Концепция huddle room: новый взгляд на офисное пространство

Причем многие исследователи отмечают комплексность изменений, ведь на то, какая концепция организации пространства будет популярной, влияют самые разные факторы, к примеру, рост популярности sharing economy и последующая популяризации коворкингов, развитие BYOD (bring-your-own-device) и повышение мобильности сотрудников, переход на проектный подход в работе и потребность в эффективном взаимодействии.

Группа Legrand изучает изменения в подходах к организации жилых и коммерческих пространств. Это позволяет иначе подходить к разработке продукции и предвосхищать запросы партнеров и клиентов. В контексте изучения темы обустройства офисного пространства специалисты Группы заметили, что переход к концепции Huddle room является глобальным трендом. Масштаб изменений поражает - согласно внутреннему исследованию, проведенному компанией, около 40% респондентов добавили в офис хотя бы одно пространство в таком стиле, а три четверти из них - два и более. В этой статье мы рассмотрим особенности концепции и подбор необходимого оборудования.
 
Что такое Huddle room?
 
Huddle room называют небольшое пространство (комната или часть помещения), оснащенное технологическим оборудованием для эффективной командной работы сотрудников. Такие пространства предназначены для проведения мозговых штурмов, регулярных встреч коллег для работы над длительным общим проектом, быстрых встреч для обсуждения идей и концепций – иногда всего на несколько минут, а также более продолжительных переговоров, таких как совещания по видеоконференцсвязи. В глобальном представлении Huddle room активно используются для организации совместной работы, ведь массовое внедрение agile-подхода создало потребность в объединении специалистов из разных подразделений для решения общей задачи.

Таким образом, концепция Huddle room значительно отличается от прошлого формата офисного пространства, в котором было одно вместительное помещение для переговоров, где, как правило, проводились формальные встречи и совещания продолжительностью не менее часа.
 
Для того, чтобы определить, необходимо ли оборудовать Huddle room в вашем офисе, пройдите короткий тест, разработанный специалистами Legrand:

- Планируете ли вы принимать на работу молодых специалистов, которые ценят возможности для совместной работы?
 

- Становится ли ваша компания более децентрализованной, растет ли в ней число удаленных работников и ежедневная потребность в видеоконференцсвязи?
 

- Ваш офис выполнен в формате open-space и в нем не хватает переговорных?
 

 
Если вы ответите «да» на любой из этих вопросов, вам стоит задуматься об обустройстве Huddle room.
 
Как организовать Huddle room?
 
В 64% случаев за обустройство huddle-пространств в офисах компаний-клиентов Группы отвечают IT-специалисты, а также административные работники и руководители департаментов. В связи с этим, перед ними встает вопрос объединения функциональности пространства, его дизайна и удобства для пользователей.

Список оборудования, которым комплектуются современные офисные пространства формата huddle room, совпадает для большинства компаний:

 
Тем не менее выбор возможных моделей в рамках каждой из вышеперечисленных категорий оборудования достаточно широк. Ориентироваться стоит, прежде всего, на компактность, мобильность, простоту установки, регулировки и хорошую совместимость интегрируемых устройств.

К примеру, надежным решением для отображения информации станут проекционные экраны. Существуют экраны с различными полотнами и механическими свойствами, выбрать оптимальный из которых можно с учетом освещения и архитектуры помещения. Выбор подходящих кронштейнов также важен. Они не только надежно закрепят дисплеи на стене, но и помогут эстетично скрыть за ними полочку с медиа-плейером или другим электронным устройством, которые впоследствии можно легко демонтировать.

При выборе системы видеоконференцсвязи особое внимание нужно уделить оконечным устройствам, в частности, камерам. Среди возможных эффективных решений – комплекты «все в одном». Они включают камеры, динамики и микрофоны, которые подключаются к USB-порту ПК без сложных настроек в формате “Plug and Play”, интегрируются с другими устройствами и легко работают с привычными приложениями ВКС. Камеры в этих устройствах отличаются высоким качеством передачи видео, а также обладают широким углом обзора, который позволяет снимать всех участников совещания, находящихся за столом.

Зачастую в комплекты входят компактные и функциональные удлинительные системы. Они обеспечивают прием-передачу аудио и видео. При этом они не ограничивают проектировщиков в процессе выбора камер, обеспечивая интеграцию аппаратных кодеков Cisco, Polycom в системах ВКС, с программными клиентами видеоконференций.

Конечно же, когда речь идет о Huddle room, подразумевается высокотехнологичное помещение с автоматизированным оборудованием. В связи с этим современные компании обращают все большее внимание на устройства, которые поддерживают технологии интернета вещей. Например, в линейке продуктов Legrand есть несколько решений в данной сфере – в частности, новая система для умного дома. Системы нужны для того, чтобы дистанционно, с помощью мобильного приложения, управлять работой оборудования в кабинете: от включения/выключения до диагностики работы всех устройств. Новая система для умного дома открыта к взаимодействию и интеграции с устройствами других компаний, работающих в области интернета вещей, а также поддерживает работу с самым популярным в стране голосовым помощником «Алиса» и «умными» колонками «Яндекс Станция». Управление устройствами системы возможно с помощью голосовых помощников Apple Siri, Google Assistant и Amazon Alexa.

Куда же прятать такое богатство электронных устройств, которые несмотря на крохотный размер Huddle Room должны там как-то разместиться? Стоит обратить внимание на специализированные полочки и шкафы, которые позволяют устанавливать оборудование либо в отдельно стоящем шкафу, либо во встроенном в мебель или даже прикрепленном снизу к поверхности стола.

В идеальных условиях Huddle room позволяет до минимума сократить простои между разными рабочими встречами благодаря легкому и быстрому подключению к инфраструктуре комнаты. Это касается и настройки видеосвязи, и проведения презентаций, и даже подзарядки мобильных устройств. Таким образом, организаторам пространства стоит ответить на следующий вопрос: как обеспечить удобный доступ сотрудников к розеткам, подключениям HDMI и USB, сетевым кабелям и другим инженерным коммуникациям, сохранив эстетичный дизайн небольшого помещения?

Одними из самых компактных и удобных в использовании решений для подключения к сети в Huddle room специалисты называют колонны и мини-колонны, а также напольные коробки («лючки»).

Колонны с системой Snap-On помогут вмонтировать электроустановочные изделия вровень с поверхностью крышки без суппортов, что обеспечит минимальную видимость систем. А если при небольшом пространстве потребуется прокладка магистральных кабелей, то возможно использование колонн в ультратонком исполнении. При небольшом штате и аренде коворкинга можно воспользоваться мобильными мини-колоннами, которые помогут вам развернуть новое рабочее место, заняв минимум пространства.

В современных организациях нередки ситуации, когда для решения срочной задачи требуется сформировать рабочую группу. В таких случаях скорость монтажа колонн будет важным фактором. К примеру, в серии колонн Legrand предусмотрена система безынструментального распорного механизма «Turn & Fix» - она позволяет в любой момент легко расширить функционал рабочего места.

Напольные коробки отличаются универсальностью применения: их можно устанавливать и с целью реновации пространства, когда ваш офис расположен в старом здании, и на новых объектах. Такие широкие возможности обеспечивают несколько типов конструкции. Обычно на рынке представлены 4 типа: стандартные, «вровень с полом», круглые и упрощенные.

Так как huddle room предназначены для эффективной проектной работы, наличие беспроводных зарядных устройств и USB-разъемов создаст дополнительные условия комфорта для рабочей группы. Сейчас ощутим масштабный переход на беспроводную зарядку самых разных гаджетов – уже в 2017 г. их количество составило полмиллиарда. Беспроводные зарядки можно установить вместо обычной розетки или в подготовленную монтажную коробку. Крайне важно, чтобы у устройства были две зарядные антенны, которые обеспечат надежную беспроводную передачу электроэнергии вне зависимости от того, как расположено мобильное устройство (горизонтально или вертикально). Кроме того, устройства должны иметь степень пыле- и влагозащиты IP44, чтобы влажная уборка или пролитый кофе не стали причиной катастрофы.
 
Зачем это бизнесу?
 
По результатам опроса компаний, которые оборудовали huddle-пространства, большинство отметили такие преимущества, как экономия времени и затрат на поездки сотрудников, улучшение взаимодействия между подразделениями, улучшение командной работы и повышение эффективности.

Среди прочих преимуществ huddle-room концепции были названы также: