5 принципов успешного менеджмента проектов офисов

Любой проект по созданию офисной недвижимости – это не только идея и ее воплощение, но и четкий менеджмент, без которого невозможно достижение идеального результата. О пяти ключевых этапах проекта строительства офиса и задачах на каждом из них рассказывает Руслан Кубрава, генеральный директор S.A. Ricci Project Management. 
4888

1) Анализ исходных данных. На старте проекта необходимо собрать и проанализировать все имеющиеся данные. Речь не только о помещении, а о более широком и глубоком анализе. Необходимо уже в начальной точке проекта понимать, какой результат необходим заказчику и какие показатели эффективности станут для него основой объективной оценки успешной реализации проекта. Конечная цель – получить на выходе готовый офис, однако этой задаче могут сопутствовать такие, как быстрый переезд или оптимизация бюджета. Всесторонний анализ позволит учесть эти факторы, и команда проекта сможет выполнить все пункты в чек-листе, с которым в дальнейшем будет сверяться заказчик.

2) Программа проекта. Программа проекта и его строительный график – это не одно и то же, а два документа, согласованные друг с другом и дополняющие друг друга. План реализации проекта должен быть открытым и понятным заказчику и содержать в себе ключевую цель проекта. Главная задача программы – избежать последующих рисков, и для этого необходимо при проработке программы сконцентрироваться на выборе архитекторов и подрядчиков и нюансах работы с ними. Например, если проект предусматривает поэтапное финансирование, это стоит обозначить заранее и выбрать подрядчика с достаточной финансовой прочностью, чтобы избежать финансовых разрывов и приостановки работ.  

3) Построение команды. После первых двух этапов, включающих в себя анализ данных и составление программы, необходимо акцентировать внимание на выборе авторов и исполнителей проекта. Проводить предварительную квалификацию возможных участников необходимо, основываясь на специализации подрядчиков и успешной экспертизе в конкретном типе проектов (создание фронт- или бэк-офисов, помещений для IT-компаний, банков и т.д.). На этом же этапе происходит координация и организация всей команды. Для ее построения очень важно иметь от каждого звена проекта конкретного руководителя, отвечающего за принятие решений. Когда в проекте существует цепочка согласований между всеми участниками, очень важно, чтобы на каждой стороне присутствовал представитель, обладающий правом для принятия решения: это позволит процессу двигаться в графике и избежать недопонимания между подрядчиками.

4) Мониторинг и координация. Чтобы эффективно управлять проектом создания офиса, необходимо выделить ключевые этапы (чек-пойнты) процесса и расставить задачам приоритеты. Если в какой-то части процесса происходит задержка сроков – к примеру, заказчик не уверен в предлагаемых мебельных решениях и не утверждает подготовленный дизайн-проект в срок, - то, в случае, если решения в части строительно-монтажных работ могут быть согласованы, целесообразно не откладывать проведение тендера на выбор подрядчика: это позволит сохранить первоначальный график. Важно понимать, что проблемный процесс строительства не равен проблемному проекту, если удается заставить всех участников работать в едином режиме. В нашей практике был случай, когда наша команда начала работу над проектом спустя несколько месяцев после его старта, с риском несвоевременного завершения. Однако нам удалось нагнать отставание и осуществить переезд заказчика в ранее поставленные сроки. При грамотной координации и взаимодействии возможно свести риски к минимуму и добиться для заказчика оптимального результата.

5) Отчетность. В рамках проектного управления необходимо установить систему регулярных отчетов по конкретным отдельным задачам и контролировать статус их выполнения. Оптимально разбить весь процесс на недели и определить задачи, которые должны быть выполнены к четко установленным датам. Так, если возникнет риск отклонения от плана, процесс можно оперативно вынести на другой уровень, чтобы достичь требуемой динамики и результата. Заказчик также сможет понятно отслеживать продвижение процесса и получать конкретные ответы от исполнителя. Без поэтапной отчетности есть риск только в финале проекта понять, что какой-либо процесс идет не по плану или нуждается в изменениях, когда потерянное время уже не вернуть.   


иГРОКИ РЫНКА

Kubrava Project Management

Кубрава Руслан

Управление строительством

S.A.Ricci Project Management

Материалы по теме

KnowHow

Как улучшить жизнь сотрудников в open space?

Последнее десятилетие главенствующее место в офисном пространстве занял open space. Так, согласно исследованию, проведенному компанией PRIDEX, в 2017 г. доля сотрудников, располагающихся в open space, составила 92%.
02.07
KnowHow

Как оптимизировать проект реконструкции офиса

Руслан Кубрава, директор  S.A.Ricci Project Management
 
04.06
KnowHow

Где разместить компанию?

Елена Земцова, управляющий партнер компании Delta Estate

25.12

журнал CRE 17 (395)

Октябрь 1
Журнал CRE №17 (395) доступен как в печтной версии, так и в PDF-формате. Ознакомиться с PDF-версией можно ЗДЕСЬ Номер выпущен при поддержке: Union Brokers unionbrokers.ru/     MD Facility Management www.mdpm.ru   Raven Russia www.rrpa.ru   Radius Group www.radiusrussia.com В НОМЕРЕ:  Актуально НЕПРОСТОЕ БУДУЩЕЕ ВРЕМЯ Прогнозы на ближайшие перспективы исключают локдаун   Тема номера ВРЕМЯ КУРЬЕРА Почему доставка остается ложкой дегтя для развития e-commerce и омникан...

Популярное

Рейтинг

Топ-10 самых читаемых новостей за неделю (4 - 10 октября)

Назначения в CBRE, FM-оператор для Павелецкой Плазы, открытие ТРЦ Грозный Молл и отчет об офисной конференции, организованной CRE Event.
11.10
Игроки рынка

LCM выделила услуги для ритейлеров в отдельное направление

Сейчас LCM Retail сотрудничает с 20 ритейлерами, заинтересованными в активной экспансии в регионы.
11.10
Проект

«Пионер» приступил к строительству торгово-офисного центра

Общая площадь ТОЦ Botanica составит почти 90 тыс. кв. м. Ввод запланирован на 2024 год.
13.10
Назначения

В Cushman & Wakefield 5 новых назначений

Компания объявила о назначениях международных партнеров и партнеров по региону ЕМЕА.
14.10
Сделка

«Сберлогистика» арендует 55 000 кв. м под Воронежем

Компания займет складские помещения в логистическом комплексе «XXI век», первая очередь которого будет введена в эксплуатацию в 2022 году.
12.10
Назначения

Павел Люлин расстался с SVN

Павел Люлин, бывший управляющий директор SVN Eastward Property Management, заявил об уходе из компании. 
14.10
Открытие

В Москве появился крупнейший даркстор Vprok.ru Перекрёсток

X5 Group открыла самый крупный даркстор Vprok.ru Перекрёсток общей площадью 37 тыс. кв. м в Саларьево.
13.10

подпишись НА эксклюзивные новости cre