Новости
Компании
Назад
9 Июня 2023, 9:07
Нестандартный стандарт
Нестандартный стандарт или как управлять офисами, чтобы они эволюционировали из стандартных рабочих мест в гибкие офисные пространства work-life balance. О том, что сейчас представляет из себя современный офис, какая классификация существует, остались ли стандарты в отношении рабочих мест и как этим всем управлять, рассказывает генеральный директор Apollax Space Иван Гуськов.
«Рабочее место при выполнении работ сидя» по ГОСТу 12.2.032-78 о системе стандартов безопасности труда, введенному в действие постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 26 апреля 1978 г. N 1102, должно было соответствовать антропометрическим, физиологическим и психологическим требованиям, а также характеру работы.
Выглядели эти характеристики по стандарту примерно так:
и составляли не много, не мало - 4.5 кв. м на одну сидящую трудовую единицу.
Офис в новом воплощении уже стал вторым домом, где люди завтракают и ужинают, занимаются йогой и слушают лекции о развитии, ходят в спортивный зал и даже спят.
Разработчики ГОСТов в 1978 году о таком не могли даже предположить.
Какой прогноз? Жизнь становится все активнее, а “понятные” сотрудники, работающие с 9 до 18 превращаются в космополитов, воспринимающих работу скорее как хобби, приносящее деньги. Пути обратно уже нет и вернуться за стандартный рабочий стол, отказавшись от лаунж зон или стильных переговорных комнат вряд ли кто-то захочет. И тут встает основной вопрос - как содержать в порядке всю эту офисную красоту и управлять помещением так, чтобы у сотрудников даже не закрадывалась мысль о том, что нужно докупить кофе или бумагу в принтер.
Моделей управления офисами немного. Собственник может:
1 - создать свою сервисную команду, являясь оператором гибкого пространства в собственном помещении и управляя им.
2 - привлечь профессионального управляющего оператора, который предложит либо классическую аренду, либо договор управления, либо гибридный вариант. При этом финансовая составляющая будет или фиксированная прибыль, или процент от арендного потока.
3 - сдать компании-пользователю, которая сама будет “заботится” о себе и решать все поступающие бытовые вопросы и запросы.
Мировая практика показывает, что самым эффективным и прибыльным, в первую очередь для собственника, является модель с привлечением оператора или управляющей компании, которая запускает творческий процесс и надзор одновременно. Ранее мы уже упомянули о стандарте 4,5 метров на человека, который был нормой всего 40-50 лет назад. Он существует и сейчас у ряда государственных компаний, но “подросший” до 10 метров на человека. Это, как правило, кабинетная рассадка.
Все бизнес-центры, класса А, которые были спроектированы за последние 10-20 лет, также предполагают 10-12 метров на одного человека. Для примера возьмем башню "Федерация" в ММДЦ “Москва-Сити”, где офисы планировались использоваться для крупных, статусных компаний. И здесь, конечно, было важно: просторные кабинеты директоров, большой ресепшен, и неплотная рассадка рядового персонала. Но время внесло свои коррективы и сейчас практически все площади разобрали абсолютно разные компании, которые используют их по большей части как офисы а-ля коворкинг или гибкое пространство.
В офисах Apollax Space порядка 70% арендаторов работают по сменному графику, где сотрудники приходят не каждый день и чаще всего пользуются переговорными комнатами, кафе или лаунж зонами. Учитывая это факт, мы реализовали свой стандарт, где проектируем примерно 6-7 квадратных метров на человека. И этого достаточно для того, чтобы люди чувствовали себя комфортно, ведь большая часть времени проходит не за столом. Можно сказать, что стандарт офиса не то, чтобы изменился, просто площади стали использовать более эффективно, применяя разные дизайнерские и мебельные решения.
Если раньше столы делались как-то Г-образно, то сейчас уже делают прямые столы. Если раньше у директоров все столы практически были с приставной тумбой и Т-образные, то сейчас мы все меньше наблюдаем такие брутальные конструкции. В нашей модели даже не предполагаются подстольные тумбы, потому что становится меньше бумажного документооборота и потребность в них отпадает. У нас есть арендатор очень крупная компания, которая недавно переехала к нам в в один из офисов. Они уже рассматривали гораздо меньше количества стеллажей хранения и в принципе предпочитают электронный формат работы, предполагая полностью уйти от бумажной волокиты. Это тоже облегчает – не нужно иметь архивы, причем серверный архив должен быть определенным образом оформлен и установлен. И если раньше были архивные комнаты и помещение специального назначения, определенным образом оборудованные пожарной сигнализацией, дымоудалением и так далее и именно это было сердце офиса, то сейчас есть серверная, но она гораздо меньше занимает площади.
Так например, мы подготовили индивидуальное решение для арендатора Ntechlab, который взял 209 рабочих мест в сервисном офисе Apollax Space Бригантина. В данном проекте были реализованы уникальные условия по расположению большой серверной, которая в силу технического задания арендатора не могла расположиться в бизнес-центре «Бригантина». Нашей задачей было оперативно найти подходящее помещение, заключить с ним договор аренды, и помочь реализовать оптический канал связи между зданиями. При этом кастомизация планировок под запрос Ntechlab и переезд персонала был организован в рекордно сжатые сроки и занял всего 10 дней.
Задача управляющей компании гибких офисов – это сделать очень эргономичное офисное пространство, чтобы компания могла там находиться и чувствовать себя “беспечно”. Управляющей компании важно не только создать это пространство, а еще научить правильно пользоваться им. Клининг, починка бытовый техники, заказ бумаги для канцелярии, поиски офис-менеджера, бесконечная рутина - именно эту рутину берет на УК. Так же как в хорошем ресторане должен быть не только интерьер и красивая подача блюд, но еще должны быстро и незаметно обслуживать, чтобы ты мог получить удовольствие от еды. Аналогичная задача и у управляющей компании.
В нашей практике, помимо договора аренды, мы применяем еще SLA (Service Level Agreement), где говорим на понятном языке, например, о том, как будем решать все проблемы. И это главная договоренность, которая определяет характер взаимоотношений заказчика услуги и ее исполнителя. SLA — договор, который позволяет регулировать уровень обслуживания и сроки между заказчиком и исполнителем и помогает сторонам контролировать услуги так, чтобы те соответствовали ожиданиям всех участников процесса. Если сломался стол, арендатору не надо делать заявку на сломанный стол. Он просто делает заявку, что у них человек не может работать, они не думают даже о причине этого. Нет необходимости разбираться в проблеме самостоятельно. Все отношения выстроены через SLA. Даже если выключилось электричество, арендатор понимает за какие сроки оно будет починено, либо какой дальше порядок действий, если за это время невозможно починить. Он не будет в подвешенном состоянии и уже на старте понимает, как этот офис будет жить и как он будет жить в этом офисе.
Собственнику помещения и оператору сервисных офисов как между супругами важно на берегу определить условиях совместного проживания, на каких стороны вступают в сотрудничество, так и при подписании договора аренды нужно предусмотреть будущие “удобства и неудобства”. Взаимодействие между ними является максимально важной, доверительной и экологичной составляющей как с человеческой точки зрения, так и в юридических аспектах.
Современные собственники понимают, что долгосрочные отношения, к которым они привыкли: сдать помещение напрямую арендатору на 5-7 лет и все это время надеяться, что его не сильно испортят, а может повезет и улучшат - в реалиях непредсказуемой экономики не работает. И на первый план выходят flexible системы, которые может организовать и поддерживать в живом состоянии профессиональный оператор гибких офисов.
Выглядели эти характеристики по стандарту примерно так:
и составляли не много, не мало - 4.5 кв. м на одну сидящую трудовую единицу.
Офис в новом воплощении уже стал вторым домом, где люди завтракают и ужинают, занимаются йогой и слушают лекции о развитии, ходят в спортивный зал и даже спят.
Разработчики ГОСТов в 1978 году о таком не могли даже предположить.
Какой прогноз? Жизнь становится все активнее, а “понятные” сотрудники, работающие с 9 до 18 превращаются в космополитов, воспринимающих работу скорее как хобби, приносящее деньги. Пути обратно уже нет и вернуться за стандартный рабочий стол, отказавшись от лаунж зон или стильных переговорных комнат вряд ли кто-то захочет. И тут встает основной вопрос - как содержать в порядке всю эту офисную красоту и управлять помещением так, чтобы у сотрудников даже не закрадывалась мысль о том, что нужно докупить кофе или бумагу в принтер.
Моделей управления офисами немного. Собственник может:
1 - создать свою сервисную команду, являясь оператором гибкого пространства в собственном помещении и управляя им.
2 - привлечь профессионального управляющего оператора, который предложит либо классическую аренду, либо договор управления, либо гибридный вариант. При этом финансовая составляющая будет или фиксированная прибыль, или процент от арендного потока.
3 - сдать компании-пользователю, которая сама будет “заботится” о себе и решать все поступающие бытовые вопросы и запросы.
Мировая практика показывает, что самым эффективным и прибыльным, в первую очередь для собственника, является модель с привлечением оператора или управляющей компании, которая запускает творческий процесс и надзор одновременно. Ранее мы уже упомянули о стандарте 4,5 метров на человека, который был нормой всего 40-50 лет назад. Он существует и сейчас у ряда государственных компаний, но “подросший” до 10 метров на человека. Это, как правило, кабинетная рассадка.
Все бизнес-центры, класса А, которые были спроектированы за последние 10-20 лет, также предполагают 10-12 метров на одного человека. Для примера возьмем башню "Федерация" в ММДЦ “Москва-Сити”, где офисы планировались использоваться для крупных, статусных компаний. И здесь, конечно, было важно: просторные кабинеты директоров, большой ресепшен, и неплотная рассадка рядового персонала. Но время внесло свои коррективы и сейчас практически все площади разобрали абсолютно разные компании, которые используют их по большей части как офисы а-ля коворкинг или гибкое пространство.
В офисах Apollax Space порядка 70% арендаторов работают по сменному графику, где сотрудники приходят не каждый день и чаще всего пользуются переговорными комнатами, кафе или лаунж зонами. Учитывая это факт, мы реализовали свой стандарт, где проектируем примерно 6-7 квадратных метров на человека. И этого достаточно для того, чтобы люди чувствовали себя комфортно, ведь большая часть времени проходит не за столом. Можно сказать, что стандарт офиса не то, чтобы изменился, просто площади стали использовать более эффективно, применяя разные дизайнерские и мебельные решения.
Если раньше столы делались как-то Г-образно, то сейчас уже делают прямые столы. Если раньше у директоров все столы практически были с приставной тумбой и Т-образные, то сейчас мы все меньше наблюдаем такие брутальные конструкции. В нашей модели даже не предполагаются подстольные тумбы, потому что становится меньше бумажного документооборота и потребность в них отпадает. У нас есть арендатор очень крупная компания, которая недавно переехала к нам в в один из офисов. Они уже рассматривали гораздо меньше количества стеллажей хранения и в принципе предпочитают электронный формат работы, предполагая полностью уйти от бумажной волокиты. Это тоже облегчает – не нужно иметь архивы, причем серверный архив должен быть определенным образом оформлен и установлен. И если раньше были архивные комнаты и помещение специального назначения, определенным образом оборудованные пожарной сигнализацией, дымоудалением и так далее и именно это было сердце офиса, то сейчас есть серверная, но она гораздо меньше занимает площади.
Так например, мы подготовили индивидуальное решение для арендатора Ntechlab, который взял 209 рабочих мест в сервисном офисе Apollax Space Бригантина. В данном проекте были реализованы уникальные условия по расположению большой серверной, которая в силу технического задания арендатора не могла расположиться в бизнес-центре «Бригантина». Нашей задачей было оперативно найти подходящее помещение, заключить с ним договор аренды, и помочь реализовать оптический канал связи между зданиями. При этом кастомизация планировок под запрос Ntechlab и переезд персонала был организован в рекордно сжатые сроки и занял всего 10 дней.
Задача управляющей компании гибких офисов – это сделать очень эргономичное офисное пространство, чтобы компания могла там находиться и чувствовать себя “беспечно”. Управляющей компании важно не только создать это пространство, а еще научить правильно пользоваться им. Клининг, починка бытовый техники, заказ бумаги для канцелярии, поиски офис-менеджера, бесконечная рутина - именно эту рутину берет на УК. Так же как в хорошем ресторане должен быть не только интерьер и красивая подача блюд, но еще должны быстро и незаметно обслуживать, чтобы ты мог получить удовольствие от еды. Аналогичная задача и у управляющей компании.
В нашей практике, помимо договора аренды, мы применяем еще SLA (Service Level Agreement), где говорим на понятном языке, например, о том, как будем решать все проблемы. И это главная договоренность, которая определяет характер взаимоотношений заказчика услуги и ее исполнителя. SLA — договор, который позволяет регулировать уровень обслуживания и сроки между заказчиком и исполнителем и помогает сторонам контролировать услуги так, чтобы те соответствовали ожиданиям всех участников процесса. Если сломался стол, арендатору не надо делать заявку на сломанный стол. Он просто делает заявку, что у них человек не может работать, они не думают даже о причине этого. Нет необходимости разбираться в проблеме самостоятельно. Все отношения выстроены через SLA. Даже если выключилось электричество, арендатор понимает за какие сроки оно будет починено, либо какой дальше порядок действий, если за это время невозможно починить. Он не будет в подвешенном состоянии и уже на старте понимает, как этот офис будет жить и как он будет жить в этом офисе.
Собственнику помещения и оператору сервисных офисов как между супругами важно на берегу определить условиях совместного проживания, на каких стороны вступают в сотрудничество, так и при подписании договора аренды нужно предусмотреть будущие “удобства и неудобства”. Взаимодействие между ними является максимально важной, доверительной и экологичной составляющей как с человеческой точки зрения, так и в юридических аспектах.
Современные собственники понимают, что долгосрочные отношения, к которым они привыкли: сдать помещение напрямую арендатору на 5-7 лет и все это время надеяться, что его не сильно испортят, а может повезет и улучшат - в реалиях непредсказуемой экономики не работает. И на первый план выходят flexible системы, которые может организовать и поддерживать в живом состоянии профессиональный оператор гибких офисов.
Назад
Загрузка...