Екатерина Ньюман, генеральный директор Q1 Group, о главных ошибках, которые совершают компании при планировании реновации существующих офисов или строительстве нового офиса, и о последствиях, которые они могут принести.

1 – Все лучшее сразу. Одну из главных ошибок при планировании нового офиса или при реновации существующего, чаще всего совершают заказчики, располагающие бюджетом на отделку и обустройство офиса выше среднего. Это попытка интегрировать в офисное пространство все самые современные тренды – без предварительного анализа эффективности решений для бизнес-процессов.

При выборе современных технологий для офиса, будь то системы распознавания голоса, доступ в кабинет по отпечатку пальца или Face ID, нужно четко расставить приоритеты для вложений компании. Например, при анализе может выясниться, что гораздо разумнее инвестировать в более гибкие СКС (структурированные кабельные системы) для усиления IT-инфраструктуры компании, чем тратить бюджет на «модные» быстротечные тренды. Также сейчас востребована интеграция качественных мультимедийных систем для онлайн-совещаний и конференций: в условиях, когда сотрудники оказываются разделены, высокоскоростной интернет становится первичным инструментом эффективности работы. В интерьерах из модных новинок стоит рассмотреть перегородки с антибактериальным эффектом, гибкие и мобильные решения для зонирования офисного пространства и его изменения с минимальными усилиями.

2 – Распределение бюджета. Часто при планировании переезда и реконструкции существующего офиса компании неправильно распределяют бюджет. Инженерная «начинка», технологичность и надежность коммуникаций могут сыграть в комфорте сотрудников гораздо большую роль, чем эффектный дизайн или модная мебель. Именно такие решения – кондиционирование, вентиляция, системы обеззараживания воздуха создают в офисах настоящую ЗОЖ-атмосферу. Отделочные решения, дизайн и мебель должны быть качественными, но если бюджет ограничен и компания стоит перед выбором правильного распределения, лучше рассмотреть возможность интеграции качественной инженерии, чем слишком дорогой модной отделки.

3 – Баланс зонирования в офисе. Ошибки у компаний возникают и при распределении рабочих мест. Подавляющее большинство бизнесов перевели сотрудников на удаленную работу, режим занятости офиса меняется от месяца к месяцу в зависимости от действующих ограничений и эпидемиологической ситуации, но при этом департаменты и подразделения во многих компаниях по-прежнему при зонировании офиса пытаются закрепить за каждым сотрудником постоянное место при проектировании рассадки. Гораздо эффективнее для использования офиса договориться на уровне руководства и подготовить сотрудников к тому, что гибкий график и частичное присутствие в офисе подразумевают работу на hot desk. При создании офиса «с нуля» стоит также отказаться от строительства классических офисов с большими опен-спейсами для размещения сотрудников и сделать выбор в пользу меньшего масштаба кабинетов.

Избежать ситуации, когда половина офиса пустует, а в другой не соблюдается социальная дистанция между сотрудниками, необходимо предусмотреть гибкие трансформируемые решения для быстрого изменения зонирования по ситуации. Это наиболее просто сделать при проектировании нового офиса, а если речь идет о реновации – логично увеличить расстояние между рабочими столами, часть невостребованных рабочих мест упразднить, добавить перегородки и мобильные переговорные для конф-коллов.

4 – Быстро, качественно, дешево. Любой проект по созданию или реновации офиса – это не только бюджет, но и сроки. Часто возникают ситуации, при которых возникающие на стороне заказчика заминки, связанные с согласованием бюджетов или документов, увеличивают общий срок реализации проекта. Это, в свою очередь, может привести к тому, что архитектурный проект будет выполняться в сжатые сроки, а значит возникнут ошибки или проблема с детализацией документации, а затем и сложности в работе подрядчика. Поэтому любой качественный проект начинается прежде всего с команды: с каждой стороны – заказчика, архитекторов и дизайнеров, подрядной организации – должны быть выбраны представители, которые обладают в том числе правом принимать решения в моменте и могут прийти к компромиссному общему решению для успеха проекта.

5 – Оценка перспектив. В своей практике мы сталкиваемся с тем, что компании буквально через полгода или год после переезда в новый офис решают изменить конфигурацию пространства из-за собственного роста или перемены структуры внутри бизнеса. Поэтому перед тем как проектировать новый офис нужно детально оценить перспективы роста компании на ближайшие три-пять лет, а главное – задуматься уже на этом этапе о том, какие гибкие и адаптивные решения помогут сформировать легко трансформируемый офис – чтобы через год при необходимости изменений самостоятельно перепланировать пространство для эффективности собственного бизнеса.

2021-06-15 11:17:01



подпишись НА эксклюзивные новости cre