Мероприятие посетили около 100 административных директоров и facility-менеджеров ведущих российских и международных компаний.
Мероприятие началось с презентации небольшого исследования, проведенного среди административных директоров компанией Kinnarps. Респондентам было задано несколько вопросов об офисном пространстве: «Какие ключевые проблемы в своем офисе вы могли бы отметить?», «Собираетесь ли вы переезжать» и др. По словам Евгения Бакунова, коммерческого директора Kinnarps, 55% респондентов сообщили, что в их офисах недостаточно переговорных комнат. 43% жалуются на отсутствие зон для разговора по телефону, 40% обозначили также недостаточность в офисе зон для неформального общения (респонденты могли выбирать несколько ответов, поэтому при суммировании ответов получается больше 100%). 29% респондентов хотели бы иметь в офисе больше пространства для сконцентрированной работы. А 15% ответивших назвали актуальной проблему пустующих рабочих мест в офисе. По данным исследования, около половины респондентов ищут себе офис или потенциально готовы переехать.
По словам Евгения Бакунова, для оценки существующего рабочего пространства, которая всегда влияет на лояльность персонала и его работоспособность, можно провести анонимный опрос сотрудников о том, насколько эффективным им представляется существующий офис. Ответы позволят более четко сформулировать интерьерные потребности компании и вовремя принять соответствующие меры.
Ольга Мараховская, административный менеджер Oriflame, рассказала об особенностях отделки офиса «без отрыва от производства», через которую прошла компания Ofiflame2 года назад. По словам эксперта, чтобы сделать возможным ремонт в функционирующем пространстве, пришлось разбить весь процесс на отдельные этапы — с подробным планированием того, какие зоны в какие периоды отдаются под ремонт, куда на это время дислоцируются сотрудники и т.д. «Мы составляли подробные графики и схемы, согласовывали их с генподрядчиком, совместно определяли последовательность действий, процентное соотношение площадей на этаже, которое можно единовременно отдать строителям. Вся эта информация обновлялась и доводилась до сведения сотрудников — на планерках, через рассылки и даже специальную стенгазету, в которой можно было прочитать о том, что ждет тебя завтра».
По словам Ольги, затевая ремонт в работающем помещении, нужно понимать, что его сроки увеличатся по сравнению с ремонтом в пустом офисе — как минимум из-за того, что рабочие места сотрудников придется многократно перемещать внутри офиса. Увеличенной будет и смета: вам придется доплачивать за вечерние и ночные смены строителей, когда есть возможность производить шумные работы.
«Самой большой проблемой для нас стало то, что в процессе ремонта в определенных рабочих зонах были выключены системы вентиляции и кондиционирования. Летом, да и еще в ремонтируемых помещениях без них было непросто. И приходилось покупать вентиляторы для сотрудников, чтобы как-то спасать ситуацию», - рассказывает Ольга Мараховская.
Говоря об ошибках, которые были допущены в процессе ремонтных работ, Ольга отметила, что проектирование и ремонт нужно отдавать, по возможности, в одни руки: «У нас это были две разные компании, и это было неудобно — уже в ходе ремонта в проект пришлось вносить изменения, и это потребовало дополнительного бюджета. Из других рекомендаций: старайтесь сразу просчитать все до мелочей, чтобы избежать дополнительных работ и расходов. Обсуждайте детали проекта с контролирующими органами. Согласовывайте увеличенный срок гарантии на выполненные работы — нам удалось согласовать расширенную гарантию, которой уже приходилось пользоваться».
Борис Денисов, административный управляющий Tetra Pak, в своем выступлении рассказал о фитаут-решениях в условиях ограниченного бюджета. По словам эксперта, решение обновить рабочее пространство было продиктовано несколькими объективными причинами, основная из которых — офис перестал соответствовать задачам, которые здесь решались. Обновление дизайна, увеличение количества переговорных зон, телефонных кабинок и зон для неформального общения, интеграция новых инженерных систем, — все это было решено внедрить в новый интерьер.
«Подготовка к проекту у нас заняла даже больше, чем полтора года, — мы выбирали архитектурную компанию, проводили тендер на генподрядчика, готовили совместно с эксплуатирующей компанией инженерный проект. Сами строительные работы у нас заняли 10 месяцев. В итоге были полностью заменены структурированные кабельные системы, система электроснабжения, освещения, вентиляции и кондиционирования. Само собой, серьезные изменение претерпел и офисный интерьер — компания ABD Architects спроектировала нам эргономичное комфортное пространство с различными функциональными зонами. И несмотря на то, что количество рабочих мест осталось прежним, сегодняшний офис выглядит намного более просторным. Изменения коснулись и мебельных решений — изначально мы планировали оставить прежнюю мебель: эксплуатационные характеристики и внешний вид мебели это позволяли. Но архитекторы настояли на несколько иной концепции мебели».
По словам Бориса Денисова, несмотря на то, что в новом интерьере компании по-прежнему работает система закрепленных рабочих мест, в офисе внедрена политика «чистого стола», а каждому сотруднику в непосредственной близости от рабочего места выделен шкаф-локер: в конце рабочего дня он должен убрать свои вещи в специальный ящик. Для бухгалтерии и финансового департамента в непосредственной близости от их рабочего пространства создана архивная зона, где хранятся важные документы компании. У каждого сотрудника - стол с регулируемой столешницей, которая позволяет ему менять положение тела в течение дня и тем самым работать более эффективно.
