Закупки строительных услуг

Бизнес кейсы

Этот документ определяет бизнес-причины для реализации проекта, перечисляет предпочтительные варианты, а также излагает желаемый результат реализации проекта. Он также учитывает роли вовлеченных в проект сторон и необходимость привлечения в команду проекта внешних консультантов.

Техническое задание

Бизнес-кейс – это основа технического задания заказчика, ключевого документа для команды проекта. Глубинной причиной неудачи многих проектов является небрежное техническое задание или даже полное отсутствие его как документа. Скудное техническое задание значительно повышает риск неудачи проекта, которая проявляется в неудовлетворительном качестве финального продукта, низкой продуктивности, в нездоровой рабочей обстановке и психологическом климате в компании. Техническое задание должно четко определять цель или функцию проекта, описывать потребности заказчика, его стратегические и тактические цели, требования и ограничения (такие факторы, как стоимость, время, качество, окружающая среда, безопасность и риски), ожидаемый срок службы результатов завершенного проекта, а также возможные отклонения. Оно должно служить инструментом для оценки результатов работы команды проекта на всем его протяжении – через ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI).

Заказчик отвечает за все, о чем говорилось выше. Он полностью управляет процессом, привлекая независимых внешних консультантов, если нужных компетенций нет в компании заказчика. Хотя данный документ становится руководством к действию для команды проекта, он не означает, что заказчик в дальнейшем не вовлечен в проект. Каждый строительный проект уникален, и в техзадании практически невозможно предусмотреть все сложности, которые могут возникнуть во время его реализации. Поэтому заказчик должен быть готов принимать стратегические решения на различных стадиях работы – это крайне важно для успеха проекта. Время, потраченное на эти стратегические решения, нельзя недооценивать: любая задержка в принятии решения приведет к задержке всего проекта, что, в свою очередь, повлечет за собой дополнительные расходы и неудовлетворенность зказчика. Таким образом, заказчик должен быть уверен в наличии компетентного персонала на всем протяжении проекта.

Техническое задание заказчика – это основа для выбора стратегии закупок.

Что такое стратегия закупок?

Главная цель процесса закупок строительных услуг – достижение оптимального соотношения цены и качества на протяжении всего срока службы объекта (а не только на этапе капитального строительства), и при этом удовлетворение потребностей заказчика. Стратегия закупок определяет наилучший способ достижения этой цели, с учетом всех ограничений проекта и возможных рисков.

Анализ и оценка рисков

Два строительных проекта, даже будучи похожими, никогда не будут полностью одинаковыми. Множество факторов будут изменяться от проекта к проекту, среди которых экономический климат, доступные ресурсы, грунтовые и климатические условия и многие другие; каждое из них является источником риска проекта. Стратегия закупок должна решать, как управлять рисками проекта.

Здесь важно определить разницу между угрозой и риском. Угроза – это то, что может нанести ущерб, а риск – это вероятность возникновения ущерба от данной угрозы. Например, в строительном проекте плохо спланированный процесс закупок строительных услуг – это угроза, а связанный с ней риск – это то, что проект не принесет клиенту желаемого результата за вложенные деньги

Первый этап анализа риска – это выявление угрозы. Затем угрозы должны быть проанализированы, чтобы спрогнозировать серьезность связанного с ней риска. Наиболее распространенный метод – это оценить «опасность» по шкале от 1 до 5, где 5 – это чрезвычайно сильная угроза, а 1 – слабая.

Затем проводится оценка риска. При этом угрозы сводятся в таблицу, и каждая из них оценивается с точки зрения вероятности того, что связанный с ней риск будет «материализован». По аналогии с угрозами, риски оцениваются по шкале от 1 до 5, где 5 – это чрезвычайно высокая вероятность, а 1 – это маленькая вероятность. Результирующая оценка – это произведение опасности и вероятности риска, и 1 баллу соответствует самый низкий риск, а 25 баллам – самый высокий.

Оценка рисков – это открытый документ. В любое время могут возникнуть новые угрозы, а уровень риска может измениться, поэтому оценка рисков – это рабочий процесс, который необходимо регулярно пересматривать во время реализации проекта, проверять и вносить нужные изменения.

Эффективное управление рисками – ключ к успеху проекта, и стратегия закупок должна позволять управлять рисками проекта.

Критерии закупок

Ключевыми критериями в большинстве проектов являются время, стоимость и качество. Заказчик хочет, чтобы проект был завершен как можно быстрее, по самой низкой цене и с максимально возможным качеством. Однако эти критерии конфликтуют между собой. Например, наивысшего качества редко можно добиться за короткий срок, минимальная цена обычно означает слабое качество, а самые быстрые проекты редко бывают самыми дешевыми.

Акцент на одном из ключевых критериев отрицательно отразится на остальных, а нередко и на обоих. Поэтому важность каждого из критериев для заказчика должна быть определена на самых ранних этапах процесса закупок (обычно в техническом задании). Понимание приоритетов клиента способствует реалистичной оценке рисков, так как самый высокий риск будет связан с самым важным критерием. Например, если проект весьма вероятно будет завершен с опозданием (такая вероятность оценивается в 5 баллов), но клиент присвоил срокам наименьший уровень важности, тогда оценка серьезности может составить всего 2 балла, и тогда результирующая оценка составит 10 баллов (т. е. риск может считаться незначительным).

Когда критерии закупок определены, следующим шагом процесса закупки строительных услуг будет выбор способа закупок. Об этом мы поговорим в следующей статье этого цикла.