Из чего складывается бюджет на переезд крупного офиса?
С точки зрения формирования бюджета нет принципиальных различий между переездом маленькой и большой компании. Стоимость формируется исходя из затрат на 3 типа ресурсов, с использованием которых переезд будет осуществляться. Это:
- Сотрудники;
- Автомобили;
- И упаковочные материалы.
Какие типичные проблемы могут возникнуть при формировании бюджета на переезд?
Проблемы начинаются, когда переезжающие офисы получают от подрядчиков очень разноформатные коммерческие предложения (КП), которые сложно сравнить между собой. Какой-то исполнитель предоставляет расчет на переезд в количестве рабочих мест, какой-то в кубометрах имущества, кто-то сразу учитывает все факторы, влияющие на стоимость будущего переезда, а кто-то дает лишь основные стандартные расценки. Таким образом, клиент запрашивает расчет своего переезда у нескольких исполнителей, а получив, не может ни сравнить расчеты между собой, ни выбрать по ним подрядчика, потому что каждый посчитал что-то свое.
Как получить от подрядчиков коммерческие предложения, которые легко сравнить?
Неполные и разноформатные коммерческие предложения на переезд – это часто следствие расхожих ошибок заказчиков, которые они совершают при первом обращении за ценой.
Первая ошибка – это запрашивать расчеты устно, а не письменно. Если вы проговариваете условия только по телефону, то вы можете забыть озвучить какой-то незначительный с вашей точки зрения фактор, который на самом деле серьезно влияет на график. Или вас могут неправильно понять и в итоге рассчитать ресурсы, которых на самом деле недостаточно или слишком много для реализации вашего переезда.
Вторая частая ошибка – это указывать неполные или неточные исходные данные по переезжающему офису и условиям переезда. Что имеется виду. Заказчик может озвучить только несколько условий, которые считает основными, например, количество рабочих мест и адреса, а существенную информацию, которая может повлечь доплаты или повлиять на время работы сотрудников, а значит и на оплату - не предоставить. И в итоге заказчик может получить только минимальную стоимость за переезд рабочего места или неполный расчет.
Таким образом, правильные исходные данные (т.н. условия задачи) должны быть зафиксированы письменно и включать полный список условий, а именно:
- адреса;
- желаемую и/или возможную даты начала и конца переезда;
- окончание срока аренды в текущем помещении (если возможно);
- окончание ремонта в новом помещении (если возможно);
- номера этажей, с которых спускают и на которые поднимают имущество, и наличие в зданиях лифтов (пассажирских и грузовых), которыми можно пользоваться при переезде;
- запрет на работы в определенные дни или часы на обоих адресах;
- условия парковки и ее удаленность от места выноса имущества из здания, условия заезда (такие как высота ворот и пандуса);
- и главное, попредметный список перевозимого имущества с характеристиками: размер (Д/Ш/В) и номер этажа или помещения, в котором предмет находится, вес предметов (для сейфов, и другого такелажного имущества). Если заказчик не может подготовить такой перечень, то он может вызвать представителя хотя бы одной мувинговой компании, чтобы тот его составил — услуга будет бесплатной. Данный список уже можно будет разослать всем подрядчикам и зафиксировать в договоре.
Ото всех этих условий зависит график переезда, который составляется в тесной привязке к ресурсам. Если дать исходные условия правильно, то подрядчики смогут сами предложить оптимальный график в условиях ограничений заказчика.
Избегайте этих ошибок и тогда вы получите от подрядчиков расчеты, решающие вашу задачу по переезду.
Как убедиться, что КП соответствует именно заданным условиям переезда и отражает полную стоимость?
В коммерческом предложении должна быть представлена смета решения, а не приведены абстрактные расценки.
Нужно сравнить предложенное компаниями оборудование и ресурсы:
- упаковку (наименование, характеристики и объем);
- количество человек и график их работы, их компетенции;
- время работы автомобилей, их грузоподъемность.
В каком из предложений больше дополнительных опций и ресурсов, а в каком меньше? Почему? Пусть каждый подрядчик подробно обоснует логику планируемого им процесса переезда, отталкиваясь от ваших условий и возможностей заложенных ресурсов.
Если точные условия переезда еще не определены (например,
днем компания будет переезжать или в вечернее и ночное время) или не до конца
понятен перечень перевозимого имущества (не решено, с мебелью будет переезд или
без), можно попросить предоставить несколько вариантов расчетов на каждый
случай. Расчеты должны быть прозрачными, логичными, объяснять любое изменение
цены. В итоге вы должны четко понимать, как изменится стоимость переезда при
изменении условий.
Что предусмотреть в договоре, чтобы подрядчик выполнил все обещания, которые
дает в КП?
Закрепите в договоре график осуществления переезда, или, по крайней мере, даты начала и окончания переезда. В этом случае вы сможете применить штрафные санкции к мувинговой компании. Но будьте готовы, что в случае приостановления/задержки работ по вашей вине, исполнитель вправе потребовать от вас неустойку за срыв графика проведения работ.
Обратите внимание на пункт «ответственность исполнителя» – компания должна нести ответственность за порчу или повреждение имущества, а также за вред, причиненный имуществу третьих лиц. Это значит, что если при вашем переезде работники, например, повредят стены в лифте – отвечать перед собственником здания будет исполнитель. Пропишите четко, каким образом будет определяться виновность сторон в случае возникновения таких ситуаций. Желательно включить в договор конкретные механизмы разрешения спорных ситуаций по повреждениям и пропажам имущества. Такие механизмы может предложить мувинговая компания.
Ответственность исполнителя должна быть застрахована – проверьте страховой полис.
По каким критериям выбирать подрядчика?
Если вы провели первичный отбор перевозчиков по КП, и у вас остались компании, предлагающие близкие условия (стоимость проекта, перечень предоставляемых услуг), то обратите внимание на следующие критерии.
Наличие у исполнителя собственных производственных ресурсов для выполнения работы в требуемый срок и с должным качеством. Пусть компания подтвердит, что у нее есть штатные обученные специалисты, собственный автопарк, полный ассортимент упаковочных материалов, а также эффективная система организации труда и контроля качества. Подтверждением наличия технологий работы в какой-то степени будет выступать перечень реализованных проектов аналогичного масштаба. Запросить такой перечень желательно с указанием объема и сложности выполненных работ, графиков проведенных переездов, особенностей переезда.
Надежность компании, год ее основания. Смело можно запрашивать отчеты о финансовых результатах, бухгалтерские балансы. Ведь на сайте может быть написано одно, а в реальности быть по-другому.
Спектр предоставляемых самой компанией услуг. Узнайте, специализируется ли компания на оказании услуг по проведению комплексных переездов или только на транспортных услугах.
Рекомендательные письма, отзывы от компаний-клиентов. Сопоставьте их со списком реализованных проектов. Кроме этого, попросите контакты ответственных за переезд лиц из компаний-клиентов, свяжитесь с ними, уточните, насколько хорошо были осуществлены работы.
Таким образом, рассчитывая и согласуя бюджет на переезд офиса, нужно:
а) правильно сформулировать запрос подрядчикам, предоставив им идентичные исходные данные: максимально точные, полные и обоснованные;
б) убедиться, что полученные цены – финальные и не предполагают доплат;
в) удостовериться, что вы получили не просто абстрактные расценки, а расчет ресурсов, решающих именно вашу задачу.
А также не забыть проверить надежность исполнителя и закрепить все обещания в договоре.
