На чем офисные сотрудники теряют время
Переход на гибридный формат работы внёс ряд важных изменений в то, как сотрудники пользуются офисом. Например, отсутствие закрепленных рабочих мест может стать причиной утреннего хаоса, когда пришедшие на работу сотрудники не могут оперативно распределить между собой рабочие места. Как правило, этот процесс организуют в ручном режиме – то есть делегируют административному персоналу, который распределяет места, занося поступающие заявки в Excel-таблицу. На практике такое решение имеет множество недостатков, а простой выбор и бронирование рабочего места может затянуться на 5-10 минут. Дополнительно сотрудник ежедневно тратит от 30 до 60 минут в день на решение таких бытовых вопросов, как организация видеозвонков, поиск коллег в офисе, оформление пропусков, очереди и ожидание в кафе и столовых и т. д. Все эти банальные организационные вопросы создают неудобства, отвлекают от работы, а в каких-то случаях могут вызывать раздражение и влиять на эффективность сотрудника в течение рабочего дня.
Что мобильное приложение может дать бизнесу
Мобильные приложения для управления офисом предусматривают ряд функциональных блоков, с помощью которых у сотрудников появляется возможность быстро и эффективно решать организационные и бытовые вопросы. Например, на поиск и бронирование рабочего места с помощью интерактивной карты уйдет менее минуты. Столько же потребуется на поиск в офисе коллеги. Выбор с помощью поисковых фильтров нужной переговорной и ее бронирование занимает в среднем 2 минуты, при этом приглашения на очную встречу или видеоконференцию придут всем участникам в зависимости от назначенного формата. Внешние участники автоматически получают ссылки для онлайн-входа в конференцию, сняв этот вопрос с организатора переговоров. Отдельные цифровые продукты предусматривают автоматизацию работы корпоративной столовой. Это позволяет избежать ожидания в очереди для оплаты и получения заказов, так как офисное приложение позволяет заказать еду в любом месте офиса и спуститься в столовую, когда заказ будет готов.
Переход на гибридный формат работы внёс ряд важных изменений в то, как сотрудники пользуются офисом. Например, отсутствие закрепленных рабочих мест может стать причиной утреннего хаоса, когда пришедшие на работу сотрудники не могут оперативно распределить между собой рабочие места. Как правило, этот процесс организуют в ручном режиме – то есть делегируют административному персоналу, который распределяет места, занося поступающие заявки в Excel-таблицу. На практике такое решение имеет множество недостатков, а простой выбор и бронирование рабочего места может затянуться на 5-10 минут. Дополнительно сотрудник ежедневно тратит от 30 до 60 минут в день на решение таких бытовых вопросов, как организация видеозвонков, поиск коллег в офисе, оформление пропусков, очереди и ожидание в кафе и столовых и т. д. Все эти банальные организационные вопросы создают неудобства, отвлекают от работы, а в каких-то случаях могут вызывать раздражение и влиять на эффективность сотрудника в течение рабочего дня.
Что мобильное приложение может дать бизнесу
Мобильные приложения для управления офисом предусматривают ряд функциональных блоков, с помощью которых у сотрудников появляется возможность быстро и эффективно решать организационные и бытовые вопросы. Например, на поиск и бронирование рабочего места с помощью интерактивной карты уйдет менее минуты. Столько же потребуется на поиск в офисе коллеги. Выбор с помощью поисковых фильтров нужной переговорной и ее бронирование занимает в среднем 2 минуты, при этом приглашения на очную встречу или видеоконференцию придут всем участникам в зависимости от назначенного формата. Внешние участники автоматически получают ссылки для онлайн-входа в конференцию, сняв этот вопрос с организатора переговоров. Отдельные цифровые продукты предусматривают автоматизацию работы корпоративной столовой. Это позволяет избежать ожидания в очереди для оплаты и получения заказов, так как офисное приложение позволяет заказать еду в любом месте офиса и спуститься в столовую, когда заказ будет готов.
«В гибридной модели сокращается время, которое сотрудник проводит в офисе. Вместе с этим меняется модель использования пространства. Это накладывает новые требования на инфраструктуру, использование которой должно быть максимально понятным и удобным, иначе ценное время сотрудников тратится на решение бытовых вопросов, а не на бизнес-задачи», — рассуждает Елизавета Голышева, директор по стратегии и продажам Multispace.
Каким будет результат
Широкое распространение гибридного формата работы в офисе, цифровизация бизнес-процессов и растущая сложность задач, стоящих перед сотрудниками, повышают стоимость рабочего времени персонала. Поэтому в современных условиях важно, чтобы офисная инфраструктура и правила ее использования были максимально понятны и эффективны. Тогда сотрудники смогут не отвлекаться на решение бытовых вопросов и получат все возможности сосредоточиться на своих непосредственных задачах.
Экономический эффект зависит от масштаба бизнеса и от модели использования офиса: чем выше коэффициент совместного использования рабочих мест, тем большую роль играет приложение в коммуникации между сотрудниками и офисной инфраструктурой. Например, для компании, располагающей штатом в 100 человек, использующих офис в гибридном режиме, экономия фонда оплаты труда (ФОТ) с учетом налогов и выплат составит около 9,5 млн. руб. в год, тогда как для корпорации, насчитывающей 5000 сотрудников — около 480 млн руб. в год.
«Очевидно, что интеграция офисного пространства в привычную для современного человека цифровую среду, — это вопрос, лежащий в плоскости продуктивности бизнес-процессов, — объясняет Алексей Курсин, директор по технологиям и инновациям, партнер Multispace. — В масштабах крупного бизнеса речь идет о сотнях миллионов рублей в год, что вполне сопоставимо с бюджетом на строительство нового офиса или реализацию качественного мотивационного проекта. Но более важно, что, используя приложение, мы избавляем сотрудников от рутины, тем самым направляя их энергию на эффективное решение актуальных задач».
