Нашли новый офис? От души поздравляем! Но не спешите расслабляться и думать, что все проблемы уже позади. Вас ждет переезд - процедура, по мнению посвященных, довольно хлопотная и утомительная. Тем не менее в ваших силах сделать все, чтобы смена рабочего помещения была максимально безболезненна для сотрудников компании и бизнеса в целом. В этой статье менеджер одной из московских фирм рассказывает о том, как минимизировать проблемы, связанные с офисным переездом, как не допустить срыва рабочего процесса.

«Один переезд равен двум пожарам» - в истинности этой фразы убеждался каждый, кто хоть раз менял место жительства или работы. Еще бы... Запомнить, в какой коробке лежат канцелярские принадлежности, в какой - договоры клиентов компании, а в какой - трудовые контракты сотрудников, не под силу даже человеку, обладающему отличной памятью. Поэтому даже заранее спланированный и хорошо организованный переезд чреват неожиданно возникшими проблемами. Однако большую часть сложностей можно предусмотреть заранее.

Планируйте свой переезд
Если вы хотите максимально быстро и безболезненно осуществить переезд, обязательно планируйте все заранее вплоть до мелочей. Упаковка вещей, заказ транспорта, точная дата перевозки, распаковка техники и мебели на новом месте, размещение сотрудников в офисе - все это должно быть тщательно продумано за несколько дней, а лучше недель, до основного переезда. Почему это так важно? Определив точные сроки переезда, организовав пошаговую перевозку вещей, вы, во-первых, будете избавлены от волнения - вы уже продумали план действий, и остается только следовать утвержденным инструкциям, во-вторых, сможете планировать свой рабочий процесс, встречаться с клиентами, продолжать вести свой бизнес без накладок. У известного американского психолога Дейла Карнеги по поводу планирования любого рабочего процесса есть замечательные строчки: «Очень важно намечать программу своих дел, записывать все, что вы собираетесь сделать сегодня. Возможно, вам не удастся точно следовать этой программе, тем не менее ее нужно составить: ведь она избавит вас от двух зол - спешки и нерешительности».
Лучше всего запланировать переезд на выходные дни. Таким образом вы не нарушите рабочий процесс, вам не придется отменять важные встречи и совещания. Причем если основную перевозку мебели и техники лучше планировать на уик-энд, то какие-то небольшие партии вещей можно перевозить и в будни. Огромное количество времени уходит на распаковку мебели и техники - и с этой точки зрения также лучше переезжать в выходные дни. Сотрудники могут спокойно распаковать и разложить свои вещи по местам, не отвлекаясь на телефонные звонки и другие дела.
Помимо планирования точной даты переезда, важно продумать схему размещения сотрудников в новом офисе. План расстановки мебели и расположения рабочих мест стоит определить и утвердить заранее со всеми переезжающими, так как на этом плане завязаны работы по прокладыванию проводки (электрической, телефонной, компьютерной) и программированию АТС. Часто бывает, что после переезда сотрудникам не нравится отведенное им рабочее место, и они активно начинают меняться местами (или, что еще хуже, двигать мебель вместе со всеми проводами). Чтобы избежать подобных накладок, обязательно согласовывайте схему расположения рабочих мест с сотрудниками заранее.
Также заранее закажите в новый офис канцелярские принадлежности, продумайте вопрос обеспечения сотрудников водой и питанием.
Если не учесть всех этих нюансов, то первая неделя (а то и две) на новом рабочем месте может обернуться полным кошмаром для всех сотрудников и, главное, срывом рабочего процесса.

Самостоятельно или с помощью мувинговой компании?
Безусловно, если компания не очень большая, лучше перевозить вещи самостоятельно. Мы управились сами, и фактически весь переезд завершился за два выходных дня. В случае с крупными компаниями (у меня на счету 6 переездов со штатом в 300 сотрудников) своими силами обойтись практически невозможно, особенно если документальный архив занимает большой объем. Для клиентов фраза «мы потеряли ваши документы во время переезда», конечно, не аргумент. Поэтому крупным фирмам разумно обращаться за помощью к профессиональным мувинговым компаниям, которые в максимально сжатые сроки осуществят весь переезд.

Возможные трудности...
Переезд офиса крупной компании влечет за собой несколько традиционных проблем. Проблема первая - техническая. Понятно, что офисное помещение изначально не может быть стопроцентно адаптировано под нужды и специфику работы конкретной компании. Недостаток телефонных линий, сбой в работе информационных систем и другие технические сложности - вот типичные и неизбежные проблемы любой компании в первые дни после смены офиса.
Мы переезжали в абсолютно новое помещение - проводка осуществлялась по заранее утвержденному плану, но тем не менее... Приехав с вещами в субботу, мы обнаружили, что несколько розеток просто отсутствует, а это значит, что не готовы рабочие места. Пришлось своими силами исправлять недоработку компании, которая осуществляла ремонт помещения. Конечно, таких накладок быть не должно, и надо еще раз удостовериться в том, что все готово к переезду.
Кроме проблем с проводкой, были сложности и с Интернетом. Несколько дней мы вынуждены были оставаться без электронной почты «по вине» провайдера, потому что сроки подключения не были уточнены вовремя.
Телефонная связь - еще одна головная боль для переезжающей компании. Программирование АТС должно быть тщательно продумано, начиная от внутренних номеров и закачивая схемой распределения звонков на новом месте, и соответствовать плану разводки и плану рабочих мест сотрудников.
Помимо технических сложностей, существует проблема психологической адаптации сотрудников на рабочем месте. Статистика свидетельствует, что определенная часть добровольных увольнений приходится именно на момент офисного переезда. Тем не менее можно избежать психологического дискомфорта персонала и обеспечить полноценную работу офиса.
Наш персонал очень ждал переезда, так как новый офис решал проблему отсутствия достаточного количества рабочих мест. Новое помещение отвечало всем требованиям, которые мы предъявляли к метражу, расположению, количеству комнат и т. д. Это, я думаю, прочувствовали все сотрудники, оказавшись на новом месте. И все же, несмотря на то что весь персонал был доволен новыми условиями работы, без стрессовых ситуаций и банального процесса адаптации не обошлось. Мы постарались сделать все, чтобы сотрудникам было комфортно в новом помещении. В первый день, придя на работу в новый офис, каждый работник обнаружил на своем столе букет цветов и фрукты - маленький презент от руководителя. Также была организована корпоративная вечеринка по поводу переезда.
Переезд офиса крупной компании влечет за собой еще одну проблему: как проинформировать всех своих клиентов и партнеров о смене координат компании, телефонных номеров и т. д.? В нашем случае мы заказали автоматическую переадресацию со старого на новый телефонный номер и записали сообщение на время ожидания с информацией о новых координатах: «Наш новый телефон ... ваш звонок уже переадресован, пожалуйста, оставайтесь на линии».
Офисный переезд - процедура утомительная и стрессовая. Тем не менее через это приходится проходить всем развивающимся компаниям, которые стремятся обеспечить лучшие условия работы для своих сотрудников. И сколько бы усилий вы ни затратили в процессе офисного переезда, они обязательно окупятся. Главное - планируйте переезд заранее и по возможности, учитывайте пожелания своих сотрудников, ведь персонал - это самое ценное, что есть у любой компании. Переезд - игра, которая стоит свеч…