Экономические реалии последнего времени заставляют руководителей задумываться о переезде. Ряд компаний видит в этом возможность снижения затрат на аренду помещения за счет переезда в бизнес-центр более низкого уровня или подбора офиса меньшей площадью. При этом каждый арендатор пытается просчитать, сколько же будет стоить и как быстро окупится переезд.

Стоимость переезда зависит в первую очередь от количества сотрудников и площади арендуемого помещения.

Для примера возьмем самый распространенный вариант – офис компании N численностью 15 человек, занимающий 100 квадратных метров в бизнес-центре класса В+, и планируемый переезд в офисный центр такого же класса, но с более низкой арендной ставкой.

Прямые затраты

Среди неизбежных затрат: организация перевозки мебели, вещей сотрудников, оргтехники. Эти затраты включают в себя работу по разборке и сборке мебели, упаковке и перевозке вещей и, как правило, зависят от:

объема перевозимого имущества (количество рабочих мест, ресепшен, комнаты переговоров, кухня и т. п.);
сложности перевозки (этажность бизнес-центров, оснащенность лифтами, требования собственника помещений, конфигурация мебели, хрупкость вещей и др.).

На стоимость транспортировки имущества существенное влияние оказывают габариты мебели, а также необходимость перевозки стойки ресепшена, комнат переговоров, кухни, складских комнат и т. п. При переезде есть возможность снизить расходы путем самостоятельной перевозки части вещей, их упаковки и сборки. В этом случае можно обойтись услугами транспортной компании. Если же компания решила воспользоваться услугами профессиональных мувинговых (от англ. «to move») фирм, то стоимость перевозки рассчитывается исходя из количества рабочих мест. Перевозка мебели сотрудников обойдется в сумму от 2700 до 5400 рублей за одно рабочее место (в зависимости от размера и конфигурации рабочих мест), перевозка личных вещей и оргтехники – от 2300 до 3000 рублей за одно рабочее место. Таким образом, учитывая, что переезд осуществляется с помощью профессиональной компании, затраты составят не менее 75 000 рублей (15 рабочих мест).

Одной из статей расходов при переезде является вопрос телефонии (прокладка телефонных линий, переподключение номеров и настройка АТС) и Интернета (планирование и прокладка локальной сети, перенос и настройка сервера). Стоимость данных услуг может сильно варьироваться в зависимости от конкретных условий. Важным пунктом может стать присутствие «своего» оператора в бизнес-центре, куда планируется переезд. В таком случае достаточно только переподключить телефоны и сделать разводку телефонных линий в офисе. Большинству компаний важно сохранить прежние телефонные номера, однако в некоторых случаях более выгодным окажется подключить новые номера, чем потерять деньги на переадресации или переключении.

Стоимость прокладки слаботочных сетей в новом офисе зависит от:

особенностей самого офиса (его размера и планировки и наличия уже проложенных сетей);
сложности самих сетей;
требований по безопасности и взаимодействию сетей;

Стоимость прокладки слаботочных сетей составляет от 6300 до 8400 рублей на одно рабочее место (при условии подводки Интернета и телефона на каждое рабочее место), то есть для стометрового офиса – от 95 000 рублей. Однако зачастую арендодатель готов выполнить эти работы за свой счет.

В зависимости от состояния помещения, в которое переезжает компания, может встать вопрос о необходимости ремонта и/или перепланировки. На практике крайне редко встречаются ситуации, когда не требуется хотя бы минимальная перепланировка. Самый экономичный ремонт (покраска стен, замена ковролина, установка перегородок из гипсокартона) обойдется в сумму от 300 000 рублей для стометрового офиса. Возможно, потребуются и более существенные затраты на ремонт, если будет необходимо переносить вентиляцию, сносить действующие перегородки, возводить новые и прочее.

Существует практика зачета стоимости расходов по ремонту в счет арендной платы. Кроме того, арендодатель иногда предоставляет арендные каникулы, однако согласование этих условий требует отдельных переговоров.

Наряду с расходами по организации переезда компании-арендаторы почти всегда сталкиваются с необходимостью оплаты страхового депозита при подписании договора аренды на новое помещение. Как правило, депозит составляет сумму, равную двухмесячной арендной плате, которая зачитывается за первый и последний месяц.

При досрочном расторжении текущего договора аренды (в случае если компания переезжает в новый офис, не дождавшись окончания срока действия текущего договора аренды) часто требуется оплата штрафных санкций арендодателю. Сумма штрафных санкций зависит от условий текущего договора аренды и составляет в среднем от одной месячной арендной платы до шести.

Косвенные затраты

Непредвиденные расходы могут касаться, например, поломок и порчи имущества компании, случившихся в процессе транспортировки.

Переезд, даже профессионально подготовленный и организованный, занимает немало времени, поэтому компании стараются организовывать его в выходные дни. Но даже в этом случае временные потери сотрудников, связанные с упаковкой личных вещей, документов, оргтехники на старом месте, установкой и отладкой оборудования на новом, вряд ли составят меньше одного рабочего дня.

Наконец, при смене местоположения компании требуется менять и юридический адрес, а соответственно, вносить изменения в учредительные документы, что требует не только временных, но и материальных затрат.

Помимо внесения изменений в официальные документы, необходимо проинформировать партнеров, клиентов о смене адреса и заказать новые визитки, внести изменения в рекламную продукцию и др.

Таким образом, даже при минимальных затратах переезд небольшой компании (15 человек, 100 кв. м) обойдется не менее чем в 472 500 рублей (перевозка мебели и оргтехники, стоимость прокладки слаботочных сетей, минимальный ремонт).

Закономерен вопрос: стоит ли переезжать при необходимости столь значительных расходов? Экономия, основанная на разнице арендных ставок, может окупиться за период от 6 месяцев до двух лет.

Переезд будет оправдан в следующих случаях.

Вариант 1. При переезде из офисного центра класса А в офисный центр класса В+. В этом случае можно сэкономить 50 000–80 000 рублей в месяц при аренде стометрового офиса (см. таблицу). В таком случае переезд окупится за 6–10 месяцев. Следует учитывать, что существует большое количество предложений качественных новых офисных центров класса В+ в пределах центра города, которые по большинству характеристик и местоположению не уступают офисным центрам класса А.

Вариант 2. При переезде в офисный центр той же категории, но с меньшей арендной ставкой. В данном случае сэкономить можно 40 000–50 000 рублей в месяц при аренде стометрового офиса, переезд окупится примерно за год.

Вариант 3. Самый быстро окупаемый вариант – переезд в офисный центр более низкого класса в помещение меньшего метража.

Рынок коммерческой недвижимости в настоящий момент можно назвать рынком арендатора. Появилась возможность выбирать: все чаще можно найти свободные площади по более привлекательным арендным ставкам в престижных бизнес центрах в центральных районах города. В текущей ситуации, когда арендные ставки снижаются, а предложение качественных помещений растет, переезд в новый офис часто является оптимальным способом сокращения расходов на аренду. Альтернативный вариант – переговоры с собственником арендуемого помещения о снижении арендной ставки с учетом обозначенных выше расчетов.

Материал подготовлен специалистами компании Maris Properties in association with CBRE.

При подготовке материала использовались данные компаний «Деликатный переезд», Office Solutions, «Аванти», «Квантек-Сетевые Технологии».