Конференция в трансформере

По словам главного архитектора UNK Project Юлии Тряскиной, конференц­зал – это прежде всего функциональное (или многофункциональное) помещение, рассчитанное на то, чтобы обеспечить качественную видео­ и аудиокоммуникацию участников конференции. На сегодняшний день в Москве действуют порядка 750 конференц­залов. Точное их число специалисты не могут назвать по той простой причине, что некоторые гостиницы (а именно они являются основными поставщиками такого рода услуг) среднего и низшего класса предоставляют помещения для переговоров, позиционируя их в качестве КЗ. Но назвать их таковыми весьма проблематично, поскольку там кроме столов и стульев ничего нет. Новые же и недавно переоборудованные гостиницы предлагают уже довольно качественный продукт. К примеру, некоторые столичные отели могут сконструировать с помощью передвижных перегородок помещение требуемого размера и снабдить его необходимой клиенту аппаратурой.

Месторасположение
По мнению инженера звукового департамента компании IBERI Евгения Вертячих, конференц­зал является непременным атрибутом гостиницы начиная с трех «звезд».
Также иногда КЗ располагаются в кинотеатрах или бизнес­центрах. В качестве примера можно привести КЗ в бизнес­центре «Экстрополис» или открывшийся весной прошлого года бизнес­центр «Павелецкий», где функционируют залы­трансформеры.
«В настоящее время, особенно в сезон, – отмечает Людмила Филиппова, исполняющий директор конференц­центра «Павелецкий», – в столице непросто найти хорошо оборудованный и одновременно недорогой конференц­зал. Об этом говорят маркетинговые опросы, проведенные компанией «Алазонта Консалтинг», которая является внешним консультантом данного проекта. Мы вышли на рынок весной этого года и предложили клиентам оригинальный продукт – трансформируемые залы. У нас 13 базовых КЗ с изменяемой геометрией, и, что важно, помещение можно разделить на отдельные комнаты прямо во время конференции или, наоборот, из 2 или 3 залов сделать один большой». Кроме того, уточняет она, можно выстроить любую конфигурацию и планировку мест внутри зала для участников мероприятия. Все помещения оснащены мобильным презентационным оборудованием – видеопроекторами, плазменными панелями, флипчартами, звуковой аппаратурой и другими атрибутами КЗ. Стоимость аренды в день составляет от $230 до $570 – в зависимости от размеров зала и требуемого набора техники.
Однако это, скорее, исключение из правил. В офисах класса А, к примеру, конференц­залы отсутствуют. Тому есть несколько причин. Во­первых, в столице ощущается острая нехватка высококлассных офисных помещений, существующие заполнены под завязку, а строящиеся или находящиеся в стадии проектирования, как правило, связаны договорами предварительной аренды. В такой ситуации отдавать под конференц­зал сотню­другую квадратных метров нерационально. Действительно, при существующих сейчас ставках аренды на офисные площади (в среднем $750 за кв. м) девелоперы не стремятся закладывать в инфраструктуру бизнес­центра зал для конференций. При отсутствии реальной конкуренции среди высококлассных помещений им выгоднее максимальное количество площадей сделать арендопригодными, а не расширять список дополнительных услуг бизнес­центра. В среднем при наличии КЗ ежемесячный убыток управляющей компании офиса класса А может составить порядка $100 тыс. (если учесть, что площадь КЗ в среднем составляет 130 кв. м и при указанной выше цене за аренду).
Хотя, с другой стороны, КЗ может стать заметным источником дохода в бюджете управляющей компании, однако сдавать его в аренду сторонним компаниям УК не смогут, поскольку с этим связана вторая причина, по которой КЗ в высококлассных офисах отсутствуют. Компании, арендующие здесь помещения, относятся с осторожностью к посторонним лицам и не очень приветствуют появление в офисе чужих людей. Они платят серьезные деньги за аренду и вправе рассчитывать на соответствующие условия.

Проект
Современный КЗ должен отвечать многим требованиям – технологическим, и архитектурным. Как отмечают архитекторы, размещение конференц­зала внутри проектируемого здания зависит от возложенной на него функции. «Если предполагается посещение «приходящих» посетителей, то удобнее разместить его на первом или в полуподвальном этаже офисного центра, рядом с гардеробом и центральным холлом, – отмечает Юлия Тряскина. – Если КЗ «внутреннего» пользования, то его расположение не имеет особого значения. Наиболее принципиальными позициями для проектирования КЗ на 100 человек и более является наличие рядом обособленных лестничных клеток. Это требования СНиП 2.09.04­87 «Административные и общественные здания», которыми должны руководствоваться проектировщики». По ее словам, конференц­зал – достаточно дорогая часть проекта здания, так как необходимо не только сделать его комфортным и удобным для посетителей (грамотно расположить кресла со специальным углом и подъемом), но также оснастить системой конференц­связи, звукоусиления, видеопроекции, выполнить ряд специальных мероприятий по акустике (сделать акустический расчет, расположить специальные акустические панели), освещенности и т. д. Для конференц­залов предусматривают также самостоятельные системы кондиционирования или системы приточной вентиляции с механическим побуждением.
«Нельзя просто выделить некое помещение и назвать это громким словом «конференц­зал», – резюмировала главный архитектор UNK Project, – потому что технологически это отдельный проект в общем проекте всего комплекса».
Как правило, девелоперы, по словам г­жи Тряскиной, предъявляют весьма расплывчатые требования к проекту КЗ. Наиболее распространенные пожелания выглядят примерно так: зал на 50 человек, место для лектора и стол президиума на 5 человек или конференц­стол на 25 человек, место для секретаря, места для прессы. Четко сформулированные требования обычно выдвигают компании, которые строят КЗ в своих собственных зданиях, где они являются единственными арендаторами.

Типология
Конференц­залы можно классифицировать по размеру арендной платы (этот же критерий будет характеризовать площадь и техническую оснащенность). Скажем, в гостинице «Украина» небольшую комнату для переговоров на 10–15 человек можно снять за $200 в день (как правило, имеется в виду рабочий день с 9 до 18). Правда, кроме самой комнаты и необходимой мебели за эти деньги арендатор больше ничего не получит. Помещение площадью 40 кв. м с минимальным оборудованием в 3–4­звездочной гостинице будет стоить в среднем $400 в день. В высококлассных отелях с полным оборудованием – в среднем $2000 в день. В стоимость будет включена аренда зала, экрана, видеопроектора, слайд­проектора, CD­проигрывателя, звуковой аппаратуры с необходимым количеством микрофонов и звуковых колонок и, по желанию заказчика, может производиться аудиовидеозапись мероприятия. Вся информация о возможностях гостиниц по аренде КЗ содержится в базах фирм, специально занимающихся организацией деловых поездок. В числе прочих услуг сотрудники таких компаний подберут и требуемый зал для проведения конференции.
«Стоимость аренды конференц­зала зависит от категории отеля, в котором он находится, – отмечает коммерческий директор «Райзебюро ВЕЛЬТ» Елена Смыслова, – а также от площади зала и оснащенности необходимым оборудованием. Специалисты компании просчитывают организацию каждого отдельно взятого мероприятия индивидуально, предоставляя смету расходов с учетом всех пожеланий клиента, со значительными скидками. Кроме подбора нужного КЗ, мы предлагаем комплекс услуг, включающих в себя размещение участников мероприятия в гостиницах от 3 до 5 «звезд», организуем ресторанное (кофе­брейки, бизнес­ланчи, приемы, фуршеты), транспортное и экскурсионное обслуживание». Наиболее популярные конференц­залы, уточняет она, находятся в отелях, в которых, как правило, и происходит размещение гостей и участников конференций.
Конференц­залы делятся на несколько видов: «театр» (один выступающий и остальные слушатели), «круглый стол» (все принимают участие в обсуждении), «банкет» (отдельные столики на несколько человек), «фуршет» (стоячие места, участники свободно перемещаются по залу) и еще несколько уточняющих вышеназванные, к примеру, «круглый стол» с П­образной или U­образной рассадкой.

Техническое оснащение
Именно тип рассадки участников и формирует общую технологическую концепцию КЗ. «С вариантом, когда выступает один человек, все понятно – для него устанавливается микрофон, еще несколько микрофонов для президиума, если таковой имеется, и несколько – в зрительном зале, для вопросов­ответов, – отмечает Евгений Вертячих. – В данном случае вовсе не обязательно использовать спецоборудование, достаточно обычных микрофонов, усилителя и звуковых колонок, всем этим может управлять один оператор». Более сложная система – «круглый стол», когда перед каждым участником конференции находится микрофонная база, которая в зависимости от сложности может содержать динамик, кнопки для голосования, магнитные ключи для идентификации участников. В качестве примера можно привести оборудование в Госдуме. Такая система называется «Конгресс», то есть любой участник совещания может включаться в дискуссию в реальном времени. Управление подобными заседаниями обычно сконцентрировано у председателя, который имеет возможность дать слово или прекратить чье­то выступление. «Кроме того, суще­ствуют более сложные и дорогостоящие системы с компьютерным управлением, – пояснил господин Вертячих, – когда есть возможность установить приоритеты, составить список выступающих с определенным регламентом. В этом случае задача председательствующего упрощается, ему помогает машина. Она же займется учетом результатов голосования, которые будут транслироваться на большом экране».
Еще более серьезной является си­стема «купольных камер», автоматически выбирающих говорящего в зависимости от микрофона, который в данный момент работает. Такая система требует предварительной кропотливой настройки, нужно выбрать ракурс, запрограммировать камеры и угол их поворота. Кроме того, придется учитывать и активное участие собеседников из других городов, изображение и голос которых тоже нужно вписать в общую архитектуру конференц­оборудования. Это оборудование используется в КЗ, где проводятся запись ТВ­программ, международные и междугородние видеоконференции, либо когда требуется транслировать сигнал за пределы КЗ.

Звук
Для конференц­систем самыми важными характеристиками являются простота управления, надежность и гибкость при настройке, высокое качество передачи изображения и звука. Четкий, одинаково хорошо слышимый с любого места звук зависит не только от акустики помещения, но и от правильного подбора аппаратуры, от настройки усилителей и грамотного расположения динамиков. Специалисты, занимающиеся оборудованием КЗ, жалуются, что нередко им приходится сталкиваться с ситуацией, когда помещение, предназначенное для КЗ, не отвечает акустическим нормам. «Владельцы не задумываются о том, – отмечает Евгений Вертячих, – что в таких помещениях стены, пол и потолок должны быть отделаны спецматериалами с определенными акустическими характеристиками, а не полированным дубом, мрамором, гранитом, стеклом и прочими отражающими звук материалами, что создает эффект реверберации: когда множественное эхо, накладываясь друг на друга, делает совершенно неразборчивой речь выступающего». Более того, поясняет он, часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда сами архитекторы и дизайнеры незнакомы с акустическими нормами помещений КЗ. «Эти параметры – время реверберации и разборчивость речи – являются наиболее важными для КЗ», – подчеркивает специалист IBERI. Для их измерения используется соответствующая аппаратура.
Но не всегда есть возможность изменить акустические характеристики стен и потолка. «Современная техника позволяет настроить акустическую аппаратуру таким образом, – подчеркивает эксперт компании «РТА­Инжиниринг» Игорь Кондаков, – что даже в помещении с неудовлетворительной акустикой, то есть с большим количеством отражаемых звуковых волн, возможно получить каче­ственный звук». Это позволяют сделать звуковые комплексы с настраиваемыми амплитудно­частотными характери­стиками (АЧХ) для каждого отдельного микрофона. Поэтому, даже не изменяя конфигурации помещения, отделки внешних поверхностей, можно аппаратным способом настроить акустику, то есть обойтись «малой кровью». «В этом и проявляются профессионализм инсталлятора, его знания и умение подстроиться под существующую модель интерьера», – утверждает г­н Кондаков. Кроме того, задачей инсталлятора, по его мнению, является «вписывание» техники и элементов управления в общую концепцию дизайна помещения.
Что касается непосредственно звукового оборудования, то уже сами ми­крофонные базы, как правило, снабжены динамиками, однако в присутствии аудитории дополнительные аудиосистемы требуются всегда. В данном случае используются самые обычные акустиче­ские колонки, и их выбор по большей части связан с эстетическими предпочтениями заказчика и дизайнера и индивидуальными особенностями помещения.

Изображение
В качестве трансляции изображения в конференц­залах используются видеопроекторы, плазменные и LCD­панели. Выбор данного оборудования зависит от того, какие функции должно выполнять оборудование. В частности, с помощью видеопроектора можно создать большое по размерам изображение, в то время как панели ограничены в размерах. Однако и «плазма», и LCD, в свою очередь, дают более четкую и яркую картинку. При выборе источника изо­бражения следует учитывать и условия их эксплуатации. «Дело в том, что «плазма» работает в экстремальном режиме, – поясняет Игорь Кондаков, – используются большие токи, высокая температура. Вентиляторы для ее оснащения, в свою очередь, повышают уровень шума и энергопотребления. LCD­панель работает в менее экстремальных условиях, это просто обычная матрица, которая при использовании малых токов дает прекрасное изображение». Для демонстрации статичного видео больше подойдет LCD­панель, тогда как плазменная лучше справляется с динамикой. Видеопроектор дает большую и яркую картинку, однако срок службы основного компонента видеопроектора – лампы – ограничен 1,5–2 тыс. часов, а цена ее может составлять от 5 до 20% стоимости самого проектора.
Тем не менее проекторы, предназначенные для презентаций, имеют настолько яркую картинку (до 8000 ANSI Lumen), что позволяют получить контрастное и насыщенное изображение даже при дневном освещении. Плазменная панель рассчитана на 20 тыс. часов работы, LCD проработает 60 тыс. часов. Самые большие на сегодня плазменные панели имеют в диагонали 65 дюймов (около 160 см), а LCD – 46 дюймов (115 см). Цена «плазмы» в среднем $15 тыс., LCD – $20 тыс., видеопроектор обойдется потребителю от $1,5 до $10 тыс.
Также при выборе транслятора следует учитывать и исходный сигнал, который будет подаваться на экран. «Как правило, качество исходного видеоматериала оставляет желать лучшего, – подчеркивает господин Кондаков, – поскольку рассчитано на обычный телевизор, и при показе картинки на большом экране можно получить обратный эффект – разочаровать зрителя. Поэтому видеоматериалы нужно заранее готовить именно под тот тип аппаратуры, который вы выбрали».

Освещение
Что касается света, то, как правило, в конференц­залах используется стандартное освещение.
Исключение могут составлять мероприятия, где планируется проводить телевизионную съемку. В данном случае следует соблюдать определенные нормы не только по освещенности, но и по так называемой световой температуре, что предполагает использование различных световых приборов, а точнее, различных источников света.
«Существуют галогеновые лампы, которые считаются «теплыми», поскольку свет от них ближе к розовому, – пояснили в компании IBERI, – и газоразрядные, свет от которых ближе к синему спектру, поэтому они считаются «холодными», они же и более яркие». Чтобы картинка на экране телевизора выглядела гармоничной, ТВ­операторы требуют соблюдения определенной световой температуры, то есть использования конкретных источников света или их сочетания.

Интеграция
Большое количество аппаратуры, работающей в одном помещении, создает проблему интеграции оборудования. «Современное оборудование таково, что при желании можно интегрировать все со всем без особых проблем, – поясняет Евгений Вертячих. – Главное здесь – грамотно и прозрачно сформулировать техзадание, то есть определить, что кон­кретно заказчик хочет видеть и слышать в своем конференц­зале». В последнее время все более популярной становится система глобального управления системами конференц­зала – видео, аудио, свет, экран, шторы, жалюзи, система кондиционирования. Такие системы управления состоят из двух основных компонентов – электронного мозга (процессор) и пульта управления. Процессор управляет всеми интегрированными системами, а оператор с помощью пульта управляет процессором и, соответственно, процессом.
Связь с оборудованием осуществляется в основном посредством проводной и беспроводной связи. На сегодняшний день существует два вида беспроводной связи: инфракрасная (ИК) и Wi­Fi. У каждой из них есть свои преимущества и недостатки. Скажем, ИК может конфликтовать с освещением, поскольку вспышку осветительной лампы может принять в качестве сигнала для себя. Радиосистема (Wi­Fi) может вступать в конфликт с общим радиофоном – например, в районе Кремля, где множество защитных полей, ее работа будет сопряжена с большими проблемами. Поэтому проводные технологии на сегодня по­прежнему остаются более стабильными и надежными, в ближайшие годы от них вряд ли откажутся.

Резюме
Как отмечают специалисты коммерче­ской недвижимости, в последнее время рынок КЗ стал более активным. Многие компании теперь считают своим долгом проводить тренинги и обучение персонала, поэтому потребность в качественных, хорошо оборудованных и в то же время недорогих КЗ будет только расти.
Будущее, утверждают они, за мобильными конференц­залами с раздвигающимися панелями, возможностью быстрой настройки оборудования и широким спектром дополнительных услуг – вплоть до транспортных. Скорее всего, говорят эксперты, эта опция станет еще более востребованной в отелях. Более того, будут появляться также и бизнес­цен­тры с соответствующими услугами. Тем не менее и так называемые «КЗ» в дешевых гостиницах – плохо оборудованные, с покосившейся мебелью – по­прежнему будут востребованы. Россия – страна с очень большой амплитудой доходов, и бизнесмены средней руки из небольших городов, приезжая в столицу, все так же будут не в состоянии оплатить конференц­зал высокого или среднего уровня.