Экстенсивный рост сегмента гибких офисов сопровождается обостряющейся конкуренцией игроков и, как следствие, расширением спектра предлагаемых ключевыми игроками рынка услуг для своих заказчиков. Существующие операторы разделяют направления работы на решение задач для корпоративных и частных клиентов, беря на себя одновременно и функции по релокации крупнейших штаб-квартир «под ключ», и гибкую почасовую аренду рабочих мест для частных клиентов или сотрудников организаций.
Все это невозможно реализовать без качественных технологичных решений и грамотно разработанного софта для гибких офисных пространств, который сегодня пока еще слабо представлен среди сетевых игроков. Какие системные проблемы существуют в IT-решениях для гибких офисов и как может измениться роль софта в востребованности гибких офисов?
Растущий спрос и негибкое предложение
Сегодня в сегменте гибких офисов в России и в Москве в частности сформировалась практически идеальная ситуация для активного развития софта и IT-инфраструктуры коворкингов и сервисных офисов. Небольшая емкость рынка приводит к высокой конкуренции между площадками, при этом запрос со стороны крупных корпоративных клиентов на аренду гибких офисов для консолидации или расширения штата сотрудников растет. Это приводит к тому, что ряд сетевых операторов уже на этапе заключения сделок по аренде площадок под собственное управление контрактуют крупных арендаторов в формате субаренды. Некоторые переформатируют уже готовые пространства, созданные изначально под самостоятельную частную аренду, в офисы для корпоративного использования.
При этом загруженность существующих площадок, связанная с высоким спросом и со стороны частных, и со стороны корпоративных клиентов, приводит к перегрузке линейного административного персонала на местах – без качественного софта для аналитики все это приводит к тому, что локации используются недостаточно эффективно.
Крупные арендаторы, часто сильно ограниченные в сроках на поиск нового гибкого офиса, проводят сделки в режиме цейтнота, выбирая из 1-2-3 доступных во всей Москве готовых или близких к готовым вариантов. Итогом становится отсутствие подкрепленных грамотной статистикой решений по рассадке и распределению персонала в офисах, а также к тому, что в итоге и операторы сетей коворкингов выводят площадки из частного использования под нужды корпоративных клиентов, стремясь заполучить контракт с крупным игроком. В свою очередь, нехватка рабочих мест уже наблюдается для традиционных прежде клиентов коворкингов – фрилансеров и небольших бизнес-команд. Их обычные места занимают сотрудники корпораций, вынужденно покинувшие офис для удаленной работы.
Гонка технологий
Все это мотивирует операторов к конкуренции за клиента уже в области технологий. С учетом примерно одинаковых наборов предлагаемых и корпоративным, и частным клиентам услуг сети коворкингов и сервисных офисов начинают бороться за клиента с помощью IT-решений. Новый шаг в развитии сегмента сервисных офисов – это появление платформ и приложений, позволяющих крупным арендаторам найти подходящий под их запрос и размещение сотрудников офис, сотрудникам, в свою очередь, выбрать рабочие места ближе к дому, а фрилансерам – сориентироваться в оставшихся доступными для них площадках и действовать по понятной модели почасовой аренды либо выбирать долгосрочные контракты для аренды рабочих мест и переговорных для командной работы.
Дополнительный софт необходимо внедрять и на уровне интегрированных IT-решений в сервисных пространствах. Сети коворкингов и сервисных офисов максимально автоматизируют собственное общение с частными клиентами – и это позволяет им собирать качественную аналитику по использованию собственных пространств. К примеру, сеть Inex Multispace, уже заявившая о запланированных крупных сделках по площадкам в Москве, определяет собственный софт как уникальное торговое предложение. Помимо автоматизированной аренды рабочих мест, своим клиентам сеть предлагает доступ по биометрии, автоматическое подключение к оргтехнике и другие сервисы. По сути софт оператора – это единое окно-приложение для всех пользователей, с помощью которого можно удовлетворить все запросы.
Второй фактор, мотивирующий сетевых операторов создавать собственный софт или закупать существующие решения у подрядчиков, – необходимость ответить на запрос крупных корпоративных клиентов. У компаний, арендующих гибкие офисы, существует задача внедрения гибридного формата работы. Для этого необходимо оцифровать количество работников в офисе, понимать их распределение по кабинетам, отмечать присутствие или отсутствие сотрудника на рабочем месте, чтобы собирать проектные команды своевременно и бронировать не только рабочие места, но и переговорные. Закрыть задачу по выстраиванию внутренней логистики сотрудников также в перспективе позволит сервис оператора гибкого офиса. Такой инструмент мы сегодня реализуем на платформе Icowork.co: сегодня сервис работает для гибкой почасовой аренды рабочих мест для частных клиентов, но при этом масштабируется под запрос корпоративных игроков, которые смогут обеспечить сотрудников гибкими рабочими местами для аренды в удобных для них локациях рядом с домом.
И, наконец, IT-решения решают задачу по внутренней аналитике оператора сервисного офиса или коворкинга. Автоматизация с помощью софта позволяет собственнику или оператору отслеживать количество текущих контрактов, автоматически выставлять счета на оплату, подключаться к CRM-системе и формировать customer’s journey map, анализировать, какие дополнительные услуги вместе с арендой рабочего места запрашивают клиенты. Это программное обеспечение усиливает способность операторов к масштабированию – ведь когда все процессы выстроены автоматически, можно видеть картину целиком и принимать более обоснованные и взвешенные решения по открытию новых локаций.
Сложности на пути
Ключевое препятствие для активного развития специализированного ПО для сервисных офисов – это стоимость разработки софта, измеряемая сегодня десятками миллионов рублей. Самое сложное – это создание разветвленной сети интеграций: подключение онлайн-платформы или приложения к системам бухгалтерии 1С, CRM, СКУД, оцифровке планировок и 3D-моделей офисов. При этом оглядываться на зарубежный опыт в данном случае сложно, поскольку использование софта для гибких пространств в России и за рубежом происходит по-разному, и цели его применения существенно отличаются.
С учетом всех трудностей, перед операторами коворкингов и гибких офисов открываются три пути развития внутренней и внешней автоматизации. Первый – разрабатывать необходимый софт самостоятельно, но такое решение требует значительных вложений, и потому итоговый результат может не удовлетворить всех потребностей. Второй путь – покупка софта у профессиональных разработчиков, которые создают продукт и устанавливают его для клиента «под ключ» - такие решения предлагает, к примеру, Spacepass. И третий – использовать готовые решения, которых в России практически нет, а западные аналоги не интегрируются с российскими системами, например, с 1С.
В перспективе решить эту глобальную задачу поможет появление единого сервиса для удовлетворения запросов корпоративных и единичных клиентов гибких офисов, который при этом будет возможно кастомизировать для нужд каждого конкретного оператора, в зависимости от его специфики, целей и задач площадок. Создание такой платформы позволит не только систематизировать пока молодой и достаточно хаотичный рынок, но и совершить рывок отрасли в пользу автоматизации бизнес-процессов и более активного развития гибкого сегмента, предоставляющего сегодня гораздо больше преимуществ для аренды рабочих мест и ведения бизнеса в быстро меняющемся постпандемийном рынке.
Все это невозможно реализовать без качественных технологичных решений и грамотно разработанного софта для гибких офисных пространств, который сегодня пока еще слабо представлен среди сетевых игроков. Какие системные проблемы существуют в IT-решениях для гибких офисов и как может измениться роль софта в востребованности гибких офисов?
Растущий спрос и негибкое предложение
Сегодня в сегменте гибких офисов в России и в Москве в частности сформировалась практически идеальная ситуация для активного развития софта и IT-инфраструктуры коворкингов и сервисных офисов. Небольшая емкость рынка приводит к высокой конкуренции между площадками, при этом запрос со стороны крупных корпоративных клиентов на аренду гибких офисов для консолидации или расширения штата сотрудников растет. Это приводит к тому, что ряд сетевых операторов уже на этапе заключения сделок по аренде площадок под собственное управление контрактуют крупных арендаторов в формате субаренды. Некоторые переформатируют уже готовые пространства, созданные изначально под самостоятельную частную аренду, в офисы для корпоративного использования.
При этом загруженность существующих площадок, связанная с высоким спросом и со стороны частных, и со стороны корпоративных клиентов, приводит к перегрузке линейного административного персонала на местах – без качественного софта для аналитики все это приводит к тому, что локации используются недостаточно эффективно.
Крупные арендаторы, часто сильно ограниченные в сроках на поиск нового гибкого офиса, проводят сделки в режиме цейтнота, выбирая из 1-2-3 доступных во всей Москве готовых или близких к готовым вариантов. Итогом становится отсутствие подкрепленных грамотной статистикой решений по рассадке и распределению персонала в офисах, а также к тому, что в итоге и операторы сетей коворкингов выводят площадки из частного использования под нужды корпоративных клиентов, стремясь заполучить контракт с крупным игроком. В свою очередь, нехватка рабочих мест уже наблюдается для традиционных прежде клиентов коворкингов – фрилансеров и небольших бизнес-команд. Их обычные места занимают сотрудники корпораций, вынужденно покинувшие офис для удаленной работы.
Гонка технологий
Все это мотивирует операторов к конкуренции за клиента уже в области технологий. С учетом примерно одинаковых наборов предлагаемых и корпоративным, и частным клиентам услуг сети коворкингов и сервисных офисов начинают бороться за клиента с помощью IT-решений. Новый шаг в развитии сегмента сервисных офисов – это появление платформ и приложений, позволяющих крупным арендаторам найти подходящий под их запрос и размещение сотрудников офис, сотрудникам, в свою очередь, выбрать рабочие места ближе к дому, а фрилансерам – сориентироваться в оставшихся доступными для них площадках и действовать по понятной модели почасовой аренды либо выбирать долгосрочные контракты для аренды рабочих мест и переговорных для командной работы.
Дополнительный софт необходимо внедрять и на уровне интегрированных IT-решений в сервисных пространствах. Сети коворкингов и сервисных офисов максимально автоматизируют собственное общение с частными клиентами – и это позволяет им собирать качественную аналитику по использованию собственных пространств. К примеру, сеть Inex Multispace, уже заявившая о запланированных крупных сделках по площадкам в Москве, определяет собственный софт как уникальное торговое предложение. Помимо автоматизированной аренды рабочих мест, своим клиентам сеть предлагает доступ по биометрии, автоматическое подключение к оргтехнике и другие сервисы. По сути софт оператора – это единое окно-приложение для всех пользователей, с помощью которого можно удовлетворить все запросы.
Второй фактор, мотивирующий сетевых операторов создавать собственный софт или закупать существующие решения у подрядчиков, – необходимость ответить на запрос крупных корпоративных клиентов. У компаний, арендующих гибкие офисы, существует задача внедрения гибридного формата работы. Для этого необходимо оцифровать количество работников в офисе, понимать их распределение по кабинетам, отмечать присутствие или отсутствие сотрудника на рабочем месте, чтобы собирать проектные команды своевременно и бронировать не только рабочие места, но и переговорные. Закрыть задачу по выстраиванию внутренней логистики сотрудников также в перспективе позволит сервис оператора гибкого офиса. Такой инструмент мы сегодня реализуем на платформе Icowork.co: сегодня сервис работает для гибкой почасовой аренды рабочих мест для частных клиентов, но при этом масштабируется под запрос корпоративных игроков, которые смогут обеспечить сотрудников гибкими рабочими местами для аренды в удобных для них локациях рядом с домом.
И, наконец, IT-решения решают задачу по внутренней аналитике оператора сервисного офиса или коворкинга. Автоматизация с помощью софта позволяет собственнику или оператору отслеживать количество текущих контрактов, автоматически выставлять счета на оплату, подключаться к CRM-системе и формировать customer’s journey map, анализировать, какие дополнительные услуги вместе с арендой рабочего места запрашивают клиенты. Это программное обеспечение усиливает способность операторов к масштабированию – ведь когда все процессы выстроены автоматически, можно видеть картину целиком и принимать более обоснованные и взвешенные решения по открытию новых локаций.
Сложности на пути
Ключевое препятствие для активного развития специализированного ПО для сервисных офисов – это стоимость разработки софта, измеряемая сегодня десятками миллионов рублей. Самое сложное – это создание разветвленной сети интеграций: подключение онлайн-платформы или приложения к системам бухгалтерии 1С, CRM, СКУД, оцифровке планировок и 3D-моделей офисов. При этом оглядываться на зарубежный опыт в данном случае сложно, поскольку использование софта для гибких пространств в России и за рубежом происходит по-разному, и цели его применения существенно отличаются.
С учетом всех трудностей, перед операторами коворкингов и гибких офисов открываются три пути развития внутренней и внешней автоматизации. Первый – разрабатывать необходимый софт самостоятельно, но такое решение требует значительных вложений, и потому итоговый результат может не удовлетворить всех потребностей. Второй путь – покупка софта у профессиональных разработчиков, которые создают продукт и устанавливают его для клиента «под ключ» - такие решения предлагает, к примеру, Spacepass. И третий – использовать готовые решения, которых в России практически нет, а западные аналоги не интегрируются с российскими системами, например, с 1С.
В перспективе решить эту глобальную задачу поможет появление единого сервиса для удовлетворения запросов корпоративных и единичных клиентов гибких офисов, который при этом будет возможно кастомизировать для нужд каждого конкретного оператора, в зависимости от его специфики, целей и задач площадок. Создание такой платформы позволит не только систематизировать пока молодой и достаточно хаотичный рынок, но и совершить рывок отрасли в пользу автоматизации бизнес-процессов и более активного развития гибкого сегмента, предоставляющего сегодня гораздо больше преимуществ для аренды рабочих мест и ведения бизнеса в быстро меняющемся постпандемийном рынке.
