Сокращение вакантных площадей, рост стоимости аренды и покупки офисных лотов, нежелание многих сотрудников вообще «приезжать на работу», угрозы информационной безопасности, переход на импортозамещенные решения – вот только некоторые вызовы, с которыми столкнулся рынок офисной недвижимости во второй четверти XXI века. Однако со многими из них игроки уже научились справляться, что называется, не вставая с места – с помощью технологий. Прошлый год продемонстрировал поистине беспрецедентный рост спроса на офисную недвижимость —62% год к году. В условиях постоянного повышения стоимости аренды, многие компании вместо переезда и расширения принимают решение в пользу более эффективного использования уже имеющегося пространства. Можно ли «сшить восемь шапок»? Можно, и даже в ситуации с самым небольшим офисом. Начать стоит с анализа ситуации и определения наименее востребованных у сотрудников зон. Поможет построение тепловых карт: они формируются по данным видеоаналитики и статистики бронирования рабочих мест. Последняя есть у некоторых приложений для бронирования ресурсов офиса, например, у приложения Simple office. Так компании удается определить наиболее и наименее «раскаленные места» в офисе. Например, переговорные комнаты на команды в 6-8 человек могут быть заняты почти всегда, а конференц-зал — использоваться несколько раз в год. Дальше начинается то, что называется «переосмыслением пространства». Для этого можно использовать раздвижные и складные перегородки, которые позволяют быстро изменять конфигурацию пространства. Например, есть перегородки, которые убираются в потолок или мобильные стены с шумоизоляцией, позволяющие быстро делить помещение на несколько функциональных зон. Важно понимать, что подобные решения сегодня – уже не разрозненные сервисы, но части единой экосистемы цифрового офиса. Да, ещё совсем недавно термин воспринимался лишь как инструмент для управления заявками, но сегодня уже становится операционной основой для управления всем пространством, в том числе благодаря развивающейся аналитике и углубляющейся интеграции с инженерной и бизнес-частью. Тренд на гибридный формат работы, кроме того, позволяет располагать больше сотрудников в одной локации. В разных компаниях коэффициент размещения на гибком месте варьируется от 1,3 до 3. Например, грамотно использовав гибридный подход, компания «Вкусно и Точка» разместила 700 сотрудников на 250 рабочих местах без потери в комфорте, а экономия операционных расходов и стоимости аренды составила больше 80 млн руб. в год. После переосмысления пространства в 2025 году, в офисе стало в три раза больше переговорных, появились удобные зоны для работы и отдыха без увеличения площади. При этом численность сотрудников выросла с 2022 года почти вдвое. И эта работа по улучшению пространства и подстройке его под бизнес-процессы постоянно продолжается — современные технологии позволяют это делать буквально в режиме онлайн. По-настоящему эргономичный цифровой офис позволяет управлять всем: не только помещениями, но и доступами, ролями, ресурсами, вплоть до поддержки бизнес-алгоритмов. По сути, это уже менеджерская платформа, в которой сходятся интересы эксплуатации, HR и руководства. И у каждого уровня – свои инструменты. Именно комплексный, «упакованный» подход и переосмысление процессов позволяют сделать так, чтобы экономия пространства, например, не сказывалась на качестве работы, и сотрудники не чувствовали себя стесненными. Это весьма актуально в условиях нехватки кадров, когда офис становится важнейшим конкурентным преимуществом бизнеса. В то же время, гонка зарплат в ряде отраслей заставляет компании решать задачу повышения эффективности труда сотрудников. И здесь снова помогает создание наилучших из возможных условий: поддержание стабильной температуры и влажности, использование НЕРА-фильтров, чтобы снизить влияние сезонов заболеваний и аллергии на работоспособность сотрудников, биодинамическое освещение. Повысить эффективность персонала можно и с помощью постоянной «доавтоматизации» пространства. Разные сценарии использования переговорных комнат, автоматический запуск видеоконференцсвязи, отсутствие необходимости оформления сервисных заявок на клининг, ремонт и оснащение экономят организации из 400 человек 8000 человеко-часов в год. Издержки и влияние на стоимость объектов Цифровизация сама по себе позволяет снижать издержки: использование умных систем автоматизации в офисе окупается за 5–10 лет за счёт снижения затрат на эксплуатацию и энергопотребление. Издержки арендаторов снижает элементарная автоматизация освещения и климата, привязанная к графику работы, утилизация малоэффективных площадей, а также скорейшее решение бытовых эксплуатационных задач и ремонтов за счет цифровизации процесса управления ресурсами и заявками. Кроме того, вложения в умный офис — они составляют в среднем 10% от всех затрат на «стройку» — повышают стоимость объекта, так что их можно рассматривать и в качестве инвестиции. Требования к офисам вообще постоянно растут, несмотря на их дефицит, и в гонке ликвидности и привлекательности в перспективе 5—10 лет наибольшее значение будут иметь не просто стены и локация, но и инженерная, инфраструктурная, сервисная оснащенность. Предусматриваемые на этапе строительства решения — инженерные системы и их автоматизация, серверы и кабельная инфраструктура — бесценная база для полноценного обновления офиса за счет развивающихся сервисов. Иными словами, построенный один раз «умный» офис будет постоянно функционально «прирастать» возможностями за счет софтовых обновлений. Его можно сравнить с вином, которое с каждым годом приобретает новые оттенки и ценность. Правда, что касается влияния на CAPEX, то поскольку цифровой офис — пока авангард развития рынка, — детальные и авторизованные кейсы встречаются редко. Должно пройти время, чтобы объект вышел на рынок и сменил владельца. Необходимо, в общем, прожить те самые 5—10 лет, чтобы мы могли увидеть влияние фактора цифровизации на цену продажи. Вопросы безопасности Максимальное «поумнение» офисов предполагает использование большего количества IoT-устройств и датчиков, подключение софта для управления пространством и бизнес-процессами. Это потенциально приводит к росту уязвимости инфраструктуры. Сегодня для DDoS-атак всё чаще используются скомпрометированные IoT-устройства, а в системы обеспечения работы умного офиса можно проникнуть через маршрутизаторы, IP-камеры и другие конечные девайсы со старым ПО или базовыми паролями. На помощь бизнесу приходят шифрование данных, многофакторная аутентификация, регулярные обновления устройств и софта, в том числе за счет перехода на защищенное российское ПО. Например, видеоконференцсвязь можно организовать во внутреннем контуре с использованием российских решений. Кроме того, в России есть качественные и импортонезависимые продукты в части обеспечения безопасности, которые закрывают все текущие потребности цифрового офиса — от противопожарной защиты, оповещения и управления эвакуацией до видеонаблюдения и контроля доступа. Наличие монолитной среды формирует комплексный подход к безопасности и позволяет эффективнее защищать разные элементы системы, поскольку они не существуют сами по себе. В то же время Face ID кажется пока избыточным решением: люди с опаской делятся персональными и биометрическими данными, а те же задачи можно решить с помощью обычных СКУД гораздо дешевле. Следующая ступень эволюции Показательно, что уже сегодня на рынке «умных» офисов мы видим начало нового этапа конкуренции. С развитием технологий и снижением их стоимости, «умные» технологии становятся всё более доступными, в том числе, в бюджетных сегментах офисной недвижимости. Это – не полёт в космос или попытка построить чугунный мост, но лишь ещё один способ повышения эффективности бизнеса и качества жизни. Поэтому ещё совсем недавно казавшиеся инновационными решения — управление климатом, автоматическая передача информации УК, системы бронирования — сегодня становятся базой. «Умные» устройства тоже никого не удивляют. По данным ВЦИОМ, восемь из десяти (80%) россиян знают про «умные» дома, а 23% имеют опыт пользования подобными системами. Мало того, для большинства из них понятия «умного» дома и цифрового офиса синонимичны, разница только в масштабе. Но сегодня крупные корпорации переходят на следующую ступень эволюции с тем, чтобы сохранить технологическое и имиджевое преимущество. Это важно и для демонстрации статуса и значимости на рынке широкой аудитории, и вау-эффекта у партнеров и клиентов, и улучшения управления корпоративной культурой. Такие бизнесы не просто копируют и расширяют возможности «умного» дома, но создают поистине новую вселенную цифрового офиса, который становится отражением бизнес-процессов и результатом системного мышления топ-менеджмента. На практике это означает расширение автоматических сценариев управления пространством, развитие ИИ-помощников для организации встреч, анализа продуктивности, предсказания потребностей сотрудников, что ещё больше снижает административную нагрузку и ускоряет процессы. Ну а ещё одним трендом, пока лишь зарождающимся в западной Европе и США, становится использование носимых устройств, которые контролируют уровень стресса и помогают заботиться о ментальном здоровье сотрудников, положительно влияя на их продуктивность и удовлетворённость работой в компании.