Кому это нужно
Ремонт в работающем офисе и до кризиса был явлением нередким. Но за последние годы эта тема получила новый импульс – благодаря активному перемещению компаний на рынке, оптимизации офисных площадей и поиску лучших арендных условий: у компаний появляется потребность оперативно адаптировать новые помещения под бизнес без прерывания рабочего процесса.
Подчас компаниям приходится переезжать в экстремально сжатые сроки – например, из-за конфликтной ситуации с собственником бизнес-центра. В этом случае сделать отделку в новом офисе не представляется возможным, и приходится затевать ремонт без отрыва от производства.
У бизнеса может поменяться корпоративный стиль, бренд-бук и появиться необходимость внедрения в офис новых элементов дизайна. Существующий офис может потребовать реновации из-за его неудовлетворительного технического состояния, необходимости увеличения рабочих мест, или сдачи части офиса в субаренду. Таким образом, ремонтно-строительные работы в действующем офисе - важная и востребованная услуга среди заказчиков: останавливать бизнес из-за ремонта, отправляя сотрудников в отпуск, или арендуя для них временные рабочие площади, не хочет никто.
Как планировать строительные работы
Капитальный, смешанный или косметический? Со сносом стен, заменой коврового покрытия или только мебели? Конечно же, сделать так называемую «косметику» в офисе, где продолжается работа, намного легче, чем капитальный ремонт с демонтажем стен, заменой инженерии, изменением назначений помещений. Однако, возможно всё, и мы участвовали в реализации ряда проектов, когда даже капитальный ремонт проводился в работающем офисе.
Если у компании несколько этажей, ремонт может осуществляться этажами. Возможно проводить реконструкцию офиса отдельными офисными блоками. Здесь все это индивидуально, и зависит от пожеланий /возможностей заказчика.
И в случае косметического, и в случае капитального ремонта проект, как правило делится, на ключевые этапы: клиент – самостоятельно (при помощи штатного сотрудника, компетентного в данной сфере) или с привлечением профессиональной управляющей компании – определяется со сроками и бюджетом проекта. Далее проводится тендер на выбор архитектурной компании, генерального подрядчика. После выбора контрагентов и заключения соответствующих договоров, собственно, начинается реализация проекта. Как правило, в процессе отделочных работ коллектив перемещается в те офисные зоны, где уже сделан ремонт. Работы, которые по тем или иным причинам нельзя или неудобно осуществлять днем (например, шумные виды работ, или работы, которые могут быть оперативно выполнены, но в отсутствии сотрудников на рабочем месте) проводятся ночью или в выходные дни.
Как минимизировать риски увеличения бюджета
Еще раз подчеркну, что очень важно четко определиться с бюджетом в самом начале проекта, обсудив основные моменты с компетентными специалистами. Делать ремонт, руководствуясь определенной стоимостью – гораздо эффективнее, чем сначала сделать архитектурный проект, а потом понять, что компания не располагает достаточными ресурсами для его реализации. А чтобы минимизировать риски увеличения бюджета, мы всегда рекомендуем клиентам до старта любых работ проводить тщательную оценку пространства и обследование инженерного оборудования.
Как сделать ремонт: шаг за шагом
Переделка ли это нескольких зон или фитаут с реконцепцией всего пространства, начать стоит с самых затратных по времени работ. Непременно обсудите с подрядчиками, смогут ли они установить специальное оборудование, минимизирующее риски ремонта для сотрудников: например, приборы-увлажнители, благодаря которым быстро оседает строительная пыль.
И хотя фазы фит-аута в работающем офисе, по сути, мало отличаются от стадий ремонта в помещении без людей и даже квартире, здесь, как никогда важна чёткость и пунктуальность подрядчика. Поэтому еще на этапе выбора контрагента предпримите максимум усилий, чтобы провести качественный, детальный тендер, и обратитесь к опыту других клиентов, которые работали с подрядчиком, чтобы удостовериться в его лояльности и добросовестности. Ну и, конечно, в договоре стоит максимально детально прописать ваше будущее сотрудничество – стоимость реализации проекта, сроки, фазы, материалы. Отдельного внимания заслуживает клининг. Пропишите четко в договоре, что реконструкция в работающем офисе требует от подрядчиков услуг по дополнительному клинингу. Другими словами, если ночью в офисе велись строительные работы, утром помещение должно быть в состоянии принять сотрудников.
Как позаботиться о сотрудниках
По неофициальной статистике, во время ремонта в компаниях, как правило, возрастает число уволившихся сотрудников. Чтобы этого не произошло, подготовьте персонал к возможным трудностям, но в то же время покажите преимущества обновленного пространства. При планировании ремонта мы рекомендуем собрать коллектив и разъяснить, что, где, когда и зачем будет происходить в офисе. В идеале – стоит сделать распечатку фаз ремонта с планом миграции сотрудников и указанием их новых рабочих мест в разные периоды. Здесь нужно чётко понимать, что эти постоянные переезды из помещения в помещение потребуют помощи представителей IT-отдела, грузчиков, специалистов по клинингу и других служб.
Вообще, будьте максимально открытыми с сотрудниками во время ремонта. Ну и лучший способ снизить градус напряжения и повысить лояльность коллектива в это непростое ремонтное время – небольшой внеплановый тимбилдинг в виде совместной игры в пейнтбол, посещения кинопремьеры или корпоративного ужина в ресторане неподалёку.
Ремонт в работающем офисе и до кризиса был явлением нередким. Но за последние годы эта тема получила новый импульс – благодаря активному перемещению компаний на рынке, оптимизации офисных площадей и поиску лучших арендных условий: у компаний появляется потребность оперативно адаптировать новые помещения под бизнес без прерывания рабочего процесса.
Подчас компаниям приходится переезжать в экстремально сжатые сроки – например, из-за конфликтной ситуации с собственником бизнес-центра. В этом случае сделать отделку в новом офисе не представляется возможным, и приходится затевать ремонт без отрыва от производства.
У бизнеса может поменяться корпоративный стиль, бренд-бук и появиться необходимость внедрения в офис новых элементов дизайна. Существующий офис может потребовать реновации из-за его неудовлетворительного технического состояния, необходимости увеличения рабочих мест, или сдачи части офиса в субаренду. Таким образом, ремонтно-строительные работы в действующем офисе - важная и востребованная услуга среди заказчиков: останавливать бизнес из-за ремонта, отправляя сотрудников в отпуск, или арендуя для них временные рабочие площади, не хочет никто.
Как планировать строительные работы
Капитальный, смешанный или косметический? Со сносом стен, заменой коврового покрытия или только мебели? Конечно же, сделать так называемую «косметику» в офисе, где продолжается работа, намного легче, чем капитальный ремонт с демонтажем стен, заменой инженерии, изменением назначений помещений. Однако, возможно всё, и мы участвовали в реализации ряда проектов, когда даже капитальный ремонт проводился в работающем офисе.
Если у компании несколько этажей, ремонт может осуществляться этажами. Возможно проводить реконструкцию офиса отдельными офисными блоками. Здесь все это индивидуально, и зависит от пожеланий /возможностей заказчика.
И в случае косметического, и в случае капитального ремонта проект, как правило делится, на ключевые этапы: клиент – самостоятельно (при помощи штатного сотрудника, компетентного в данной сфере) или с привлечением профессиональной управляющей компании – определяется со сроками и бюджетом проекта. Далее проводится тендер на выбор архитектурной компании, генерального подрядчика. После выбора контрагентов и заключения соответствующих договоров, собственно, начинается реализация проекта. Как правило, в процессе отделочных работ коллектив перемещается в те офисные зоны, где уже сделан ремонт. Работы, которые по тем или иным причинам нельзя или неудобно осуществлять днем (например, шумные виды работ, или работы, которые могут быть оперативно выполнены, но в отсутствии сотрудников на рабочем месте) проводятся ночью или в выходные дни.
Как минимизировать риски увеличения бюджета
Еще раз подчеркну, что очень важно четко определиться с бюджетом в самом начале проекта, обсудив основные моменты с компетентными специалистами. Делать ремонт, руководствуясь определенной стоимостью – гораздо эффективнее, чем сначала сделать архитектурный проект, а потом понять, что компания не располагает достаточными ресурсами для его реализации. А чтобы минимизировать риски увеличения бюджета, мы всегда рекомендуем клиентам до старта любых работ проводить тщательную оценку пространства и обследование инженерного оборудования.
Как сделать ремонт: шаг за шагом
Переделка ли это нескольких зон или фитаут с реконцепцией всего пространства, начать стоит с самых затратных по времени работ. Непременно обсудите с подрядчиками, смогут ли они установить специальное оборудование, минимизирующее риски ремонта для сотрудников: например, приборы-увлажнители, благодаря которым быстро оседает строительная пыль.
И хотя фазы фит-аута в работающем офисе, по сути, мало отличаются от стадий ремонта в помещении без людей и даже квартире, здесь, как никогда важна чёткость и пунктуальность подрядчика. Поэтому еще на этапе выбора контрагента предпримите максимум усилий, чтобы провести качественный, детальный тендер, и обратитесь к опыту других клиентов, которые работали с подрядчиком, чтобы удостовериться в его лояльности и добросовестности. Ну и, конечно, в договоре стоит максимально детально прописать ваше будущее сотрудничество – стоимость реализации проекта, сроки, фазы, материалы. Отдельного внимания заслуживает клининг. Пропишите четко в договоре, что реконструкция в работающем офисе требует от подрядчиков услуг по дополнительному клинингу. Другими словами, если ночью в офисе велись строительные работы, утром помещение должно быть в состоянии принять сотрудников.
Как позаботиться о сотрудниках
По неофициальной статистике, во время ремонта в компаниях, как правило, возрастает число уволившихся сотрудников. Чтобы этого не произошло, подготовьте персонал к возможным трудностям, но в то же время покажите преимущества обновленного пространства. При планировании ремонта мы рекомендуем собрать коллектив и разъяснить, что, где, когда и зачем будет происходить в офисе. В идеале – стоит сделать распечатку фаз ремонта с планом миграции сотрудников и указанием их новых рабочих мест в разные периоды. Здесь нужно чётко понимать, что эти постоянные переезды из помещения в помещение потребуют помощи представителей IT-отдела, грузчиков, специалистов по клинингу и других служб.
Вообще, будьте максимально открытыми с сотрудниками во время ремонта. Ну и лучший способ снизить градус напряжения и повысить лояльность коллектива в это непростое ремонтное время – небольшой внеплановый тимбилдинг в виде совместной игры в пейнтбол, посещения кинопремьеры или корпоративного ужина в ресторане неподалёку.
