Топ-5 digital-технологий для анализа эффективности использования офисов

На рынке офисной недвижимости начал формироваться спрос на технологии, позволяющие анализировать эффективность использования офиса. Только на базе таких данных можно правильно спланировать рабочее пространство и сэкономить на аренде. Все началось в период пандемии, когда в связи с гибридным графиком работы компании начали внедрять незакрепленные рабочие места и инструменты их бронирования. Такой шаг не только внес порядок в использование столов, но и при желании позволял собирать базовую аналитику по утилизации рабочих мест, а также переговорных и других зон в офисе.

Важной предпосылкой для внедрения таких технологий стало усложнение самого офисного пространства. На смену классическим планировкам приходит широкая типология рабочих станций: open-space, площадки для командной работы, переговорные различной вместимости, бизнес-лаунджи, кабинеты для Zoom-звонков и т.д. У топ-менеджмента компаний появился запрос на объективную информацию о том, насколько эффективно используются сотрудниками те или иные зоны офиса и сколько конкретно их требуется - ведь за счет этого можно снизить расходы на недвижимость.

Еще одним существенным фактором стало постепенное распространение на рынке мобильных приложений для управления офисным пространством, позволяющих качественно улучшить опыт взаимодействия сотрудников с рабочей средой. Распространение подобного программного обеспечения подтолкнуло компании к использованию получаемой статистики для принятия управленческих решений. Однако на практике они столкнулись с необходимостью верификации этих данных и начали изучать различные технологии, с помощью которых можно установить реальное время использования той или иной зоны офиса.

Будучи разработчиком собственного приложения Multispace, которое активно используется не только в нашей сети сервисных пространств, но также в офисах компаний Pridex, T1, MR Group, штаб-квартирах крупнейших банков и др., мы получили довольно большой опыт работы практически со всеми доступными технологиями сбора данных об использовании интерьеров и составили объективный обзор наиболее популярных.

Получить данные, подтверждающие или опровергающие статистику приложения, можно с помощью bluetooth-меток. В офисе выстраивается сеть из маячков, которые в довольно большом количестве устанавливаются в каждом кабинете, переговорных, зонах open-space, коридорах и взаимодействуют с устройствами пользователей.

При относительно небольшой стоимости - цена одного маячка составляет 2-3 тыс. руб. - у технологии есть существенный нюанс, который в контексте нашей задачи является недостатком. Особенность Bluetooth заключается в том, что данный метод может обеспечить высокую точность только в том случае, если маячки взаимодействуют с активными метками. Иными словами, сотрудники должны постоянно ходить с карточками СКУД, которые излучают сигнал и обмениваются им с маячками. В этом случае погрешность в определении места расположения объектов будет составлять приемлемые для нашей задачи два-три метра. Если же ответным сигналом служит Bluetooth на смартфонах, то технология работает откровенно плохо, так как операционная система постоянно отключает Bluetooth, что приводит к сбоям в накоплении информации.

К тому же классический СКУД с физическими носителями сам по себе является устаревшим инструментом, на смену которому приходят технологии Face ID. Вместе с ним утрачивает актуальность и система bluetooth-меток.

Сбор данных о том, как сотрудники используют офисные помещения, с помощью Wi-Fi подразумевает использование специальных точек доступа Wi-Fi с технологией триангуляции.

Мы долгое время работали с этим решением, экспериментируя на разных площадках и адаптируя к нему программное обеспечение. Первой масштабной инсталляцией стал Multispace Paveletskaya. Опыт, полученный на этом объекте, позволил всесторонне оценить реальные возможности Wi-Fi аналитики. 

На практике оказалось, что в условиях офисных планировок этот инструмент работает с низкой точностью позиционирования. Несмотря на заявления вендоров о том, что технология определяет местоположение человека с точностью до 5 метров, по факту мы имеем погрешность 7 -  7,5 метров. В результате, мы получаем массив неактуальных данных, на основе которых невозможно понять, в какой из переговорок находится человек, остался ли он в open space или ушел в соседний кофе-поинт.

Недостатком этого варианта также является высокая стоимость оборудования, которое в условиях новых санкций стало для российских заказчиков практически недоступно. Раньше одна точка доступа с триангуляцией стоила на 70 тыс. дороже, чем обычная Wi-Fi точка с сопоставимыми техническими характеристиками. При этом точки с возможностью триангуляции нужно развертывать с большей плотностью, что также увеличивает стоимость системы.

В целом использование данной технологии в офисном сегменте нерационально: специфика планировок затрудняет трактовку получаемых данных при значительных расходах на оборудование и софт.

Система видеоаналитики позволяет подтверждать данные, накапливаемые приложением, с помощью специальных камер наблюдения с технологией распознавания лиц. По сути это развитие классической системы СКУД, только без дверей и карточек. Камеры, как правило, устанавливаются на входах и в коридорах, а их программное обеспечение и аппаратные возможности позволяют фиксировать, как сотрудник перемещается между этажами, когда он приходит и уходит. Устройства не отслеживают, за каким столом сидит человек или в каком конкретно помещении он находится, однако собираемая ими информация может использоваться в качестве дополнительного инструмента подтверждения статистики бронирования рабочих мест и переговорных. Это абсолютно рабочий инструмент, который мы успешно развернули в штаб-квартире T1, в сети сервисных офисов Multispace и на других проектах.

Разумеется, у технологии есть особенности, которые важно учитывать при проектировании и развертывании системы: например, не все камеры видеонаблюдения можно перевести в режим распознавания лиц – для этого требуется специфическое оборудование. Качественная камера стоит 80 000 - 100 000 руб., лицензия на эту камеру - еще около 40 000 руб. В целом на одну точку распознавания потребуется 150 000-200 000 руб., включая затраты на серверное оборудование. Если на этаже два входа, то необходима установка 4 камер, общая стоимость которых составляет 600 - 800 тыс. руб.

Установить точное время использования рабочих мест можно с помощью специальных датчиков. Это оборудование представляет собой компактные устройства, которые устанавливаются под столом и с точностью до минуты определяют факт использования рабочего места. Таким образом компания получает важную информацию, сопоставление которой с данными приложения дает реальную картину активности сотрудников. В Multispace Paveletskaya и Multispace Dinamo выделены отдельные сектора с таким оборудованием.

Датчики являются вполне эффективным и доступным дополнительным инструментом, стоимость которого составляет около 10 тыс. руб. на одно рабочее место.

Распространение удаленных форматов работы вызвало спрос со стороны работодателей на программные решения, связанные с мониторингом активности пользователей корпоративных компьютеров. Очевидно, что качественные показатели отследить с помощью таких решений сложно, но уточнить общий срез данных – вполне.

Корпоративные аккаунты Office 365 и Zoom также располагают функционалом отчетов, которые позволяют получать статистику об активности учетных записей, проведенных встречах и вебинарах. В сочетании с данными о бронировании переговорных такая статистика может быть весьма полезна компаниям.

Таким образом, с помощью взаимоувязанных данных, получаемых одновременно от нескольких систем, существует возможность эффективного анализа активности персонала. Инструменты бронирования в сочетании с видеоаналитикой или датчиками использования рабочих мест могут рассматриваться как действительно эффективные и при этом вполне доступные решения. Стоимость базовых решений зависит от набора технологий и особенностей планировки офиса, но в целом вряд ли превысит 5 000 – 7 000 руб. на кв. м. Уверен, что спрос на сбор офисной статистики будет расти и в дальнейшем, а объективные данные использования интерьеров станут необходимыми для каждого проекта нового офиса.