Как оптимизировать проект реконструкции офиса

Руслан Кубрава, директор  S.A.Ricci Project Management
 
5363

Самая распространенная причина для реновации офиса - это его устаревание: несоответствие актуальным бизнес-процессам внутри компании, изношенность оборудования и обветшалая отделка. Структурные изменения бизнес-процессов в компании требуют новых схем взаимодействия в офисе, а устаревшие планировки затрудняют выстроенную по-новому коммуникацию - такой офис требует перепланирования. В свою очередь, несвежая отделка и «уставшее» оборудование создают дискомфорт, снижают производительность труда.

Чтобы адекватно оценить стоимость реконструкции, необходимо спрогнозировать объем предстоящих изменений. Зачастую компании, основываясь на поверхностной оценке предполагаемых преобразований, не укладываются в зарезервированные «непредвиденные расходы» и запланированные сроки в безуспешных попытках оптимизации того и другого. Ошибка в планировании может увеличить стоимость даже небольшого и несложного проекта в полтора-два раза, а то и больше. К примеру, одна из инвестиционных компаний, желая сэкономить на вложениях в отделку, подобрала себе офис, на первый взгляд, не требующий значительных изменений. Изначальное задание заключалось в создании лишь одного кабинета. Однако по итогам взаимодействия с заказчиком и изучения корпоративных стандартов компании стала очевидной необходимость переустройства всего пространства и перераспределения всех имеющихся инженерных систем, что вполне сравнимо со стоимостью обустройства нового офиса в shell&core, а нередко оказывается даже дороже.

Наша практика управления проектами fit-out показывает, что корректно оценить объем инвестиции в предстоящую реконструкцию рабочего пространства позволяет лишь четкое определение горизонта планирования, в рамках которого обозначаются минимальные и желаемые уровни требований к организации рабочего пространства. Ключевая задача на этом этапе - правильно сформулировать блок-факторы – то, без чего офис не сможет реализовать требования бизнеса к планировкам, инженерному обеспечению и минимальному уровню отделки. Очевидно, что для бэк-офиса банка и шоу-рума премиального часового бренда требования к отделке помещений будут совершенно разными. Это касается в том числе таких параметров, как акустический комфорт, размещение рабочих и неформальных зон в проекте. К примеру, требования к акустике в бэк-офисе могут быть разноуровневыми: организация шумопоглощения в мебельных решениях при создании индивидуальных рабочих мест может быть обязательным фактором, а общий акустический комфорт офиса – опциональным.

Также, например, если в офисе предполагается периодическое переустройство рабочих мест, изменение структуры их размещения, то организация фальшпола будет обязательным условием комфортных перестановок, а в случае стабильности планировок от нее можно отказаться. Объективная необходимость наличия зон коллаборации для сотрудников также должна быть обоснована спецификой деятельности бизнеса. Любой из этих аспектов нужно подвергнуть детальной оценке, прежде чем внедрять в качестве конкретного решения.

Следующий шаг - анализ потенциала офиса. Оценив работоспособность инженерного оборудования, гибкость или возможность адаптации планировочных решений под требования бизнеса, можно будет говорить о целесообразности тех или иных изменений. Дать оценку помещению поможет выбранный компанией подрядчик, обладающий опытом и достаточными компетенциями в вопросах создания офисных пространств.

Бюджетирование вариантов на основании сценарных подходов позволит принять взвешенное решение об оптимальном объеме затрат на улучшение офиса. Иногда может оказаться, что лучшее решение – поиск другого объекта, потому что достижение требуемых параметров в имеющемся офисе бессмысленно дорого. Или наоборот, косметических изменений вполне достаточно для эффективной работы компании в рассматриваемой перспективе. Именно на этом этапе должно приниматься решение об оптимальном объеме или отказе от инвестиций в модернизацию имеющегося пространства.

Дальнейший алгоритм программирования проекта прост. Необходимо определить процедуру отбора участников проекта – лучше простого тендера может быть только тендер в несколько этапов.

В результате тендера необходимо выбрать участников соответствующей (а не избыточной) квалификации: странно (и очень дорого) привлекать крупные строительные компании, если в офисе требуется поменять только напольное покрытие (такую работу, например, могут выполнить поставщики покрытия) или заменить устаревшее освещение на диодное.

И финальный - один из ключевых этапов - организация контроля за качеством, стоимостью и сроками: у заказчика будет значительно больше уверенности в успешной реализации проекта, в качестве строительства или ремонта, если исполнители будут знать, что результаты их труда ждет независимая строительная экспертиза.
 


иГРОКИ РЫНКА

Kubrava Project Management

Кубрава Руслан

Управление строительством

S.A.Ricci Project Management

Материалы по теме

Экспертный анализ

Молодежь заинтересовалась офисами

Специалисты ГК «Экоофис» проанализировали статистику обращений со стороны арендаторов офисных помещений на объектах компании за последние пять лет. Согласно полученным данным, доля обращений со стороны арендаторов возрастной группы 20-25 лет с начала 2013 г. выросла в три раза.
19.03
Точка зрения

О перспективах «гибких» офисов

Ирина Баева, управляющий директор компании Regus в России

26.02
Экспертный анализ

У кого в Москве самые комфортные офисы?

Самыми комфортабельными офисами в Москве располагают американские компании, интерьеры которых предусматривают в среднем 12 кв. м на каждого сотрудника. Данный показатель на 13% выше среднего уровня плотности рассадки сотрудников – 10,5 кв. м на человека. 

21.02

журнал CRE 16 (415)

Сентябрь 2
Очередной номер журнала CRE вышел из печати. Журнал выпущен при поддержке: ADG group Лаврушинский   УК «Сити»   MD Facility Management   Raven Russia   Radius Group   O1 Standard   В НОМЕРЕ:   Актуально БИЗНЕС ПОЛЮБИЛ ТИШИНУ Депутаты закрепили термин «контрсанкционная информация» - что это означает для рынка?     Тема номера ЗЕЛЁНЫЙ И УСТОЙЧИВЫЙ Актуальна ли сегодня ESG-повестка?   Тенденции КТО НА НОВЕНЬКОГО? Станут ли бондовые склады «убийцами российского рете...

Популярное

Источник: cre.ru
Рейтинг

Топ-10 самых читаемых новостей за неделю (19-25 сентября)

Итоги CRE Federal Awards 2022, пополнение портфеля Parus Asset Management и строительные проекты владельца «Первой мебельной фабрики», инфраструктурные проекты в Кронштадте и Подмосковье, а также ключевые статьи из сентябрьского CRE – в нашей традиционной подборке.
25.09
Источник: CRE
Сделка

«Сима-ленд» арендовал крупный склад в Подмосковье

Уральский интернет-ритейлер занял 42 тыс. кв. м в логопарке «Быково» компании «Логопарк менеджмент». Годовая аренда здесь может стоить до 370 млн рублей. Консультантом сделки выступила компания Knight Frank Russia.

26.09
Источник: Пресс-служба КОКОН
Сделка

На Гашека сняли офис

В ЖК на ул. Гашека арендован ВИП-офис.
 
23.09
Источник: Пресс-служба «МонолитХолдинг»
Назначения

В «МонолитХолдинг» - новое назначение

Гасан Архулаев занял должность председателя правления ГК «МонолитХолдинг».
 
23.09
Источник: Пресс-служба Bright Rich
Сделка

Склад для «Ре:Бас»

В складском комплексе «Химиков 10» арендовано помещение.

23.09
Источник: CRE
Сделка

Росгосстрах арендовал офис в БЦ Atlantic City

Площадь помещений, арендованных страховой компанией, составила 1 800 кв. м. Брокером сделки выступила компания Rekorb.
26.09
Источник: cre.ru
Игроки рынка

ПЭК открыл филиал в Таджикистане

Мультисервисный оператор логистических услуг проводит экспансию на рынок Средней Азии и открывает первый филиал в столице Таджикистана — Душанбе. 

29.09

подпишись НА эксклюзивные новости cre