считают несдержанными и даже высокомерными. Но на самом деле, перебивание может быть попыткой избежать вопроса «Прости, но что именно ты имеешь в виду?», то есть своеобразной помощью оратору. Если кого-то перебили, то причиной тому может служить монотонность речи говорящего или его зацикливание на одной и той же мысли. Тогда перебивший сотрудник помогает вернуть собрание в продуктивное русло, и, в отличие от скептика, он вмешивается в разговор, озвучивая новые мысли и идеи.



Но если перебивающий действительно мешает высказаться другим, ошибкой будет прерывать его. Так как он не даст договорить и вам. Решение, опять же, - в грамотном управлении ходом встречи. Сделайте так, чтобы один человек не говорил слишком долго, выделяйте время на комментарии, и тогда у «перебойщика» не будет нужды перебивать, так как он будет уверен, что его мнение услышат.

8. «Живая статуя»

А иногда сомневаешься, что действительно живая... Такие люди, в отличие от предыдущих типов, никому не мешают. Они сидят настолько тихо, что вы можете забыть об их присутствии. И в этом главный минус. Вы обсудили проект, приступили к работе, сделали половину, и тут оказывается, что один из членов команды настолько недоволен процессом, что просто не может его продолжать. Более того, если на встрече первым дать слово «тихому саботажнику», то обсуждения может и вовсе не случиться: к сожалению, пассивностью мы заражаемся быстрее и легче, чем активностью.

Вы можете помочь «тихоням», если перед встречей попросите их подготовить комментарии по одной из тем. Возможно, после заготовленной речи им будет проще вслух реагировать на мнение коллег.

9. «Гастроэнтузиаст»

Вы вроде бы хотели обсудить с боссом новые маркетинговые возможности, но сидите и думаете только о пицце, пасте, бургере. В общем, о еде. Благодарить нужно коллегу, который не смог пропустить запланированный прием пищи и решил совместить два полезных дела, одно из которых распространяет по офису соблазнительные ароматы. Кроме того, из-за хруста тоста вы не слышите половину разговора. Но не отнимать же еду у голодного человека и не выгонять его в коридор?



Лучшее решение — снова поговорить, после встречи. «Гастроэнтузиаст» может оказаться мультитаскером, который не находит лучшего времени на обед, и в этом не только его вина.
 
 
 


иГРОКИ РЫНКА

HR-практика

Gravity Recruitment

Материалы по теме

Точка зрения

«Испорченный телефон» или коммуникации по правилам?

Ибрахим Хассан, PMP, бизнес-тренер, руководитель проектов в области архитектуры и строительства
 
14.05
Точка зрения

Работа без ошибок

Артем Пантелеев, коммерческий директор «Гинт-М»
 
10.04
Точка зрения

Офисы: теория поколений

Михаил Турецкий, генеральный директор компании ProExpert

16.01

журнал CRE 3-4 (339-340)

1-28.02.2019
Макроэкономика Девальвация рубля и решение правительства по увеличению НДС с 2019 года оказали влияние на рост инфляции, которая в декабре превысила целевой ориентир ЦБ (4 %), ускорившись до 4,3% г/г. Глобальное потепление «Глобальное потепление» к рынку коммерческой недвижимости, возвращение игроков, ушедших после кризиса «в жилье», и продолжающаяся трансформация всех сегментов – эксперты CRE прогнозируют «довольно удачный» для девелопмента год...

Популярное

Сделка

«Яндекс.Маркет» занял коворкинг Workki

Сделка аренды гибкого офиса стала крупнейшей в истории рынка недвижимости.
11.02
Игроки рынка

IKEA запустила фирменный вагон

ИКЕА полностью переоборудовала один из вагонов ночного поезда Москва-Санкт-Петербург, чтобы пассажиры смогли выспаться.
13.02
Проект

Zemskiy Group откроет 12 фуд-холлов

Семь новых гастропространств Eat Market появятся в этом году, ещё пять - в следующем.

13.02
Проект

«Газпром нефть» построит новую штаб-квартиру

«Газпром нефть» не будет размещать офис в «Лахта центре», а построит новую штаб-квартиру.
13.02
Сделка

Сбербанк избавляется от складов

Выкупить портфель складов Сбербанка могут РФПИ с партнерами.


 
12.02
Назначения

DARS Development – новое назначение

Анна Хлызова назначена Управляющим директором Компании DARS Development.
12.02
Назначения

Colliers International – новое назначение

Дарья Савенкова назначена на должность заместителя директора департамента торговой недвижимости Colliers International в Москве.
14.02

подпишись НА эксклюзивные новости cre