Современный складской комплекс – это не только надежное оборудование, квалифицированный персонал и продуманные системы безопасности… Для эффективной организации работы склада – оптимизации бизнес-затрат, повышения работоспособности сотрудников – сегодня необходимо внедрение специальных автоматизированных систем управления. Подобные технологии значительно уменьшают вероятность ошибок при обработке грузов, сокращают время выполнения заказов, а значит, делают складской бизнес более рентабельным.

Автоматизированные системы управления складом появились на российском рынке относительно недавно. Еще 5 лет назад в России не насчитывалось и 10 складских комплексов, работа которых строилась на автоматизированных технологиях, а количество самих систем, предназначенных для управления складским хозяйством, вообще можно было пересчитать по пальцам одной руки. Сегодня ситуация переменилась. За последние годы в России появилось сразу несколько новых информационных систем. При том, что они отличаются друг от друга по функциональным и технологическим характеристикам, все они имеют общее обозначение – «Система управления складом» или Warehouse Management System (WMS). Какие же задачи призваны выполнять эти системы, существует ли классификация WMS, каким образом при внедрении той или иной системы можно добиться большей производительности?

Что такое WMS?
«Система управления складом – это программно-аппаратный комплекс, который включает в себя программное обеспечение для реализации функции управления персоналом, техникой, товарными запасами на складе, некоторым комплектом оборудования, – рассказывает Александр Троцкий, руководитель отдела маркетинга компании «Солво» (Санкт-Петербург). Специалисты различают системы, способные выполнять задачи разных степеней сложности, предусмотренные для разных складских форматов. «Прежде чем решать, какое программное оборудование должно быть предусмотрено в комплексе, необходимо четко понять концепцию склада, – считает Елена Дубкова, ведущий эксперт фирмы «СПУТНИК 101», (группа компаний «АстроСофт»). – В первую очередь заказчик должен определиться с методологией ведения складского учета, исходя из товара, который будет храниться на складе (для лекарственных препаратов и продуктов питания одним из главных параметров будут сроки хранения, для других – серийные номера), а также стоящих перед предприятием задач. Определившись с концепцией склада, заказчик может выбрать оптимальную автоматизированную систему управления складом».
Для масштабных складских комплексов сегодня предусмотрены полнофункциональные системы управления. Для складов, обслуживающих меньший товарооборот, сегодня используются системы-локаторы. Маленькие комплексы сегодня, как правило, обслуживаются простыми информационными системами, сделанными в программе Microsoft Excel.

Полнофункциональные WMS
Полнофункциональные WMS внедряются обычно на масштабных складских комплексах со сложной технологией выполнения операций. Особое отличие этой системы от всех прочих – полная автоматизация и интеграция всех функций управления складом: система сама формирует задания для персонала, осуществляет контроль над его действиями, управляет техникой и грузами в автоматическом режиме. Менеджеры склада лишь наблюдают за ходом технологического процесса и иногда разрешают те или иные проблемные ситуации. Систему можно назвать «электронным менеджером», который, расписывая задания, осуществляет управление всеми технологическими процессами. Кроме того, подобные системы способны самостоятельно вырабатывать рекомендации по оптимизации технологических процессов на складе для достижения максимальной эффективности. Так, например, WMS посредством анализа заполненных площадей помогает организовать хранение товара таким образом, чтобы площадь склада использовалась наиболее эффективно. А постоянный пересчет товара на складе во время рабочего цикла позволяет избежать остановки работы склада для проведения инвентаризации.
Полнофункциональная WMS избавляет пользователя от необходимости вести бумажную работу (которая часто становится причиной неточности тех или иных данных о состоянии склада). Информация передается и обрабатывается самой системой, и на ее основании система сама формирует задания для каждого из сотрудников склада. Данные о действиях персонала вводятся в систему (при помощи различных подсистем программы – системы штрихкодирования, сканирования и т. д.), соответственно, информация о количестве и расположении товара на складе всегда верна и актуальна. «Опыт внедрения систем WMS показывает, что точность данных о количестве и размещении товара при сверке достигает почти 100%, а сроки работ по приему и отгрузке товара сокращаются в 2–3 раза», – говорит Александр Троцкий.
На данном этапе производители подобных систем стараются адаптировать свои программы под условия конкретного заказчика. То есть в общем и целом системы мобильны и их конфигурации могут целиком и полностью основываться на специфике работы клиента. Между тем существуют определенные задачи, которые в силу их сложности и специфичности автоматизируются чаще других. Прежде всего к таким задачам относятся прием товара на складе, его размещение и хранение, а также отгрузка продукции. Именно на этих ключевых этапах, по признаниям экспертов, велика вероятность ошибки, влияния пресловутого «человеческого фактора». Поэтому все чаще собственники складских комплексов и провайдеры логистических услуг эти задачи автоматизируют. Каким же образом «интеллект» системы контролирует процесс?
Прием товара на складе. Автоматизированная система управления складом до поступления новых партий продукции проводит подготовку склада к размещению товара: по собственной базе ищет частично свободные паллеты в зонах хранения, перегруппирует товары в соответствии с правилами их хранения, температурным режимом. По результатам такой работы сотрудникам склада выдается задание на перемещение определенной группы продукции из одной части склада в другую. Таким образом высвобождается место для размещения новой продукции. При приеме товара каждой единице грузов (коробке, паллете) присваивается личный штрихкод. Он позволяет идентифицировать продукцию при проведении дальнейших работ на складе. После завершения приема система проверяет соответствие наименования продукции, количества, других характеристик принятого товара его сопроводительным документам. При обнаружении ошибки система распечатывает список «расхождений», который помогает менеджерам склада выявить все неточности в рабочей цепочке.
Размещение и хранение товара. Перед тем как товар окажется на полках, система проверяет характеристики прибывшей продукции и определяет места ее хранения – исходя из условий совместимости с другими группами товаров, сроков годности и т. д. Так, например, если продукция должна храниться при температуре ниже 0 С, система будет искать свободные ячейки в морозильных камерах. Кроме того, система обязательно проверит содержание соседних ячеек во избежание совместного хранения несовместимых товаров. При хранении продукции система постоянно следит за ее состоянием – сообщает об истечении сроков хранения, снижении количества товаров ниже допустимого уровня и т. д. Вся информация поступает в головную систему и помогает менеджерам принимать решение о пополнении запаса товара, об избавлении от просроченной продукции и т. д.
Отгрузка товара. После того как системе становится известно о планируемой отгрузке определенного товара, она пошагово расписывает действия, сопровождающие процесс. Команды персоналу подаются автоматически, указывается месторасположение и тип продукции, которая подлежит отгрузке. «Поскольку при формировании заказов система постоянно контролирует местонахождение на территории склада каждого работника склада и транспортного средства, то команды на отбор товаров формируются таким образом, чтобы минимизировать время на переходы от одной операции к другой и осуществить максимальную загрузку каждого оператора до момента доставки отобранных товаров в зону отгрузки. В результате сроки формирования заказов существенно сокращаются», – рассказывает Александр Троцкий.
Разумеется, это далеко не все задачи, которые могут быть автоматизированы в рамках внедрения WMS. Другие возможности, которые может предоставлять заказчикам полнофункциональная WMS, – управление персоналом и транспортом, контроль и организация работ на прилегающих к складу территориях, управление процессами комплектации заказов и т. д. Степень сложности, уровень автоматизации комплекса, как уже было отмечено, всегда зависит от пожеланий, финансовых возможностей заказчика, а также от формата его складского комплекса.
Специалисты единогласно утверждают, что подобные системы лучше всего справляются с эффективной организацией складского хозяйства и повышают производительность труда персонала. Несмотря на то что эти системы совсем не дешевы – внедрение WMS обойдется в несколько сотен тысяч долларов, – в конечном счете они позволяют экономить. «Главным образом, экономия происходит за счет того, что системы управления складом позволяют оптимизировать объемы заказов продукции (заказывать оптимальное количество наиболее востребованного товара, заказ товара под потребности покупателя и т. д.). В этом случае экономятся оборотные средства, оптимизируются складские остатки, повышается степень удовлетворенности покупателей, – считает Елена Дубкова. – Например, в системе с адресным складом можно автоматизировать процесс оприходования и отгрузки товара (наиболее часто запрашиваемые товары разместить в более доступном месте и т. д.)».
Минус системы, помимо высокой стоимости, – достаточно длительный период ее внедрения. Для того чтобы персонал склада привык к ежедневному использованию системы, а менеджеры смогли правильно анализировать всю поступающую статистическую информацию, необходимо от 6 месяцев до 3 лет – это зависит от сложности конфигурации WMS.

«Локаторы»
Для складов меньшего масштаба сегодня предусмотрены системы, называемые «локаторами». От полнофункциональных систем управления они отличаются тем, что у них нет такого развитого модуля управления, то есть эта система носит рекомендательный характер. Если автоматизация в большом комплексе сама задает перечень работ и доносит их до персонала, система-локатор формирует задачи по запросу пользователей. Принципиальное отличие в том, что эта система является, по сути, помощником складского персонала в выполнении основных складских технологических операций. При этом принятие решений в большинстве ситуаций и выбор способа действий сохраняется за сотрудниками склада. «Система-локатор позволяет найти место хранения при размещении, предлагает несколько мест отбора товара при сборке заказа, обеспечивает подтверждение выполнения складских операций, но при этом автоматизация функций управления носит крайне ограниченный характер, – рассказывает Александр Троцкий. – Подобные системы, как правило, работают с товарными запасами, а не с грузовыми единицами. Принятие решений основывается на подтверждении мест хранения или кода товара, а не номера грузовой единицы, что практически исключает возможность полноценного контроля за перемещениями товарных запасов как на складе, так и после их отгрузки. В отличие от локаторов, полнофункциональная WMS основана на принципах работы не с товарами, а с грузами. Под грузом понимается определенный набор товарного запаса с собственными характеристиками и уникальным номером, позволяющим отличить его от прочих грузов. Использование уникальных грузов на складе обеспечивает полный контроль за товарными запасами на всех стадиях технологического цикла как внутри склада, как и после отгрузки грузов со склада».
Как бы то ни было, подобная система позволяет сократить время на поиск товара, частично систематизировать работу персонала. Специалисты рекомендуют подобную систему для оптовых складских комплексов компаний средней руки, при условии что склад работает по отлаженной структурированной схеме, для персонала разработана эффективная система мотивации, «поставлены на рельсы» основные бизнес-процессы. Для подобных компаний внедрение масштабной системы может быть предприятием финансово не оправданным, учитывая количество проходящего здесь грузопотока в единицу времени, общую прибыль комплекса. Стоимость систем локаторов сегодня колеблется от $50 тыс. до $100 тыс.

Простые информационные системы
Приходится констатировать, что по этим системам сегодня работает подавляющее большинство складов России. Обычно это очень простая информационная система учета, сделанная в документе Excel. Ни о какой автоматизации и тем более интеграции речь в данном случае не идет. Персонал, осуществляя ту или иную операцию, вносит сведения о ней в единый корпоративный файл. В соответствии с этим документом, а также с бизнес-задачами, стоящими перед персоналом склада, сотрудники сами формируют задачи, планируют график работ, прорабатывают последовательность операций. На основе документа Excel формируются заказы, происходит отбор и отгрузка товара. Инвентаризация в данном случае осуществляется вручную, для чего временно приостанавливается работа склада. Таким образом, система работает исключительно в режиме отчетности. Очевидно, что подобные системы уже давно устарели и морально, и физически и не способны эффективно организовать работу склада. Специалисты рекомендуют переходить на системы-локаторы собственникам/арендаторам даже небольших складских комплексов, ведь одним из рецептов успешного ведения бизнеса сегодня является минимизация производственных и временных издержек.

Перспективы рынка
Сегодня рынок систем управления складом растет. На российский рынок выходят мировые поставщики информационных услуг, появляются и конкурентные отечественные разработки систем управления. По признанию специалистов, за последний год объем предложения в этом сегменте вырос почти в два раза. Компании начинают понимать важность внедрения полномасштабных автоматизированных систем. «На Украине, где менеджер по управлению складом «стоит» $1000 в год, клиентам не всегда выгодно внедрять автоматизацию. В Москве же один менеджер «стоит» $10–15 тыс. в год – в общем-то, сумма достаточно существенная для того, чтобы задуматься об автоматизированных системах, учитывая, что они избавляют от необходимости держать большой штат сотрудников на объекте», – считает Александр Троцкий. Как бы то ни было, рынок развивается. И, судя по всему, чем больше будет себестоимость рабочей силы, тем более востребованными будут системы управления складом.