Еще лет пять назад рабочее пространство ассоциировалось исключительно со стационарным столом или индивидуальным кабинетом. Постепенно мобильные технологии и автоматизация процессов трансформировали требования к офисам, а период самоизоляции сделал абсолютной нормой удаленную работу и ускорил глобальный переход от фиксированного к гибкому. На этом фоне компании начали активно внедрять стратегию Activity-based working (ABW), которая подразумевает адаптацию офисного пространства под потребности и деятельность сотрудников.
ABW – это архитектурная концепция, в основе которой лежит интеграция в офис различных функциональных пространств, соответствующих бизнес-процессам в компании. Вместо стандартных смешанных планировок и закрепленных мест принцип agile предлагает различные типологии рабочих зон, которые каждый может выбирать в свободном режиме и использовать в зависимости от особенностей своей деятельности. Это могут быть открытые пространства, индивидуальные закрытые комнаты для сосредоточенной работы, переговорные различной вместимости, бизнес-лаунджи, командные зоны, soft-пространства для отдыха и неформального общения, звукоизолированные помещения для ВКС-сессий, телефонные кабины для тихих звонков, библиотеки и др.
Основными идеологами концепции выступали международные корпорации, которые имеют длительный опыт применения ABW, тогда как российские игроки только начали вставать на этот путь. В текущей ситуации мировые бренды приостанавливают свою деятельность в России либо и вовсе покидают рынок, что заставляет задуматься о будущем всех новых практик.
Только 5% офисов отказались от кабинетов
Готовы ли российские игроки внедрять концепцию ABW? Мы видим, что многие локальные компании все еще воспринимают идею гибкого офиса с осторожностью. Топ-менеджеры нередко считают, что, оказавшись в open-space, лишатся личного пространства. Плюс, кабинетная система (начальник отдельно, сотрудники отдельно) обеспечивает субординацию.
По последним данным, менее 5% исследуемых российских офисов полностью отказались от кабинетной работы, еще меньше компаний имеют незакрепленные рабочие места и отказываются от классических кабинетов для руководства.
Но тренд меняется и сегодня необходимость оптимизировать затраты на содержание офисов и обеспечить эффективность бизнес-процессов в условиях гибридной работы уже заставляет компании все больше задумываться о переходе на гибкие форматы. Темой трансформации увлечен весь топ-менеджмент, от руководителей крупнейших госкорпораций до небольших стартапов. Уверена, что успешное тестирование этими компаниями концепции ABW в самое ближайшее время создаст новый положительный опыт, обеспечивая популяризацию agile-подхода.
Однако, для внедрения agile необходимо не только перестроить пространство офиса, но и провести глубокую аналитику всех бизнес-процессов со сбором большого количества данных, а также подготовить команду для внедрения новых подходов.
Полмиллиона в год за каждый лишний стол
В обычных офисах, даже без учета гибридной формы работы, ежедневно занято около 80-90% рабочих мест (кто-то в этот день на встречах или переговорах, кто-то - в командировке, в отпуске или на больничном). При этом стоимость одного рабочего места в Москве может достигать 500 тыс. рублей в год. Применение гибкого подхода к организации офиса позволяет компаниям не переплачивать – в офисе, спроектированном по принципам ABW, есть ровно столько рабочих мест, сколько нужно на текущий момент.
Допустим, в компании 500 человек. При расчете пиковых значений загрузки офиса оказалось, что единовременно в офисе присутствуют около 350 человек. Очевидно, что можно уменьшить этот офис на 15% либо выделить часть этой площади под дополнительную инфраструктуру. Если же расчетное значение иногда будет превышаться, предусматриваются рабочие места за счет неформальных зон или лаунж-пространств.
Собранная из разных источников BIG DATA помогает определить, насколько эффективно используется каждое рабочее пространство и почему, каких пространств не хватает сотрудникам. В результате такая информация помогает оптимизировать «квадратные метры». Общая площадь офиса может быть в два раза меньше, но при этом сотрудники будут чувствовать себя комфортно. В итоге офис, рассчитанный на 400 рабочих мест, при правильной планировке вместит 700 человек, а аренда обойдется на 20-30% дешевле.
Важно понимать, какой процент рабочего времени люди тратят на тот или иной вид задач. Например, в рамках анализа работы различных подразделений выясняется, что они бы хотели 100% работы с документацией делать в отдельных кабинетах. Подсчитав, что такие специалисты тратят на этот вид деятельности около 50% времени, мы понимаем, что на 10 человек нужно пять кабинетов. Если же на эту работу у каждого уходит 10–15% времени, то им достаточно одного-двух кабинетов. Или альтернативно, можно создать тихое пространство для сконцентрированной работы на необходимое количество человек, решив эту задачу одной типологией и удовлетворяя запрос от разных подразделений.
В целом, сегодня в большинстве офисных зданий эффективно утилизируется менее 50% площадей, а значит расходы компании на сотрудника, который не использует свое рабочее место, являются пустой издержкой.
100 тысяч новых метров для гибрида
Российский рынок специфичен тем, что площадкой для развития гибких форматов стали преимущественно сервисные, а не классические офисы. Именно они являются носителями практик глобальных корпораций и именно они, в первую очередь, будут их продолжать. Мы видим, что рынок сервисных пространств, несмотря на тяжелую кризисную ситуацию, очень активно развивается. Этот год уже стал рекордным по открытиям: за первые три квартала 2022 года объем сервисных офисов по данным NF Group вырос на 38% по отношению к аналогичному периоду прошлого года. Сети запустили более 15 проектов в объеме более 100 тыс. кв. метров, а с учетом строящихся площадок, 2022 год станет абсолютным рекордсменом за последние пять лет по объему нового предложения. В числе крупнейших премьер – Multispace Dinamo в БЦ Арена, Business Сlub в БЦ Искра-Парк, Flexity на Овчинниковской набережной, Code Рябовская и другие.
Более 60% всего объема сервисных офисов сейчас занимают российские компании, в том числе и государственные, а это говорит о том, что гибкие концепции принимаются российскими структурами, причем даже самыми консервативными. Концепция абсолютно точно работает для таких сфер как IT, банки, финтех, e-commerce, FMCG и в целом для большинства технологичных компаний и крупных управленческих структур.
Спрос на услуги гибких офисов сохраняется и при текущей конъюнктуре рынка, когда многие компании сокращают горизонты планирования, стремятся сэкономить на капитальных затратах и ищут гибкие условия для расширения и оптимизации площадей. Игроки, которые планируют переезды, рассматривают формат ABW в том числе как возможность повышения эффективности работы.
Думаю, рынок будет и дальше двигаться в направлении развития ABW и основным трендсеттером будут оставаться сервисные офисы и крупные технологичные компании. Спрос на agile в России есть, поэтому практики мировых корпораций останутся с нами.
ABW – это архитектурная концепция, в основе которой лежит интеграция в офис различных функциональных пространств, соответствующих бизнес-процессам в компании. Вместо стандартных смешанных планировок и закрепленных мест принцип agile предлагает различные типологии рабочих зон, которые каждый может выбирать в свободном режиме и использовать в зависимости от особенностей своей деятельности. Это могут быть открытые пространства, индивидуальные закрытые комнаты для сосредоточенной работы, переговорные различной вместимости, бизнес-лаунджи, командные зоны, soft-пространства для отдыха и неформального общения, звукоизолированные помещения для ВКС-сессий, телефонные кабины для тихих звонков, библиотеки и др.
Основными идеологами концепции выступали международные корпорации, которые имеют длительный опыт применения ABW, тогда как российские игроки только начали вставать на этот путь. В текущей ситуации мировые бренды приостанавливают свою деятельность в России либо и вовсе покидают рынок, что заставляет задуматься о будущем всех новых практик.
Только 5% офисов отказались от кабинетов
Готовы ли российские игроки внедрять концепцию ABW? Мы видим, что многие локальные компании все еще воспринимают идею гибкого офиса с осторожностью. Топ-менеджеры нередко считают, что, оказавшись в open-space, лишатся личного пространства. Плюс, кабинетная система (начальник отдельно, сотрудники отдельно) обеспечивает субординацию.
По последним данным, менее 5% исследуемых российских офисов полностью отказались от кабинетной работы, еще меньше компаний имеют незакрепленные рабочие места и отказываются от классических кабинетов для руководства.
Но тренд меняется и сегодня необходимость оптимизировать затраты на содержание офисов и обеспечить эффективность бизнес-процессов в условиях гибридной работы уже заставляет компании все больше задумываться о переходе на гибкие форматы. Темой трансформации увлечен весь топ-менеджмент, от руководителей крупнейших госкорпораций до небольших стартапов. Уверена, что успешное тестирование этими компаниями концепции ABW в самое ближайшее время создаст новый положительный опыт, обеспечивая популяризацию agile-подхода.
Однако, для внедрения agile необходимо не только перестроить пространство офиса, но и провести глубокую аналитику всех бизнес-процессов со сбором большого количества данных, а также подготовить команду для внедрения новых подходов.
Полмиллиона в год за каждый лишний стол
В обычных офисах, даже без учета гибридной формы работы, ежедневно занято около 80-90% рабочих мест (кто-то в этот день на встречах или переговорах, кто-то - в командировке, в отпуске или на больничном). При этом стоимость одного рабочего места в Москве может достигать 500 тыс. рублей в год. Применение гибкого подхода к организации офиса позволяет компаниям не переплачивать – в офисе, спроектированном по принципам ABW, есть ровно столько рабочих мест, сколько нужно на текущий момент.
Допустим, в компании 500 человек. При расчете пиковых значений загрузки офиса оказалось, что единовременно в офисе присутствуют около 350 человек. Очевидно, что можно уменьшить этот офис на 15% либо выделить часть этой площади под дополнительную инфраструктуру. Если же расчетное значение иногда будет превышаться, предусматриваются рабочие места за счет неформальных зон или лаунж-пространств.
Собранная из разных источников BIG DATA помогает определить, насколько эффективно используется каждое рабочее пространство и почему, каких пространств не хватает сотрудникам. В результате такая информация помогает оптимизировать «квадратные метры». Общая площадь офиса может быть в два раза меньше, но при этом сотрудники будут чувствовать себя комфортно. В итоге офис, рассчитанный на 400 рабочих мест, при правильной планировке вместит 700 человек, а аренда обойдется на 20-30% дешевле.
Важно понимать, какой процент рабочего времени люди тратят на тот или иной вид задач. Например, в рамках анализа работы различных подразделений выясняется, что они бы хотели 100% работы с документацией делать в отдельных кабинетах. Подсчитав, что такие специалисты тратят на этот вид деятельности около 50% времени, мы понимаем, что на 10 человек нужно пять кабинетов. Если же на эту работу у каждого уходит 10–15% времени, то им достаточно одного-двух кабинетов. Или альтернативно, можно создать тихое пространство для сконцентрированной работы на необходимое количество человек, решив эту задачу одной типологией и удовлетворяя запрос от разных подразделений.
В целом, сегодня в большинстве офисных зданий эффективно утилизируется менее 50% площадей, а значит расходы компании на сотрудника, который не использует свое рабочее место, являются пустой издержкой.
100 тысяч новых метров для гибрида
Российский рынок специфичен тем, что площадкой для развития гибких форматов стали преимущественно сервисные, а не классические офисы. Именно они являются носителями практик глобальных корпораций и именно они, в первую очередь, будут их продолжать. Мы видим, что рынок сервисных пространств, несмотря на тяжелую кризисную ситуацию, очень активно развивается. Этот год уже стал рекордным по открытиям: за первые три квартала 2022 года объем сервисных офисов по данным NF Group вырос на 38% по отношению к аналогичному периоду прошлого года. Сети запустили более 15 проектов в объеме более 100 тыс. кв. метров, а с учетом строящихся площадок, 2022 год станет абсолютным рекордсменом за последние пять лет по объему нового предложения. В числе крупнейших премьер – Multispace Dinamo в БЦ Арена, Business Сlub в БЦ Искра-Парк, Flexity на Овчинниковской набережной, Code Рябовская и другие.
Более 60% всего объема сервисных офисов сейчас занимают российские компании, в том числе и государственные, а это говорит о том, что гибкие концепции принимаются российскими структурами, причем даже самыми консервативными. Концепция абсолютно точно работает для таких сфер как IT, банки, финтех, e-commerce, FMCG и в целом для большинства технологичных компаний и крупных управленческих структур.
Спрос на услуги гибких офисов сохраняется и при текущей конъюнктуре рынка, когда многие компании сокращают горизонты планирования, стремятся сэкономить на капитальных затратах и ищут гибкие условия для расширения и оптимизации площадей. Игроки, которые планируют переезды, рассматривают формат ABW в том числе как возможность повышения эффективности работы.
Думаю, рынок будет и дальше двигаться в направлении развития ABW и основным трендсеттером будут оставаться сервисные офисы и крупные технологичные компании. Спрос на agile в России есть, поэтому практики мировых корпораций останутся с нами.
