10 фактов как выбрать офисное помещение

1.    Планируя аренду нового офисного помещения, выделите на проект от 3 до 6 месяцев до заключения договора аренды. Удвойте срок, если решение принимается более чем двумя руководителями или согласование происходит более чем в одном городе.
2.    Выходите на рынок за год до истечения существующего договора (или за полтора-два года, если у Вас крупная компания). Планируя дату начала проекта, помните, что помимо заключения договора аренды Вам также нужно сделать отделку или ремонт помещения, и что на это тоже нужно время. Если на переговорах с арендодателем Вы дадите понять, что находитесь в цейтноте, то у Вас существенно ухудшится переговорная позиция.
3.    Определяя требование по расположению нового офиса, не зацикливайтесь на выбранном районе, смотрите шире, потому что в данное время и в данном месте может не оказаться предложений, соответствующих Вашим требованиям.
4.    Не думайте, что рынок полон предложений, и у Вас их будут десятки на выбор. Если Ваш офис меньше 500 кв.м. или больше 5000 кв.м., то приготовьтесь к тому, что выбор действительно хороших предложений будет ограничен.
5.    Если у Вас есть специфические требования по отделке или планировке – найдите возможность сделать отделку сами. Пытаясь найти помещение с подходящей Вам отделкой, Вы потратите несколько лишних месяцев, но все равно придете к решению сделать отделку самостоятельно.
6.    Определяя размер требуемого помещения, подумайте о том, что Вам предстоит пользоваться им от 3 лет и дольше и примите во внимание потенциальный рост численности Вашего персонала и наличие пространства для организации новых рабочих мест в течение срока аренды.
7.    Не концентрируйтесь на одном выбранном помещении. Если есть возможность, держите в рукаве еще 1-2 варианта и ведите с ними параллельные переговоры до достижения коммерческих договоренностей. Вы сэкономите недели, а то и месяцы времени, если вариант, который Вы считали лучшим, отпадет по какой-либо причине.
8.    Помните, что договорившись по основным коммерческим условиям, Вы прошли только 20% пути. В процессе обсуждения договора аренды у Вас будет еще много серьезных проблем, каждая из которых может привести к отказу от сделки той или другой стороной.
9.    Когда Вы привлекаете к переговорам юристов, то помните, что юристы не заинтересованы в сделке также как Вы сами. Они отрабатывают свою зарплату или гонорар. Поэтому если сделка для Вас действительно важна, то обязательно ограничивайте выделяемое юристам время (в том числе путем ограничения максимального вознаграждения), иначе они будут спорить до бесконечности и в конечном итоге завалят Вам переговоры. То что время убивает сделку, является многократно доказанным тезисом.
10.    Вы можете сэкономить существенные деньги и время, а также меньше думать обо всем вышеперечисленном, если наймете профессионального консультанта (западную консалтинговую компанию) и подпишете с ним договор на платные услуги. Профессиональный консультант сможет сориентировать Вас в достаточно сложных ситуациях, где без посторонней помощи Вы окажетесь в тупике или в проигрыше.

Благодарим Михаила Иоаннесянца, заместителя директора, департамент офисной недвижимости Knight Frank