Admin Breakfast: секреты офисного перевоплощения

Ремонт в работающем офисе сегодня можно назвать приметой времени: компании стремятся обустраивать  рабочие зоны  «без отрыва от производства». О том, как преобразить корпоративное пространство в условиях ограниченного бюджета, к каким трудностям готовиться, затевая масштабную офисную реновацию, и почему ремонт в работающем офисе стоит дороже ремонта с «выселением», говорили административные директора на очередном деловом завтраке Admin Breakfast, организованном компанией Kinnarps.
6501

Мероприятие посетили около 100 административных директоров и facility-менеджеров ведущих российских и международных компаний.

Мероприятие началось с презентации небольшого исследования, проведенного среди административных директоров компанией Kinnarps. Респондентам было задано несколько вопросов об офисном пространстве: «Какие ключевые проблемы в своем офисе вы могли бы отметить?», «Собираетесь ли вы переезжать» и др. По словам Евгения Бакунова, коммерческого директора Kinnarps, 55% респондентов сообщили, что в их офисах недостаточно переговорных комнат. 43% жалуются на отсутствие зон для разговора по телефону, 40% обозначили также недостаточность в офисе зон для неформального общения (респонденты могли выбирать несколько ответов, поэтому при суммировании ответов получается больше 100%). 29% респондентов хотели бы иметь в офисе больше пространства для сконцентрированной работы. А 15% ответивших назвали актуальной проблему пустующих рабочих мест в офисе. По данным исследования, около половины респондентов  ищут  себе офис или потенциально готовы переехать. 

По словам Евгения Бакунова, для оценки существующего рабочего пространства, которая всегда влияет на лояльность персонала и его работоспособность, можно провести анонимный опрос сотрудников о том, насколько эффективным им представляется существующий офис. Ответы позволят более четко сформулировать интерьерные потребности компании и вовремя принять соответствующие меры.

Ольга Мараховская, административный менеджер Oriflame, рассказала об особенностях отделки офиса «без отрыва от производства», через которую прошла компания Ofiflame2 года назад. По словам эксперта, чтобы сделать возможным ремонт в функционирующем пространстве, пришлось разбить весь процесс на отдельные этапы — с подробным планированием того, какие зоны в какие периоды отдаются под ремонт, куда на это время дислоцируются сотрудники и т.д. «Мы составляли подробные графики и схемы, согласовывали их с генподрядчиком, совместно определяли последовательность действий, процентное соотношение площадей на этаже, которое можно единовременно отдать строителям. Вся эта информация обновлялась и доводилась до сведения сотрудников — на планерках, через рассылки и даже специальную стенгазету, в которой можно было прочитать о том, что ждет тебя завтра».

По словам Ольги, затевая ремонт в работающем помещении, нужно понимать, что его сроки увеличатся по сравнению с ремонтом в пустом офисе — как минимум из-за того, что  рабочие места сотрудников придется многократно перемещать внутри офиса. Увеличенной будет и смета: вам придется доплачивать за вечерние и ночные смены строителей, когда есть возможность производить шумные работы.

«Самой большой проблемой для нас стало то, что в процессе ремонта в определенных рабочих зонах были выключены системы вентиляции и кондиционирования. Летом, да и еще в ремонтируемых помещениях без них было непросто. И приходилось покупать вентиляторы для сотрудников, чтобы как-то спасать ситуацию», - рассказывает Ольга Мараховская.

Говоря об ошибках, которые были допущены в процессе ремонтных работ, Ольга отметила, что проектирование и ремонт нужно отдавать, по возможности, в одни руки: «У нас это были две разные компании, и это было неудобно — уже в ходе ремонта в проект пришлось вносить изменения, и это потребовало дополнительного бюджета. Из других рекомендаций: старайтесь сразу просчитать все до мелочей, чтобы избежать дополнительных работ и расходов. Обсуждайте детали проекта с контролирующими органами. Согласовывайте увеличенный срок гарантии на выполненные работы — нам удалось согласовать расширенную гарантию, которой уже приходилось пользоваться».

Борис Денисов, административный управляющий Tetra Pak, в своем выступлении рассказал о фитаут-решениях в условиях ограниченного бюджета. По словам эксперта, решение обновить рабочее пространство было продиктовано несколькими объективными причинами, основная из которых — офис перестал соответствовать задачам, которые здесь решались. Обновление дизайна, увеличение количества переговорных зон, телефонных кабинок и зон для неформального общения, интеграция новых инженерных систем, — все это было решено внедрить в новый интерьер.

«Подготовка к проекту у нас заняла даже больше, чем полтора года, — мы выбирали архитектурную компанию, проводили тендер на генподрядчика, готовили совместно с эксплуатирующей компанией инженерный проект. Сами строительные работы у нас заняли 10 месяцев. В итоге были полностью заменены структурированные кабельные системы, система электроснабжения, освещения, вентиляции и кондиционирования. Само собой, серьезные изменение претерпел и офисный интерьер — компания ABD Architects спроектировала нам эргономичное комфортное пространство с различными функциональными зонами. И несмотря на то, что количество рабочих мест осталось прежним, сегодняшний офис выглядит намного более просторным. Изменения коснулись и мебельных решений — изначально мы планировали оставить прежнюю мебель: эксплуатационные характеристики и внешний вид мебели это позволяли. Но архитекторы настояли на несколько иной концепции мебели».

По словам Бориса Денисова, несмотря на то, что в новом интерьере компании по-прежнему работает система закрепленных рабочих мест, в офисе внедрена политика «чистого стола», а  каждому сотруднику в непосредственной близости от рабочего места выделен шкаф-локер: в конце рабочего дня он должен убрать свои вещи в специальный ящик. Для бухгалтерии и финансового департамента в непосредственной близости от их рабочего пространства создана архивная зона, где хранятся важные документы компании. У каждого сотрудника - стол с регулируемой столешницей, которая позволяет ему менять положение тела в течение дня и тем самым работать более эффективно. 



Материалы по теме

Исследования рынка

Где размещать офисы?

Деловой квартал Neopolis совместно с компанией HeadHunter провел исследование и выяснил, что, выбирая место работы, соискатели ориентируются в первую очередь на саму компанию, а не на локацию бизнес-центра. 

13.03
Исследования рынка

Инвесторы предпочитают офисы

Аналитики NAI Becar пришли к выводу, что инвестиционный рынок Москвы в 3 квартале 2016 г. показал высокую активность. Результаты отчетного периода на 39% превышают показатели 2 квартала 2016 г. Добиться положительной динамики удалось в основном за счет большого количества сделок в офисном секторе. 

10.11

журнал CRE 6 (440)

Июнь
Стратегические партнеры журнала в 2024 году: PIONEER, ADG group Вышел из печати CRE №6 (440), выпущенный в соредакторстве с директором Группы PLT Михаилом Тарасовым.   Читайте в номере: Летучка «УЧАСТИЕ ГОСУДАРСТВА НА НАШЕМ РЫНКЕ БУДЕТ ТОЛЬКО УСИЛИВАТЬСЯ, ЭТО ПРОСТО НЕИЗБЕЖНО» Обсуждаем с Михаилом Тарасовым главные темы дня и номера   Актуально РАЗОШЛИСЬ ПО КЛАССАМ Представлена обновленная впервые за десять лет классификация офисной недвижимости Москвы   Тема номера ТЯЖЕЛЫЙ...

Популярное

Источник: cre.ru
Рейтинг

Топ-10 самых читаемых новостей за неделю (17-23 июня)

Новое имя «Леруа Мерлен», назначение в Глория Джинс, клубный проект CORE.XP, выход краснодарского девелопера на складской рынок Москвы, новые горизонты Магнита и Х5, масштабные планы ХСА, а также новые материалы из журналов CRE и CRE Retail - в нашей традиционной подборке.
23.06
Источник: Nextons
Экспертный анализ

«Ильфы» и Петровы: как уход иностранных фирм перекроил юридическую карту России

Два года назад из России ушли практически все иностранные юридические фирмы, некоторые из которых открывали московские и ленинградские представительства ещё во времена позднего СССР. В режиме онлайн изменялась не только юридическая карта, когда-то чётко сегментированная «ильфами» и «рульфами», но и клиентские портфели и бизнес-климат: с уходом транснациональных игроков начался самый масштабный с девяностых передел активов с рекордными инвестициями в недвижимость, парад дауннейминга и даунбрендинга, а конкуренция в условиях сжатия рынка, санкционного давления и с появлением «ньюльфов» стала ещё более жёсткой.

Текст: Екатерина Реуцкая. Журнал CRE.
19.06
Источник: CRE
Игроки рынка

ГК «Инсити» выходит на рынок складской недвижимости

Краснодарский девелопер запускает проекты совокупной площадью около 850 тыс. кв. м в Москве и Краснодаре. Эксклюзивным партнером и консультантом по этому направлению выступает компания NF Group. 
19.06
Источник: ХСА
Игроки рынка

ХСА построит 751 000 кв. м light industrial

В реализации находится 615 тыс. кв. м. В настоящее время компания строит 136 тыс. кв. м в Солнечногорском районе и Коледино.
19.06
Источник: CRE
Игроки рынка

X5 составит конкуренцию «К&Б» и «Бристолю»

Ритейлер планирует запустить сеть алкомаркетов на базе магазинов «Покупалко».
20.06
Источник: Forma
Проект

Porta workplace от Forma реализован на 50%

Восьмой этаж площадью около 2 тыс. кв. м целиком займет поставщик инженерных систем. Ранее резидентами проекта стали BusinessClub и "Неофарм".
19.06
Источник: CRE
Игроки рынка

«Магнит» увеличил число магазинов до 30 тысяч

«Юбилейным» стал магазин «Магнит» «у дома», открывшийся в Геленджике в Краснодарском крае – домашнем регионе компании.
21.06

подпишись НА эксклюзивные новости cre