Инструкция по применению

Как вопрос консалтинга решается на Западе? В офис компании, продающей услуги, приходит группа, представляющая заказчика (президент, HR-менеджер, представитель кадровой службы – люди, которые будут следить за тем, чтобы новый офисный интерьер эксплуатировался правильно и долго служил), и производитель услуг проводит презентацию своего продукта. Это предварительный консалтинг, который проходит еще до покупки. Данный этап дает возможность осмыслить как саму покупку услуг, так и устройство офиса компании, и при необходимости что-то в нем поменять. В западных компаниях это зачастую напрямую связано с корпоративной культурой. В таких случаях консалтинг со стороны архитектора и дизайнера заключается в том, чтобы придумать интерьер в соответствии с бренд-буком, диктующим конкретные цвета, мебель определенной конфигурации и пр. В больших западных компаниях консалтингом на этапе разработки мебельных решений занимается отдельный человек или целый отдел.
Консалтинг осуществляется как на макроуровне (на уровне компаний), так и на микроуровне (на уровне отдельного рабочего места). Среди консалтинговых услуг, использующих первый вариант, можно выделить: консультации по перенастройке коммуникаций, организации документооборота, доступности информации, обеспечению взаимодействия сотрудников (общение в режиме онлайн, как показывает практика, гораздо эффективнее совещаний и «летучек»). Консалтинг на микроуровне представляет собой консультации по обустройству отдельного рабочего места.

Завтра начинается сегодня При грамотном офисном решении консалтинг начинается уже на этапе проектирования будущего офисного пространства. И здесь очень важно понять, каким целям и задачам должен отвечать интерьер нового помещения, с помощью каких средств идеи архитектора и дизайнера будут воплощены в жизнь. Заказчик уже на этапе проектирования должен иметь представление о том, каким образом он и его сотрудники будут пользоваться предметами интерьера. На этапе разработки интерьера клиент формулирует технические задания и пожелания по стилистике будущего интерьера. Консалтинг необходим и когда речь идет об основных системах, о том, как будут подключены телефоны, компьютеры – все это должно быть удобно и красиво расположено, чтобы не было видно кабелей, шнуров.
«Прежде, чем заняться разработкой конкретного офисного интерьера, необходимо получить представление о том, чем занимается данная компания, какова стратегия ее развития, - говорит Никола Бошкович, менеджер по развитию бизнеса компании Concept. - Определив профиль компании, мы передаем задание нашим экспертам – архитекторам, дизайнерам, которые займутся разработкой планировки офисного пространства. Уже на стадии планировки дизайнер должен представлять, какие мебельные решения будут использованы – естественно, с учетом поставленных клиентом требований. Если в компании ожидается увеличение персонала, предполагающее изменение структуры отделов, дизайнеры могут предложить мебельные решения, обладающие высокой степенью гибкости и большими возможностями реконфигурации, например офисную систему Scope или офисную систему Plateau. В частности, система Plateau позволяет удлинять рабочую поверхность без использования дополнительных поддерживающих конструкций, благодаря чему за одним столом может размещаться разное количество сотрудников. В Plateau весьма длинная столешница держится всего на двух парах ножек, расположенных по краям. Недавно на одном из наших объектов мы установили такую систему длиной 20 метров».
Если у мебельной компании большой опыт работы, имеется хороший производитель, который занимается разработкой систем, позволяющих организовывать различные по своей комплектации рабочие места, то решение принимается совместно – компанией и архитектором.
«Важно отметить, что консалтинг важен не только на глобальном уровне, уровне зонирования, но и на уровне деталей – вплоть до штор, цветов, часов. Уже на основании таких мелочей можно определить, довел дизайнер свою мысль до конца или нет. Настоящий специалист должен продумать все – от политики «чистого стола» до цветов в вазе в зоне ресепшн, - говорит Том Лукич, коммерческий директор компании Office Solutions

Вот это стул, на нем сидят…
Главная консалтинговая ошибка состоит в том, что информация не доходит до конечных пользователей. Иногда бывает и так: рассказали все человеку, ответственному за закупку, а у него и полномочий нет, чтобы довести информацию до персонала. Вот и сидят люди в хороших эргономичных и дорогих креслах неправильно, потому что их не научили пользоваться всеми рычажками и кнопками. По большому счету подобной информацией должны владеть те топ-менеджеры, которые отвечают в данной компании за человеческий ресурс. Часто, особенно это касается западных компаний, HR-специалисты принимают участие в процессе организации рабочего пространства.
Если речь идет о создании концепции нового офисного интерьера, правильным было бы назначать проектную группу, которой архитекторы и дизайнеры давали бы мастер-класс по «использованию» нового интерьера, а она, в свою очередь, доносила бы основные положения до всех сотрудников компании, считает Никола Бошкович («Concept»).
Развитие рынка офисной мебели идет по пути максимальной адаптации к рядовому сотруднику. Предметы интерьера становятся все более удобными и простыми в эксплуатации. И вместе с тем существуют как минимум две вещи, которые требуют ознакомления с инструкцией по эксплуатации. «Это современное офисное кресло и стол, - уверен Илья Корчажкин, директор Ahrend. - Мне приходилось часто наблюдать картины, когда на современном офисном столе проводка висит лапшой, а кабель-каналы не используются. В разработке моделей офисных кресел существует два подхода. Первый – кресло устроено так просто, что человек, севший в него, интуитивно понимает, как им пользоваться. Второй подход – максимальное количество регулировок, и здесь пользователю необходим консалтинг. Покупая новый телефон, мы изучаем его меню, и поэтому логично, что, приобретая новое кресло, нужно понять, как с ним обращаться, чтобы настроить его под свой рост и вес».
Достаточно ли для компаний, поставивших офисное решение, единовременного консалтинга или необходим перманентный контроль? Единой точки зрения по этому поводу не существует. «Консалтинг не должен быть одноразовым, – считает Том Лукич, коммерческий директор Office Solutions. – В больших компаниях, где количество сотрудников превышает 1000 и существует большая текучесть кадров, может получиться так, что через год никто из работников не будет уметь пользоваться креслом».
В одних фирмах ограничиваются презентацией для руководства и мастер-классом для сотрудников, в других поступают еще проще – выкладывают информацию по пользованию предметами офисного интерьера на сервер или хранят на флешке. «В наших креслах сбоку есть выдвижные инструкции на пластинке из пластика. Очень удобно, если забыл что-то: вынул пластиковую карточку, посмотрел на картинку, настроил кресло, положил картинку обратно. Она и не мнется, ее снаружи не видно, и она не стирается со временем, – говорит Карина Арутюнова-Грабински, генеральный директор компании BÜRO-OBJECT. – Также мы снабжаем каждое кресло бумажными брошюрами по эксплуатации, которые крепятся непосредственно к ручкам. Но, безусловно, заставить читать пользователей эти инструкции мы не можем. Поэтому основная нагрузка по информированию пользователей лежит на компании-клиенте».
Некоторые фирмы периодически проводят мастер-классы по обучению персонала. Если компания хочет что-то переделать, переставить, добавить рабочие места, конечно, лучше пригласить своего поставщика для консультации. А перманентный контроль – это задача самих компаний. «На Западе как спроектировали проект, так и поставили, люди сидят и работают. У нас же сразу начинают все переставлять: «Маше дует, Петя не хочет видеть Сережу, а Мария Ивановна не привыкла к настольным экранам». И тут вопрос к руководству: насколько оно готово жестко придерживаться новых непривычных и для кого-то болезненных нововведений в организации пространства, – говорит Карина Арутюнова-Грабински. – Нас часто приглашают повлиять на ситуацию, объяснить лишний раз людям, почему необходимо, чтобы столы стояли именно так, а не иначе».
Что касается оплаты услуг, то разовый консалтинг, как правило, входит в стоимость офисного решения, а последующие консультации, мастер-классы, если они необходимы, оплачивает клиент.

Перспективы
Специалисты мебельного рынка по-разному оценивают перспективы развития консалтинга среди своих клиентов. «У меня нет полной уверенности в том, что в России заказчик готов полностью передать руководство проектом в руки профессионалов, - считает Никола Бошкович, менеджер по развитию бизнеса компании Сoncept. - На западе, когда клиент обращается в какую-нибудь консалтинговую компанию, он дает специалистам полное право разработать концепцию для своей фирмы. Клиент не вмешивается в работу архитекторов и дизайнеров, он говорит не «Хочу самую модную мебель!», а «Создайте решение с учетом такого-то профиля компании, с таким-то ростом, такими-то требованиями». Покупая мебель класса А, компания делает долгосрочные инвестиции. Ведь такая мебель создается с учетом новейших разработок, в ней заложены огромные ресурсы гибкости, возможности изменения и реконфигураций вслед за ростом и изменением компании. Российские клиенты не всегда готовы воспринимать мебельные фирмы как экспертов и полностью принимать их рекомендации. И отношения заказчика и исполнителя иногда могут складываться в рамках дурного истолкования известной истины «Клиент всегда прав».
Как бы то ни было, с развитием рынка недвижимости, с внедрением западных стандартов организации рабочего пространства, клиент станет прислушиваться к мнению профессионалов, а значит, услуга консалтинга на этапе внедрения мебельных решений станет востребованной