Как избавиться от «ленивых» метров?

Сразу оговоримся, расположение максимального количества рабочих станций на минимальной площади не имеет никакого отношения к оптимизации офисного пространства. Бесспорно, можно «упаковать» офис рабочими местами так, что яблоку негде будет упасть. Но в этом случае ни о каком грамотном планировании пространства речи не идет. Под оптимизацией подразумевается ряд преобразований, нацеленных на повышение эффективности офисного пространства. С одной стороны, это стремление усовершенствовать рабочие места сотрудников, сделать их более удобными и комфортными. С другой – это детальный анализ каждой офисной зоны, позволяющий выявить «ленивый» метраж и предпринять меры для того, чтобы он «заработал».

Не забывать о будущем...
Думать об оптимизации необходимо уже на стадии аренды рабочих площадей. Зачастую компания, сообразуясь с текущими нуждами, арендует метраж, соответствующий сегодняшнему количеству персонала, и не закладывает в него возможности расширения. В уже имеющиеся метры порой очень сложно втиснуть два­три рабочих места или дополнительный шкаф для бумаг без ущерба комфорту и существенных денежных затрат. Предусмотрев несколько дополнительных квадратных метров, в будущем можно хорошо сэкономить. Во­первых, не потребуются деньги на перепланировку и ремонт, а во­вторых, можно будет избежать вынужденного «уплотнения» рабочих мест.

Какие у вас планы?
После того как помещение арендовано, нужно внимательно отнестись к планированию офисных зон. «Прежде чем приступить к созданию дизайн­проекта, необходимо изучить особенности организационной структуры компании­заказчика: количество сотрудников, специфику работы существующих департаментов, схему внутреннего взаимодействия подразделений, прогнозы расширения штата или иных организационных изменений и т. д., – говорят специалисты компании «Концепт». – Наша задача как архитекторов – разместить всех сотрудников на определенной площади так, чтобы они работали максимально эффективно».
Впрочем, иной раз использовать офисные площади максимально эффективно компаниям не позволяют особенности планировки помещения. В этом случае они обращаются к мебельным компаниям, чтобы те помогли свести потерю рабочих площадей к минимуму. «К нам обратился клиент с просьбой разработать комплексный дизайн–проект его небольшого офиса. Перед нами стояла задача на 30 кв. м расположить девять рабочих мест. Помещение для требуемого количества сотрудников – вполне достаточное, однако сложность заключалась в том, что большую часть полезного пространства «съедали» балки, имеющие массивное основание. От идеи перепланировки пришлось отказаться сразу, поскольку помещение было взято нашим клиентом в аренду, – отмечает Константин Годалов, руководитель дизайн­студии компании «Феликс». – Визуально отделить рабочую зону от балок позволили перегородки, которые также были использованы для зонирования отдельных рабочих мест».
Существуют пространственные нормы формирования рабочих мест для различных типов сотрудников в зависимости от их функциональных обязанностей. Чем более «стационарна» должность, тем больше она требует квадратных метров, на которых расположены довольно крупные предметы интерьера. «К примеру, для бухгалтерии и секретариата необходимо выделить достаточно места – сотрудники этих подразделений проводят в офисе 8 часов в сутки и работают с большим объемом документации, – рассказывают в компании «Эвирра». – Для руководящего состава и менеджеров, работающих с клиентами, принято сокращать рабочий метраж. Учитывая специфику их работы, связанную с постоянными переговорами, общением с клиентами, для полноценной работы им будет достаточно небольшого офисного стола, кресла и компьютера». Есть и особые правила планирования общих офисных зон, позволяющих экономить полезную площадь. Например, мобильные перегородки и мобильные переговорные приставки могут образовывать переговорные зоны (так называемые team spaces – зоны командной работы). Таким образом, отпадает необходимость в создании стационарных переговорных комнат для сотрудников. Оптимизировать метраж можно и за счет вспомогательных помещений – вместо того чтобы в каждой комнате устанавливать вешалки или гардероб, лучше отвести под это отдельную гардеробную комнату. Целесообразно выделять в офисе и архивную зону. Отдельный архив избавляет от необходимости предусматривать для каждого рабочего места большую тумбу или шкаф.

Правильная мебель
Эффективность использования офисного пространства очень сильно зависит от конфигурации мебели. «Сегодня особой популярностью пользуются мобильные предметы интерьера. Они позволяют делать офис функциональным и эффективно использовать каждый квадратный метр», – рассказали нам в компании Merx. И действительно, мебель, работающая по принципу лего, может быть лучшим решением для современных офисов. Многофункциональные, гибкие, способные отвечать всем требованиям конкретного клиента – именно такие предметы интерьера могут делать пространство более функциональным.
Большую роль в оптимизации каждого конкретного рабочего места имеет форма столешницы. Показательный пример – за стандартным офисным столом самых маленьких размеров (120х80), да еще с выдвинутой полкой для клавиатуры, сидит человек. Занимаемая им общая площадь (его рабочее пространство) практически вдвое больше, чем площадь самого стола. Получается, что стандартная офисная мебель не адаптирована к компьютерной деятельности. Зона досягаемости минимальна, а монитор всегда находится в углу. «Для того чтобы увеличить область рабочей зоны, необходимо расположить столешницу вокруг работающего человека и поставить монитор на самую широкую (недосягаемую) часть стола. Подобные эргономичные столы пользуются сейчас большим успехом», – рассказывает Алексей Вышкварко, коммерческий директор группы компаний «ЮНИТЕКС».
Если с одним рабочим местом можно «разобраться» без лишних мудрствований, то расстановка целого набора рабочих мест требует истинного профессионализма.
Можно, например, сравнить использование обычной офисной мебели и эргономичной при организации многоместных офисов. При оборудовании рабочей площади функциональной мебелью здесь открываются огромные возможности планировки. «Столы, о которых шла речь, можно назвать угловыми. Но это справедливо только по отношению к монитору на столе. Действительно, он находится в углу, в самом широком месте столешницы, занимая «мертвое» пространство рабочей области, – продолжает Алексей Вышкварко. – Сам же стол можно поставить вдоль стены, что особенно выгодно, если рабочие места примыкают друг к другу. Как правило, при такой «пристенной» планировке офиса в комнате можно комфортно расположить на одно­два рабочих места больше, чем при использовании традиционной мебели. А благодаря единому «форм­фактору» столы отлично собираются в цельное рабочее пространство, что позволяет делать офис более эффективным».
Другим вариантом повышения эффективности рабочего места могут быть столы с изогнутой столешницей. На более широкую часть устанавливаются монитор и клавиатура, узкая часть предназначена для размещения телефонного аппарата, письменных принадлежностей и т. д. «При помощи таких столов можно существенно оптимизировать небольшое помещение и вместить дополнительных сотрудников, не потеснив остальных, – рассказывает генеральный директор компании «Эвирра» Кирилл Гусынкин. – Эти столы сочетают в себе эргономику угловых и малую площадь прямых столов. При этом столы длиннее 140 см в любом случае – независимо от формы столешницы – довольно громоздки, модели короче 120 см – недостаточны, если на них расположен компьютер и документация, а работник проводит за таким столом много времени».
Конфигурация стола, а значит, и занимаемое им пространство во многом зависит от техники, которая стоит на столе. Существенную роль в оптимизации пространства играют мониторы. Жидкокристаллические модели разом решают несколько задач: они помещаются на небольших столешницах, а кроме того, безопасны для глаз работающего человека. В офисе, оборудованном такими мониторами, можно устанавливать тонкие полупрозрачные настольные экраны, опять же не «загромождающие» пространство и создающие вид «легкого» офиса.
Помимо столов и техники часто «загромождают» офис системы хранения документов. Сейчас все больше документации хранится на электронных носителях. Тем не менее излюбленный способ архивирования бумажных документов актуален пока еще для многих компаний. По старинке они продолжают использовать громоздкие шкафы, которыми, к тому же, иногда зонируют пространство. Компании, стремящиеся эффективно использовать каждый квадратный метр, приобретают шкафы с рулонными шторками. «Шкаф с распашными дверцами не может находиться позади сидящего человека, а шкаф с рулонными шторками может располагаться где угодно – даже заменять собой тумбочку или служить связующей приставкой между двумя рабочими местами, – рассказывают в «Эвирре». – Стоимость рулонной шторки, естественно, превышает цену простой дверцы, даже стеклянной, поэтому многие клиенты предпочитают дешевизну удоб­ству пользования».
Сделать офис более функциональным помогает использование вертикального пространства. «У каждого человека на столе есть определенный набор оборудования – системный блок, монитор, телефон. Все это располагается в горизонтальной плоскости. Чем больше оборудования, тем большую горизонтальную плоскость оно занимает, – говорит Илья Корчажкин, директор компании Royal Ahrend Russia. – Если мы перенесем это оборудование в вертикальную плоскость – организуем для монитора специальную полку, разместим клавиатуру на выдвигающейся панели, а в качестве рабочей поверхности оставим небольшую столешницу, чтобы была возможность написать что­то от руки, – фактически единица площади занимаемого пространства при том же количестве техники уменьшается».
Использование вертикального пространства не только экономит метраж, но и обеспечивает удобство в работе. «Всевозможные полки, навесные элементы очень эффективны, так как стены, на которых они располагаются, являются единственно свободными плоскостями в перепланируемом помещении, – отмечают в компании Merx. – А выдвижные элементы и мобильные тумбы несут в себе множество вариантов перемещений, что, по сути, и является самой оптимизацией рабочего пространства».

Другие хитрости
Освободить часть полезной площади можно, отдав документы на хранение профессиональному оператору. В этом случае компании с большим документооборотом не нужно будет отдавать метры бесчисленным шкафам и стеллажам.
На полном основании к способам оптимизации можно отнести и избавление от неактуальных предметов интерьера. В по­следнее время на рынке появилось много компаний, занимающихся б/у мебелью. Так что, убрав ненужную мебель, можно не только освободить пространство, но и получить небольшую прибыль.
И последний совет, который дали абсолютно все эксперты рынка: оптимизировать пространство лучше всего с привлечением профессионала, знающего не понаслышке о том, как грамотно спланировать рабочее пространство.