Admin Breakfast: «Новый офис - модель для сборки»

Приходило ли вам в голову, что стильный и функциональный офис может выполнять функции HR-службы? Пока в одних компаниях директора по персоналу уговаривают ценных кандидатов сделать выбор в их пользу, в других эту задачу решает офисный интерьер, являясь ключевым мотиватором «роста и развития». 

Судите сами: если работодатель организовал в офисе мягкую зону для неформальных переговоров, телефонные будки для личных бесед, кофе-пойнты и проджект-румы,  скорее всего, он 1) неравнодушен к удобству и комфорту своих сотрудников; 2) вряд ли мыслит категориями «человеко-часов»; 3) понимает, что «благоприятная офисная среда» - это и творческая атмосфера, и возможность быть свободным в принятии решений. А что еще нужно состоявшемуся специалисту, ищущему корпоративного вовлечения?

Об этом и многом другом говорили административные директора ведущих российских и международных компаний, а также представители консалтингового, строительного, архитектурного и мебельного бизнеса в рамках традиционного делового завтрака Admin Breakfast, организованного Kinnarps. Завтрак, прошедший в этот раз в Санкт-Петербурге, собрал свыше 80 профильных специалистов.

Любой проект смены офиса начинается с подбора помещения, определения критериев будущего пространства, важных для каждой конкретной компании. О том, как сделать этот процесс эффективным и безболезненным, рассказала Регина Волошенко, руководитель отдела по работе с владельцами офисных помещений компании JLL в Санкт-Петербурге. После того, как бюджет на смену офиса и его критерии согласованы, компания (в идеале — с помощью профессионального консультанта) должна формировать лонг-лист объектов недвижимости, соответствующих критериям. По словам эксперта, важно доехать до всех выбранных объектов, «пощупать» их, чтобы понять, насколько они соответствуют потребностям компании. «У нас есть практика, которая позволяет  объективно анализировать объекты согласно критериям компании и их приоритетности. Это таблица, в которой каждому критерию присвоен коэффициент значимости. Таким образом, для  каждого объекта выводится средневзвешенный балл и определяются лидеры. При этом даже если у вас есть ярко выраженный лидер, мы рекомендуем не работать только по одному варианту, а запараллелить переговоры по нескольким зданиям - ведь никогда не известно, чем закончатся переговоры по объекту-фавориту».

После того, как офис подобран, наступает время для проектирования. По словам Николая Миловидова, управляющего  партнера UNK Projeсt, архитектора можно подключать к проекту еще на этапе подбора помещения, ведь офис офису рознь, и два объекта одинакового метража могут вмещать в себя разное количество персонала. «Для того, чтобы сделать правильный выбор, для объектов, вошедших в шорт-лист, можно заказать тест-фит, предусматривающий создание тестовой планировки для заказчика. Эта процедура позволит оценить функциональность выбранных помещений, их эффективность и понять, в котором из них компания будет чувствовать себя лучше», - рассказал эксперт. Что касается проектирования будущего офиса, то, по словам Миловидова, для заказчика крайне важно правильно поставить  задачу архитектору. «Интересно свою задачу на проектирование сформулировала нам команда Mail.ru. Им нужен был такой офис, чтобы  «любой пришедший туда кандидат не хотел с ним расставаться», - рассказал эксперт. В итоге идея офиса была построена вокруг нанимающегося на работу сотрудника, который должен был, следуя от входной группы здания до переговорной, проникнуться духом компании, стать к ней лояльным, и которого - в случае успешного собеседования — брали на работу уже  «тепленьким».

О важности правильной постановки задачи говорил в своем выступлении и Артем Пантелеев, коммерческий директор компании «Гинт-М».  Когда речь идет о выборе генподрядчика для реализации задуманного, сложно переоценить важность правильно составленного ТЗ. «Недоработки на этапе тендера приводят или к дополнительным расходам в процессе строительства, или к снижению качества материалов, - констатировал эксперт. - Идеальный тендер - тот, который оценивает сопоставимые величины. В документах должны быть заложены конкретные требования к инженерному оборудованию, мебели, перегородкам, дверям, сантехнике, ковровому покрытию».

Ольга Барнова, административный директор JetBrains, в своем выступлении дала несколько практических советов о том, как избежать фатальных ошибок, реализуя проект смены офиса. «Крайне рекомендую еще на этапе заключения договора аренды запрашивать у собственника максимально детальные технические характеристики. Причем оформлено это должно быть как приложение к договору, быть частью сделки, но никак не в виде электронного письма или «устных договоренностей». Кроме того, Ольга подняла вопрос профессионализма заказчика в целом. «По долгу службы заказчику придется довольно плотно общаться и с архитектором, с генподрядчиком в процессе работ. Если у вас нет опыта, нанимайте технических консультантов или профессиональных проектных менеджеров. Потому что контроль за тем, что происходит у вас на площадке, бесспорно, нужен. Это позволит вам существенно сэкономить на возможных ошибках в будущем.

Евгений Бакунов, директор по продажам Kinnarps, рассказал о концепции Activity Based Working, которая активно набирает обороты в России. «Сейчас в подавляющем большинстве российских офисов существуют три зоны: рабочее пространство, переговорные и кофе-пойнты. При этом задачи, которые мы решаем здесь, довольно разнообразны: мы говорим по телефону, делаем отчеты, проводим встречи, считаем, пишем письма, проводим презентации и т. д. Сегодня по факту большую часть всех этих задач сотрудники пытаются решать либо на своем рабочем месте, либо в переговорных зонах. В итоге переговорных не хватает, а в openspace— очень шумно:  кто-то спонтанно совещается, кто-то проводит брейн-сторм. Как следствие, офисное пространство не позволяет сотрудникам эффективно решать свои задачи. Для того, чтобы этого не происходило, и была разработана концепция Activity Based Working - процессно-ориентированный офис, в котором предусмотрены самые разнообразные рабочие пространства, где можно работать с большей эффективностью. С появлением беспроводных технологий, смартфонов сотруднику не нужно быть привязанным к своему рабочему месту. В офисах ABW рабочие места есть, но  они не закреплены за сотрудниками, и их меньше, чем в стандартном офисе. При этом в офисе много мягких групп, зон для неформального общения, маленьких переговорных и т.д. Получается, что Activity Based Working – это большая мобильность, большие возможности для collaboration, совместной работы, эффективное использование пространства», - рассказал эксперт.

На практике доказано, что в традиционных офисах порядка 50% рабочих мест в течение дня пустует — один на встрече, другой - в переговорной, и т.д. Эти 50% - и есть тот резерв, который можно использовать под создание разнообразных рабочих зон. Но как угадать с потребностями? Сколько и каких зон будет востребовано в каждом конкретном офисе? «Для этих целей мы разработали приложение, которое способно замерять офисные потребности каждого сотрудника в той или иной компании и анализировать полученную информацию. При помощи этого приложения мы проверяем, сколько персонал тратит времени на ключевые офисные активности, сколько времени он проводит не на рабочем месте, за пределами офиса и т.д. Отсюда становится понятно, на сколько компактнее могла бы быть рабочая зона в офисе, какие другие зоны и в каком объеме могли бы здесь «работать», - подытожил Евгений Бакунов.

В рамках Admin Breakfast компанией Kinnarps была организована интерьерная экспозиция Activity Based Working, демонстрирующая ключевые принципы эффективной организации рабочего пространства. Участники мероприятия смогли познакомиться с инновационными рабочими пространствами, испробовать их на себе, задать все интересующие вопросы.



иГРОКИ РЫНКА

JLL

Волошенко Регина

UNK Project

Миловидов Николай

Гинт-М

Пантелеев Артем

Kinnarps

Бакунов Евгений

Консалтинг и брокеридж

JLL

Дизайн и интерьер

Kinnarps

Строительство

Гинт-М

Архитектура

UNK Project

Материалы по теме

Экспертный анализ

Офисы «свободного назначения» как новый тренд

Несмотря на постепенное снижение доли вакантных площадей в наиболее востребованных в кризис офисах классов В и В-, показатель по некоторым их них, как подсчитали в ГК «ЭКООФИС», все еще доходит до 15%. В среднем же по рынку, с учетом высококлассных офисных центров, уровень пустующих площадей еще выше. Это стимулирует собственников офисных помещений к введению дополнительных функций в своих объектах. 

26.04
Экспертный анализ

Коворкинги - офисы будущего?

Сегмент коворкингов постепенно становится полноправным игроком рынка недвижимости. Если еще недавно о нем говорили как о каком-то экзотическом, забавном, креативном, но несерьезном для крупного бизнеса формате, то уже сегодня такое снисходительное отношение представляется неуместным. 

12.05

журнал CRE 9-10 (387-388)

Май (1-2)
CRE №9-10 Ознакомиться с PDF-версией можно ЗДЕСЬ   Номер вышел при поддержке MD Facility Management www.mdpm.ru   City&Malls PFM www.cmpfm.ru   Raven Russia www.rrpa.ru   Radius Group www.radiusrussia.com В НОМЕРЕ:   Фоторепортаж CRE Moscow AWARDS 2021: почти голливудская история   Девелопмент Не время перекраивать офисные карты   Актуально Из жизни принимающих отдыхающих Сможет ли ажиотажный спрос изменить отношение к южным курортам России?   Законодательство ...

Популярное

Сделка

Сделка по продаже «Пекина» завершена

Покупателем выступил входящий в «Союз Маринс Групп» «Гостиничный Комплекс «Жемчужина». Продавцом ОАО «Бэйджинг-Инвест» - структура ГК «Галс». Сумма сделки оценивалась в 4,8 млрд рублей.

17.06
Сделка

Сделка по продаже БЦ «Технополис Пулково» закрыта

«Корпорация Стерх» приобрела бизнес-центр площадью 43 тыс. кв. м. Это крупнейшая инвестиционная сделка на петербургском рынке офисов класса А за всю историю. Консультантом выступила компания JLL.
17.06
События

Pro FM открыла Центр Компетенций в Comcity

Управляющая компания открыла в офисном парке Центр Инженерных Компетенций. Торжественное мероприятие, посвященное открытию проекта, состоялось 9 июня.

17.06
Игроки рынка

O1 Properties стала более стильной

Инвестиционная компания обновила фирменный стиль и сформулировала основные ценности – создание условий для процветания бизнеса арендаторов, повышение экологической эффективности и развитие комфортной городской среды.

18.06
Назначения

Евгения Хакбердиева расширяет полномочия в Knight Frank

В дополнение к должности директора департамента Евгения назначена региональным директором департамента торговой недвижимости международной консалтинговой компании.

18.06
Сделка

Ozon арендовал склад в «RAUM Бугры» под DarkStore

Площадь арендованного помещения составила 3000 кв. м.
17.06
Сделка

«Норникель» приземлился в Renaissance Center

Компания арендовала в петербургском БЦ офисный блок площадью 450 кв. м. Брокером сделки выступила компания Bright Rich | CORFAC Int.

18.06

подпишись НА эксклюзивные новости cre