Екатерина Ньюман: «Тренд на оптимизацию бюджета и рациональное использование ресурсов развивается не только под влиянием экономического кризиса, но и со сменой ценностей»
Екатерина Ньюман, генеральный директор Q1 Group, об офисных трендах, выборе подрядчика, гибких решениях, сложностях и внедрении технологий.
- Екатерина, что сегодня в тренде в современных офисах: формат, оснащение, стиль, концепция?..
- В качестве самых ярких трендов в строительстве офисов я бы назвала: разумную оптимизацию пространства и бюджета, технологичность, фокус на умный комфорт, экономию ресурсов и гибкость.
При этом, к примеру, комфорт начинается с качественного планирования пространства – расчетов площадей, мощностей для таких, казалось бы, простых решений, как вентиляция или климат-контроль. Дальше идет набор опций, выбор которых зависит от специфики бизнеса, внутренних процессов и платежеспособности компании: умные технологии или особенные планировочные решения – внедрение каждой из таких опций должно быть обосновано.
А тренд на оптимизацию бюджета и рациональное использование ресурсов развивается не только под влиянием экономического кризиса, но и со сменой ценностей. Бизнесмены новой волны и их сотрудники больше не хотят быть бездумными потребителями. Они хотят рационально расходовать ресурсы – занимаемую площадь, затрачиваемые на оборудование и содержание офиса средства и потребляемые ресурсы. На первом плане сегодня предельная эффективность бизнеса, и это отражается на офисных пространствах.
- В качестве самых ярких трендов в строительстве офисов я бы назвала: разумную оптимизацию пространства и бюджета, технологичность, фокус на умный комфорт, экономию ресурсов и гибкость.
При этом, к примеру, комфорт начинается с качественного планирования пространства – расчетов площадей, мощностей для таких, казалось бы, простых решений, как вентиляция или климат-контроль. Дальше идет набор опций, выбор которых зависит от специфики бизнеса, внутренних процессов и платежеспособности компании: умные технологии или особенные планировочные решения – внедрение каждой из таких опций должно быть обосновано.
А тренд на оптимизацию бюджета и рациональное использование ресурсов развивается не только под влиянием экономического кризиса, но и со сменой ценностей. Бизнесмены новой волны и их сотрудники больше не хотят быть бездумными потребителями. Они хотят рационально расходовать ресурсы – занимаемую площадь, затрачиваемые на оборудование и содержание офиса средства и потребляемые ресурсы. На первом плане сегодня предельная эффективность бизнеса, и это отражается на офисных пространствах.
- Что нужно сделать компании перед тем, как приступить к работе над новым офисом? Как правильно выбрать подрядчика? Как оценить, какой именно офис нужен?
- Основная ошибка заказчиков при подборе нового рабочего пространства – фиксация на локации и внешних атрибутах, тогда как самая важная часть скрыта в технических характеристиках. А важнейшие документы при работе над проектом офиса – договор аренды, техническая документация, план реновации и бюджет проекта.
Искать офис можно при помощи брокерских компаний, однако стоит учитывать, что многие из них могут провести успешные переговоры по арендным ставкам, но не по техническим моментам, а именно они в итоге сильно повлияют на бюджет. Важно найти такого брокера, который оценит все технические параметры помещения и сопоставит с вашими требованиями.
Если вы планируете привлекать к работе над реновацией компанию по принципу design and build (все работы под ключ), то имеет смысл начинать сотрудничество с такой компанией уже на этапе поиска и подбора помещения - провести глубокую экспертизу и составить примерный бюджет желательно на самом начальном этапе. При выборе подрядчика нужно обратить внимание на то, насколько внимательно он относится к вашим пожеланиям, предлагает ли варианты оптимизации бюджета и насколько гибкие решения внедряет. Именно гибкие решения позволят вам заранее заложить в проект потенциальное развитие компании или изменения в структуре.
При разработке планировки офиса нужно четко понимать, какие помещения вам понадобятся. Этот анализ обязательно проводить заранее, чтобы не обнаружить после заключения договора, что у вас не хватает места для переговорных или нескольких помещений для питания сотрудников. Если речь идет о реновации уже существующего пространства, отдельное внимание стоит уделить оценке инженерных систем: обнаруженные уже в процессе стройки недостатки вентиляции или кондиционирования будут стоить крайне дорого.
- Как понять, в какое пространство инвестировать? Какие камни преткновения могут ожидать заказчика?
- Как показывает практика, для экономической эффективности проекта параллельно с брокерами и консультантами лучше нанимать подрядчика по технической поддержке. Это может быть компания по управлению проектами или компания, проводящая техническую экспертизу помещений. В результате экспертизы будет составлен отчет, который покажет, в какие затраты выльется дальнейшая реновация.
Важно также выбрать команду, которая будет управлять проектом реновации офиса и переезда. Если в штате таких специалистов нет, то есть смысл нанять грамотную управляющую компанию. Их действительно не много на рынке, поэтому при выборе нужно смотреть на опыт, на занятость и просить рекомендательные письма. Необязательно выбирать крупную компанию, особенно если речь идет о небольшом пространстве. Компании среднего эшелона имеют большой опыт работы с компактными помещениями, и каждый проект очень важен для их репутации. Крупные компании, напротив, могут не иметь времени на то, чтобы сосредоточиться на вас.
- Расскажите о главных технологиях 2020 г. Что нас ждет?
- Главные технологии, которые облегчают офисную жизнь, - это технологии, которые создадут правильный микроклимат в рабочем пространстве: регуляция температурного режима, контроль влажности и управление электроэнергией. Качественное оборудование не только поддержит работоспособность сотрудников, но и сэкономит от 30 до 70% затрат на эксплуатацию объекта.
Набирают популярность технологии искусственного интеллекта, которые оптимизируют работу офис-менеджера и снимают с него административную рутину. Инновации позволяют перевести в автоматический режим сбор информации, отправку счетов, подготовку конференц-залов и бронирование переговорных комнат. Компании с большим количеством отделений в разных городах или странах оценят интегрированные мультимедийные системы, которые позволяют команде работать над документами и презентациями в режиме онлайн с неограниченным количеством участников. А биометрические данные для контроля доступа - важная часть инфраструктуры для офисных помещений банков и IT-компаний.
- Во что сегодня не стоит вкладывать?
- Нельзя однозначно сказать, в какие технологии стоит вкладывать, а в какие нет. Это сильно зависит от стадии развития и специфики вашего бизнеса. Тут можно дать только общие рекомендации. Не стоит вкладывать деньги в супердорогое оборудование, которое потом вы не сможете увезти с собой. Но точно стоит позаботиться о базовом наборе для комфорта сотрудников – системы кондиционирования, щумоизоляция, хорошее освещение. При подборе умных технологий нужно оставаться рациональным - не гнаться за модой, а просчитывать, насколько выгодно вам внедрение этих инноваций.
- Основная ошибка заказчиков при подборе нового рабочего пространства – фиксация на локации и внешних атрибутах, тогда как самая важная часть скрыта в технических характеристиках. А важнейшие документы при работе над проектом офиса – договор аренды, техническая документация, план реновации и бюджет проекта.
Искать офис можно при помощи брокерских компаний, однако стоит учитывать, что многие из них могут провести успешные переговоры по арендным ставкам, но не по техническим моментам, а именно они в итоге сильно повлияют на бюджет. Важно найти такого брокера, который оценит все технические параметры помещения и сопоставит с вашими требованиями.
Если вы планируете привлекать к работе над реновацией компанию по принципу design and build (все работы под ключ), то имеет смысл начинать сотрудничество с такой компанией уже на этапе поиска и подбора помещения - провести глубокую экспертизу и составить примерный бюджет желательно на самом начальном этапе. При выборе подрядчика нужно обратить внимание на то, насколько внимательно он относится к вашим пожеланиям, предлагает ли варианты оптимизации бюджета и насколько гибкие решения внедряет. Именно гибкие решения позволят вам заранее заложить в проект потенциальное развитие компании или изменения в структуре.
При разработке планировки офиса нужно четко понимать, какие помещения вам понадобятся. Этот анализ обязательно проводить заранее, чтобы не обнаружить после заключения договора, что у вас не хватает места для переговорных или нескольких помещений для питания сотрудников. Если речь идет о реновации уже существующего пространства, отдельное внимание стоит уделить оценке инженерных систем: обнаруженные уже в процессе стройки недостатки вентиляции или кондиционирования будут стоить крайне дорого.
- Как понять, в какое пространство инвестировать? Какие камни преткновения могут ожидать заказчика?
- Как показывает практика, для экономической эффективности проекта параллельно с брокерами и консультантами лучше нанимать подрядчика по технической поддержке. Это может быть компания по управлению проектами или компания, проводящая техническую экспертизу помещений. В результате экспертизы будет составлен отчет, который покажет, в какие затраты выльется дальнейшая реновация.
Важно также выбрать команду, которая будет управлять проектом реновации офиса и переезда. Если в штате таких специалистов нет, то есть смысл нанять грамотную управляющую компанию. Их действительно не много на рынке, поэтому при выборе нужно смотреть на опыт, на занятость и просить рекомендательные письма. Необязательно выбирать крупную компанию, особенно если речь идет о небольшом пространстве. Компании среднего эшелона имеют большой опыт работы с компактными помещениями, и каждый проект очень важен для их репутации. Крупные компании, напротив, могут не иметь времени на то, чтобы сосредоточиться на вас.
- Расскажите о главных технологиях 2020 г. Что нас ждет?
- Главные технологии, которые облегчают офисную жизнь, - это технологии, которые создадут правильный микроклимат в рабочем пространстве: регуляция температурного режима, контроль влажности и управление электроэнергией. Качественное оборудование не только поддержит работоспособность сотрудников, но и сэкономит от 30 до 70% затрат на эксплуатацию объекта.
Набирают популярность технологии искусственного интеллекта, которые оптимизируют работу офис-менеджера и снимают с него административную рутину. Инновации позволяют перевести в автоматический режим сбор информации, отправку счетов, подготовку конференц-залов и бронирование переговорных комнат. Компании с большим количеством отделений в разных городах или странах оценят интегрированные мультимедийные системы, которые позволяют команде работать над документами и презентациями в режиме онлайн с неограниченным количеством участников. А биометрические данные для контроля доступа - важная часть инфраструктуры для офисных помещений банков и IT-компаний.
- Во что сегодня не стоит вкладывать?
- Нельзя однозначно сказать, в какие технологии стоит вкладывать, а в какие нет. Это сильно зависит от стадии развития и специфики вашего бизнеса. Тут можно дать только общие рекомендации. Не стоит вкладывать деньги в супердорогое оборудование, которое потом вы не сможете увезти с собой. Но точно стоит позаботиться о базовом наборе для комфорта сотрудников – системы кондиционирования, щумоизоляция, хорошее освещение. При подборе умных технологий нужно оставаться рациональным - не гнаться за модой, а просчитывать, насколько выгодно вам внедрение этих инноваций.
Поделиться
