1. Офис не должен «натирать мозоли»
Одна из распространенных ошибок, которую компании допускают еще на этапе планирования нового офиса, - неправильная оценка требуемой площади. Во время ремонта или после переезда вдруг выясняется, что офис уже не соответствует потребностям компании: не хватает переговорных комнат, технических помещений, тесно даже в открытых рабочих зонах.
Раньше подобные ситуации часто возникали из-за стремительного роста экономики и пробуксовок в строительстве: пока здание вводилось в эксплуатацию, пока согласовывался проект и шли ремонтные работы, компания успевала вырасти. Было почти как в произведении у классика: «...за время пути собачка могла подрасти». Нынче подобное представить сложно, но даже сегодня в некоторых отраслях экономики есть компании, которые растут как на дрожжах (сюда можно отнести участников IT-, фарминдустрии и др.). Своим клиентам мы настоятельно рекомендуем заранее просчитать свои потребности — с прогнозом на несколько лет вперед. Разумеется, лучше взять офис с небольшим запасом, чем через полгода после переезда подыскивать себе новые площади.
«Примеряя» свои потребности к тому или иному бизнес-центру, важно помнить и другое: здание со сложной геометрией обладает высоким фактором потери полезной площади. Если вы переезжаете в круглое здание из офиса квадратной или прямоугольной формы, будьте готовы к сюрпризам. Скорее всего, вам понадобится больше площади, чтобы комфортно расположить то же самое количество сотрудников. Выступы, острые углы, круглые фасады – это красиво и эффектно, но не слишком экономично. Мы не раз были свидетелями того, как арендаторы в подобных ситуациях выкраивали свободные метры для рабочих зон за счет площади санузлов.
Нередко неправильная оценка требуемой площади связана в компании с плохой координацией между отделами - во время подготовки технического задания не всех спросили, не все учли... Обойти подводные камни помогут хорошие консультанты. Главное – не ошибиться с их выбором. Работайте с известными, зарекомендовавшими себя экспертами.
2. Дышите глубже, но... по очереди
Плохая работа инженерных систем может быть связана с ошибками в проектировании всего здания. Особенно часто от этого страдают высотные объекты, созданные не по СНИПам. Однако не всегда дело в этом. Важно понимать, что работа систем вентиляции и кондиционирования рассчитывается по действующим нормам. Эти нормы касаются не только объема подаваемого воздуха в единицу времени, но и количества находящихся в здании людей. Как только эти пропорции нарушаются, начинаются проблемы. Наибольший риск – слишком плотная рассадка сотрудников. Больше людей – больше тепла. Обычно в таких случаях дефицит воздуха принимают за жару и включают кондиционирование. Но тогда климатические системы охлаждают пыль, гоняя ее по всему офисному пространству. Вывод простой: рассчитывать вентиляционные системы и подбирать оборудование нужно под реальное, а не виртуальное количество людей.
Другая типичная ситуация в современном офисе: одному жарко, другому холодно. Знакомо, не правда ли? Причина проста: сэкономили на вентиляционных решетках. К большому сожалению, и хорошие, и плохие — внешне они выглядят абсолютно одинаково, что вводит несведущих людей в заблуждение. Хорошие вентиляционные решетки снабжены специальной регулировочным механизмом, работающим в режиме «влево-вправо», «верх-вниз». Эта технология позволяет правильно регулировать потоки воздуха. И хотя стоят они существенно дороже, стоит остановить свой выбор именно на них, иначе придется «доводить» оборудование с помощью скотча или других подручных средств.
3. Да будет свет! Рабочий, а не декоративный...
Сегодня наступила эпоха светодиодных светильников. Они экологичнее и экономичнее галогенных ламп, работают долго, не требуют частого обслуживания, но имеют один существенный минус в сравнении с традиционными аналогами: проблемы с качеством освещения. Дело в том, что с технологической точки зрения светодиоды – это лента, которую можно приклеить на любую поверхность. Эта простота открывает простор для фантазии, но не каждый светильник, идеальный для ванны, уместен в офисе: здесь свет должен быть не декоративным, а рабочим, равномерно освещающим рабочие поверхности, обладать комфортной температурой освещенности и качественным рассеивателем. К большому сожалению, огромное количество производителей акцентируют внимание на дизайнерских элементах, но не на качестве освещения. Конечно, отказываться от светодиодов не стоит, но подойти к выбору со вниманием нужно обязательно.
4. Тишина — самый подходящий офисный «саундтрек»
Хорошая звукоизоляция требует комплексных решений. И позаботиться об этом надо задолго до начала строительных работ. Все элементы ограждающих конструкций должны обладать хорошими звуконепроницаемыми характеристиками. Особое внимание следует уделить пространству над подвесным потолком – идеальному проводнику звуковых волн. Иногда арендаторы забывают, что качественное решение – это перегородка от пола до потолка, а не от пола до подвесного потолка. Исправить ситуацию полумерами не получится. Переделка инженерных сетей – это новый ремонт, деньги, время.
В контексте «звукового сопровождения» офисных будней стоит упомянуть и об ошибках с выбором напольного покрытия. Фальшпол, который очень популярен сегодня в рабочих интерьерах, довольно часто покрывают линолеумом. В итоге женские туфли становятся серьезным испытанием для всего офиса. Вместо линолеума используйте ковровое покрытие с ворсом. Оно будет гасить звуковые волны и сделает работу сотрудников более продуктивной.
5. Долой все запахи и ароматы!
Аромат кофе, сопровождающий рабочий процесс в офисе, не у всех сотрудников может вызывать восторг. Что же говорить о запахах еды... Основная ошибка – кофепоинты и кухни часто расположены слишком близко к рабочим зонам, переговорным комнатам, директорской зоне. Здесь рецепт один: внимательно проектировать офисное пространство. Впрочем, столь деликатная проблема может быть связана с ошибками в проектировании системы вытяжной вентиляции. Задача проектировщика – сделать так, чтобы запахи не «гуляли» из одной системы в другую.
6. Функциональность — во главе угла!
Часто бывает, что в офисе не хватает определенных зон, которые делают его гибким и многофункциональным. К примеру, помещение получилось просторным, но неудобным в использовании: не хватает переговорных комнат, зон для неформального общения, негде поговорить по телефону, провести импровизированный митинг с коллегами или организовать обучающий семинар.
На что следует обратить особое внимание, реализуя проект офисного интерьера? Во-первых, на переговорные комнаты. Возможно, именно для вас будут идеальными мобильные решения, например, когда одно большое многофункциональное пространство для конференций можно разделить на четыре одинаковые по размеру комнаты с автономными инженерными системами. Помещения зонируются с помощью трансформируемых перегородок от пола до потолка и в считанные минуты могут менять конфигурацию.
Любой сотрудник, работающий в открытом пространстве, время от времени нуждается в уединении, чтобы поговорить по телефону, сосредоточенно прочитать документацию, обдуманно ответить на важное письмо. Возможно, следует предусмотреть специальное пространство для подобных целей. Наш опыт показывает, что в современных офисах почти всегда не хватает таких небольших project-румов.
Арендаторы продолжают испытывать недостаток и в помещениях для хранения папок/документации. Для этих целей очень эффективно можно использовать пространство вдоль стен, предусматривая специальные шкафчики для хранения вещей, бумаг, рабочей корреспонденции. Сотрудники, работающие по системе hot desking, скажут большое спасибо за возможность оставлять свои рабочие принадлежности в подобной «камере хранения».
7. У пространства должно быть будущее!
Сегодня мы видим, с какими трудностями сталкиваются наши клиенты, решившие сдавать часть своего офиса в субаренду. Чаще всего нам приходится переделывать инженерный проект, чтобы обеспечить субарендаторов системами кондиционирования, вентиляции, пожаротушения и прочими необходимыми вещами. Чтобы избежать масштабных переделок, нужно с самого начала проектировать офис с возможностью перестраивать пространство по принципу конструктора Lego. Это не ведет к серьезному удорожанию проекта, но экономит средства при любом изменения конфигурации пространства. В наше непростое время эта предосторожность окупится многократно.
