Почему разработка стратегии организации рабочего пространства спасает от ошибок и лишних трат при офисном переезде

Офисная трансформация, о которой не написал только ленивый, началась с крупнейших корпораций и сейчас охватывает всё новые сегменты офисных арендаторов. Но каждый по-своему понимает для себя смысл agile и гибких рабочих пространств, да и, впрочем, их применимость к своему бизнесу. Ведь универсального решения нет. Однако вывести формулу применительно к конкретной компании можно только с помощью инструментов специализированного исследования и разработки стратегии организации рабочего пространства (work space strategy), о необходимости которых рассказал Руслан Кубрава, генеральный директор Kubrava Project Management.
 
Баланс гибкости
 
Когда-то выбор офиса был напрямую связан с количеством работающих в компании сотрудников. Теперь, когда у организаций появилась большая вера в удаленку, они стали экспериментировать с форматами работы: трансформировать рабочие пространства и адаптировать график работы, по-возможности, оптимизируя затраты и сокращая занимаемые площади.
 
В I квартале 2021 года в Москве было арендовано и куплено 367 тыс. кв. м офисных площадей (Cushman&Wakefield). Многие сделки связаны со сменой дислокации. . Как и в прошлом году, компании продолжают искать организационный баланс на фоне экономических последствий пандемии. “Пресловутую” гибкость все понимают по-своему и “ныряют” в нее самостоятельно - как умеют. Некоторые, как Google и Twitter - вкладывается в новые офисы, другие предлагают остаться on-line навсегда.
 
Со своей колокольни
 
Ошибочно полагать, что никто извне не сможет понять бизнес-процессы внутри компаний и то, что никто, кроме сотрудников, не знает как лучше организовать пространство для работы.
 
Не так давно мы проводили исследование для одной из ведущих девелоперских компаний. Требования сотрудников нескольких структурных подразделений содержали запрос на двухметровую ширину рабочих столов обусловленный необходимостью работы с крупноформатными чертежами. Никто не рассматривал альтернативные возможности решения производственных задач. В результате исследования рабочих процессов нами было предложено смежное размещение подразделений с обустройством между ними специально зон для работы с чертежами, что позволило наилучшим образом организовать совместную работу. При этом рабочие столы шириной 140 сантиметров полностью удовлетворили персонал.
 
В другой раз в ходе аналогичной работы, проводимой для известной международной компании, одно из подразделений, позиционируя себя проводником цифровой трансформации, декларировало возможность внедрения тотальной удаленки. Однако, по результатам исследования оказалось, что почти половина сотрудников не имеет возможности работать за пределами офиса.
 
Идеальный процент у каждого свой
 
Сейчас распространено мнение, что в среднем доля сотрудников, которые могут безболезненно перейти на удаленный формат работы составляет не менее 30%. Это как средняя температура по больнице. На деле, от подразделения к подразделению и от компании к компании этот показатель варьируется от 10% до 80%, а иногда и выше и зависит от таких факторов, как, например, система управления в конкретной компании или подразделении, что не позволяет выработать единый подход к организации рабочего пространства.
 
Work space strategy призвана грамотно проанализировать рабочий процесс и предложить оптимальный вариант организации рабочего пространства, что, в свою очередь, позволяет сформировать четкое задание на архитектурное и инженерное проектирование, а при необходимости еще предварительный график и бюджет проекта.
 
Очевидно, что качественная аналитика и точный прогноз позволяют компаниям не только экономить на арендных платежах, определяя непродуктивные излишки площадей, но и не допустить ошибок, ведущих к дефициту площади, что может иметь более серьезные последствия для бизнеса, препятствуя эффективной работе компании в целом.

2021-06-25 11:17:57



подпишись НА эксклюзивные новости cre