5 принципов успешного менеджмента проектов офисов

Любой проект по созданию офисной недвижимости – это не только идея и ее воплощение, но и четкий менеджмент, без которого невозможно достижение идеального результата. О пяти ключевых этапах проекта строительства офиса и задачах на каждом из них рассказывает Руслан Кубрава, генеральный директор S.A. Ricci Project Management. 
1) Анализ исходных данных. На старте проекта необходимо собрать и проанализировать все имеющиеся данные. Речь не только о помещении, а о более широком и глубоком анализе. Необходимо уже в начальной точке проекта понимать, какой результат необходим заказчику и какие показатели эффективности станут для него основой объективной оценки успешной реализации проекта. Конечная цель – получить на выходе готовый офис, однако этой задаче могут сопутствовать такие, как быстрый переезд или оптимизация бюджета. Всесторонний анализ позволит учесть эти факторы, и команда проекта сможет выполнить все пункты в чек-листе, с которым в дальнейшем будет сверяться заказчик.

2) Программа проекта. Программа проекта и его строительный график – это не одно и то же, а два документа, согласованные друг с другом и дополняющие друг друга. План реализации проекта должен быть открытым и понятным заказчику и содержать в себе ключевую цель проекта. Главная задача программы – избежать последующих рисков, и для этого необходимо при проработке программы сконцентрироваться на выборе архитекторов и подрядчиков и нюансах работы с ними. Например, если проект предусматривает поэтапное финансирование, это стоит обозначить заранее и выбрать подрядчика с достаточной финансовой прочностью, чтобы избежать финансовых разрывов и приостановки работ.  

3) Построение команды. После первых двух этапов, включающих в себя анализ данных и составление программы, необходимо акцентировать внимание на выборе авторов и исполнителей проекта. Проводить предварительную квалификацию возможных участников необходимо, основываясь на специализации подрядчиков и успешной экспертизе в конкретном типе проектов (создание фронт- или бэк-офисов, помещений для IT-компаний, банков и т.д.). На этом же этапе происходит координация и организация всей команды. Для ее построения очень важно иметь от каждого звена проекта конкретного руководителя, отвечающего за принятие решений. Когда в проекте существует цепочка согласований между всеми участниками, очень важно, чтобы на каждой стороне присутствовал представитель, обладающий правом для принятия решения: это позволит процессу двигаться в графике и избежать недопонимания между подрядчиками.

4) Мониторинг и координация. Чтобы эффективно управлять проектом создания офиса, необходимо выделить ключевые этапы (чек-пойнты) процесса и расставить задачам приоритеты. Если в какой-то части процесса происходит задержка сроков – к примеру, заказчик не уверен в предлагаемых мебельных решениях и не утверждает подготовленный дизайн-проект в срок, - то, в случае, если решения в части строительно-монтажных работ могут быть согласованы, целесообразно не откладывать проведение тендера на выбор подрядчика: это позволит сохранить первоначальный график. Важно понимать, что проблемный процесс строительства не равен проблемному проекту, если удается заставить всех участников работать в едином режиме. В нашей практике был случай, когда наша команда начала работу над проектом спустя несколько месяцев после его старта, с риском несвоевременного завершения. Однако нам удалось нагнать отставание и осуществить переезд заказчика в ранее поставленные сроки. При грамотной координации и взаимодействии возможно свести риски к минимуму и добиться для заказчика оптимального результата.

5) Отчетность. В рамках проектного управления необходимо установить систему регулярных отчетов по конкретным отдельным задачам и контролировать статус их выполнения. Оптимально разбить весь процесс на недели и определить задачи, которые должны быть выполнены к четко установленным датам. Так, если возникнет риск отклонения от плана, процесс можно оперативно вынести на другой уровень, чтобы достичь требуемой динамики и результата. Заказчик также сможет понятно отслеживать продвижение процесса и получать конкретные ответы от исполнителя. Без поэтапной отчетности есть риск только в финале проекта понять, что какой-либо процесс идет не по плану или нуждается в изменениях, когда потерянное время уже не вернуть.   


иГРОКИ РЫНКА

S.A.Ricci Project Management

Кубрава Руслан

Управление строительством

S.A.Ricci Project Management

Материалы по теме

KnowHow

Как улучшить жизнь сотрудников в open space?

Последнее десятилетие главенствующее место в офисном пространстве занял open space. Так, согласно исследованию, проведенному компанией PRIDEX, в 2017 г. доля сотрудников, располагающихся в open space, составила 92%.
02.07
KnowHow

Как оптимизировать проект реконструкции офиса

Руслан Кубрава, директор  S.A.Ricci Project Management
 
04.06
KnowHow

Где разместить компанию?

Елена Земцова, управляющий партнер компании Delta Estate

25.12

журнал CRE 6 (342)

15-31.03.2019
Стрит-ритейл Москвы  По итогам 2018 года суммарный объем площадей формата стрит-ритейла Москвы составил 583,6 тыс. кв. м. Звездные войны Премьер-министр Дмитрий Медведев утвердил положение об обязательной классификации гостиниц. В правительстве решили смягчить изначальный вариант, отказавшись, например, от идеи присваивать хостелам ключи по аналогии со звездами для отелей. Современный рынок PFM: прежние вопросы в новом году В конце февраля состоялся ежегодный XII PFM ...

Популярное

Игроки рынка

Burger King потроллил Starbucks

Сеть ресторанов высмеяла безграмотность официантов сети кофеен.
18.03
Назначения

CBRE запустила новое направление

Команда стрит-ретейла под руководством Юлии Назаровой присоединилась к отделу торговых помещений CBRE.
 
21.03
В мире

Starbucks вложит $100 млн в стартап

Сеть инвестирует $100 млн в развитие технологий для ретейлеров.
21.03
Проект

Новосибирские компании инвестируют в Москву

В Путилково новосибирская девелоперская компания приобрела земельный участок для реализации районного ТРЦ.
 
21.03
Проект

РЖД мечтает о гигантском офисе

РЖД планирует построить новый офис за 72 млрд руб.
 
21.03
Сделка

Cofix привлекла экс-президента «Азбуки Вкуса»

Сеть кофеен Cofix планирует в течение пяти лет увеличить число своих заведений в России до 1000 точек. Для экспансии сеть привлекла нового партнера, которым стал экс-президент «Азбуки вкуса» Владимир Садовин.
18.03
Открытие

Что включает вторая очередь «Орджоникидзе 11»?

В начале марта состоялось техническое открытие второй очереди Дисконт-центра «Орджоникидзе 11».
 
21.03

подпишись НА эксклюзивные новости cre