Перевозка офиса «под ключ»

Профессиональная перевозка офисов как новый вид услуги на рынке появился в нашей стране сравнительно недавно, а именно в начале 90-х годов. К тому моменту экономика России немного оправилась от «советской» болезни, рыночные отношения дали толчок развитию отечественных компаний и зарубежных представительств. В Москве процесс выравнивания экономики шел в несколько раз динамичнее, чем в регионах. Именно в столице открывалось подавляющее большинство офисов российских фирм, и крупных западных корпораций. Очевидно, что со временем стала ощущаться нехватка офисной недвижимости: штат компаний расширялся, и им требовались новые и новые площади для реализации своих проектов. Так, к примеру, в связи с увеличением объема кредитования, численность персонала в банке «Дельта Кредит» выросла за 1 год (2001-2002 гг.) почти на 300 %. В условиях постоянного роста спроса на офисы в Москве началось активное строительство новых офисных центров. Таким образом, на сегодняшний день компаниям, окрепшим за время рыночных преобразований, и готовых переехать в новый офис, есть из чего выбрать.
На сегодняшний день в Москве свои услуги по перевозке офисов предлагают профессиональные компании и так называемые «частные перевозчики».
Практика профессиональных фирм, занимающихся переездами, имеет давние традиции за рубежом, в России же подобного опыта немного. Именно поэтому большинство мувинговых компаний в Москве – это изначально представительства зарубежных сетей (Intelorg Worldwide Movers (IWM) (сегодня российская компания с частичным западным капиталом), Mozer, Allied Pickfords, Vinlund и т.д.). Они, как правило, специализируются на крупных офисных переездах, осуществляют международные перевозки, обслуживают посольства, дипломатические представительства, являются лицензированными таможенными брокерами.
Совсем недавно стали появляться отечественные мувинговые компании («Деликатный переезд», «Алсена»). Они специализируются на услугах по офисным и квартирным переездам, а некоторые помимо этого предоставляют транспортно-экспедиторские услуги.
Есть еще и частные предприниматели, объявления которых можно найти практически в любом рекламном издании. Их сервис значительно уступает сервису профессиональных компаний. Тем не менее, многие бизнесмены до сих пор склонны доверять услугам «частников».

Бизнес по-русски
Что же представляют собой услуги частных перевозчиков? В этом случае говорить о переезде «под ключ» не приходится: «частники» предоставляют только транспортные услуги и работу грузчиков. Все остальные проблемы, связанные с переездом, как-то: упаковка и маркировка документов и техники, сборка-разборка мебели, подъем вещей на определенный этаж и т.д., частные перевозчики не решают, а если и решают, то за весьма приличную сумму. Понятно, что основная причина такого безудержного доверия частным предпринимателям – на первый взгляд, низкая стоимость услуг. Но это только на первый взгляд… Проштудировав многочисленные газеты бесплатных объявлений и обзвонив некоторых частных перевозчиков, мы выяснили, что при обращении к подобным предпринимателям четко называется лишь стоимость почасовой работы водителей (200-250 руб./ч., минимум 5 часов) и грузчиков (100-120 руб./ч., минимум 5 часов). Клиента не предупреждают об огромном количестве непредвиденных расходов, которое придется понести уже в процессе перевозки, когда воз
можностей для отступления уже практически не будет. Клиента обязательно заставят доплатить за подачу автомобиля к офису (200-220 руб.). Если машина попала в пробку, перевозя вещи, придется раскошелиться и за дополнительный час (а то и два) работы автомобиля (200-250 руб./ч.). Приготовить кругленькую сумму придется и в том случае, если по какой-то причине поднимать вещи на нужный этаж будут сами грузчики на своих собственных плечах (20 руб./этаж). Некоторые частники отдельно берут деньги за погрузку-выгрузку крупногабаритных вещей (100 руб. на грузчика). Таким образом, переезд может вылиться «в копейку», особенно если учитывать не самое бережное отношение грузчиков к имуществу, ремонт которого будет стоить дополнительных денег. Но самый важный момент, который в первую очередь должен отпугнуть от обращения к частным перевозчикам – это ответственность за груз. На вопрос, что делать, если что-то из перевозимых вещей все-таки будет испорчено, частники обычно отвечают: просто не заплатите грузчикам за работу. А если испорченная вещь стоит в десять раз дороже, чем работа всех грузчиков вместе взятых? Говорить о возмещении ущерба здесь не приходится: в практике подобных предпринимателей не предусмотрено составление договоров по оказанию услуг, а потому отвечать за испорченное имущество попросту некому.

Цивилизованный переезд: «Ведь вы этого достойны»
Сегодняшний уровень корпоративной культуры плохо сопоставим с уровнем услуг, предлагаемых частными перевозчиками. И это вопрос не только финансовой выгоды, но и престижа: профессиональная компания организуют оперативный переезд «под ключ», и не допустит срыва производственных процессов, вам не придется волноваться за сохранность имущества и контролировать каждый шаг представителя фирмы.
Подобные компании, как правило, предоставляют весь спектр услуг по переезду офисов: консультации специалиста по вопросам перевозки имущества, разборка-сборка мебели, профессиональная упаковка и маркировка документации, техники, мебели, хрупких предметов (картин, часов, статуэток), погрузка-разгрузка вещей, перевозка офисного имущества, доставка его на этаж, расстановка мебели и техники, подключение в компьютеров, копировальных аппаратов, уборка мусора. Таким образом, фирме-клиенту достаточно показать, что и куда нужно перевезти, все стальное сделает за него компания.
Процесс по перевозке офиса выглядит приблизительно так. В фирму, заказавшую переезд, приходит оценщик компании, измеряет объем имущества, выясняет, какими услугами намерена воспользоваться фирма-заказчик (сборка-разборка мебели, упаковка документации и т.д.). Затем делается подсчет стоимости всего переезда. И далее, если заказчика все устраивает, между клиентом и фирмой заключается юридический договор.
После того, как документ подписан, в назначенное время приезжают работники компании. Они упаковывают и маркируют файлы (некоторые фирмы из соображений конфиденциальности упаковывают свою документацию сами), технику, мебель и другое офисное имущество. Далее вещи выносятся, грузятся в специальные автомобили и доставляются на место назначения. По прибытии рабочие разгружают машины, собирают мебель, расставляют ее на предварительно оговоренные с клиентом места. По необходимости, подключается техника, вывозится мусор.
«Накладок при переезде, как правило, не происходит, - говорит PR-директор компании Intelorg Worldwide Movers (IWM) Татьяна Романцова. – Все имущество уезжает в четкой последовательности, все вещи маркированы. Более того, вся мебель и техника у нас группируются «по тематикам»: в одной машине едет чувствительное оборудование – серверы, телефонные станции. В другой везут компьютеры, копировальные машины. Отдельный автомобиль перевозит сейфы. Понятно, что швырять их в автомобиль никто не станет. Сейфы, как и другое имущество, у нас перевозятся в автомобилях со специальной амортизацией. Поэтому все имущество доставляется на место назначения в целости и сохранности».

Дополнительные услуги
Помимо традиционного набора услуг некоторые компании по переездам предоставляют клиентам складское хранение вещей. Имущество завозится на охраняемый склад, в котором созданы все условия для бережного хранения офисной мебели и техники. В любое время вещи могут быть взяты со склада и доставлены по указанному адресу.
Кроме того, предоставляются услуги кратко- и долговременного архивного хранения документов с инвентарным контролем. Эта услуга позволяет экономить дорогую офисную площадь. Все документы хранятся на специальных стеллажах в картонных коробках или файловых папках. Каждая коробка (файловая папка) имеет свой штрих-код, который внесен в компьютерную базу данных.

Кадры решают все
В отличие от частных предпринимателей - перевозчиков, которые, как правило, нанимают персонал с улицы, профессиональные компании привлекают к работе уже подготовленных людей. «У нас практически все сотрудники раньше работали в престижных мебельных салонах, - говорит руководитель маркетингового отдела компании «Деликатный переезд» Татьяна Громак. – Это профессионалы, которые знают, как обращаться с мебелью, знают, как собирать ее и разбирать, как упаковывать и выносить. Кроме того, у нас нет практики набора персонала на время, гораздо надежнее, когда человек находится у тебя на постоянном контракте. У нас большая часть людей работает с основания фирмы».
Стоит отметить, что, несмотря на подготовленность кадров, в крупных компаниях для персонала периодически проводятся обучающие тренинги. По специальным программам сотрудников учат правильно производить упаковку, разбирать и собирать мебель и т.д.
«Человек, который профессионально занимается упаковкой и перевозкой, должен иметь позитивный настрой, быть коммуникабельным для того, чтобы уметь общаться с любым клиентом: экспатом и «новым русским», офис менеджером и начальником АХО, - говорит Инна Трифонова, менеджер по работе с клиентами компании Vinlund. – Помимо этого необходимо уметь работать в команде. Знание английского языка – обязательное требование для всех наших менеджеров и супервайзеров».
Но помимо всех этих качеств не стоит забывать и о хорошей физической подготовке. «Сноровка и смекалка – это, безусловно, необходимые качества соискателей, но согласитесь, без отличной физической формы здесь не обойтись, даже при блестящем знании английского языка, - говорит Владислав Дубов, глава представительства компании Allied Pickfords. – По специфике нашей работы приходится иметь дело с дорогими предметами мебели и оргтехникой. Так вот чтобы при переезде не уронить копировальный аппарат за 50 тысяч долларов или не повредить сейф, необходима хорошая физическая подготовка».

Качество по разумной цене
Как это ни странно, но профессиональный переезд сегодня стоит примерно столько же, сколько и услуги частных предпринимателей. Финансовая политика профессиональных компаний по перевозкам, в отличие от «частников», отражает не только свои интересы, но и интересы клиента. Во-первых, сумма, составленная при калькуляции, никогда не меняется по завершении работ. Даже если сломался лифт или автомобиль попал в пробку, заказчик заплатит сумму, равную первоначальной стоимости переезда (за исключением тех случаев, когда клиент принимает решение о дополнительных объемах перевозок уже после заключения контракта: тогда счет выставляется по факту перевезенного объема). Кроме того, в компаниях подобного рода действует система скидок для крупных клиентов. «Чем больше офис, тем больше скидок мы предоставляем заказчику, - говорит Татьяна Романцова. – Все дело в том, что когда переезжают большие компании, это выливается в кругленькие суммы, поэтому мы считаем необходимым давать крупным клиентам некоторые «послабления». Вообще же, если переезжает офис до 500 кубических метров (это средний офис в два-три этажа), стоимость всего переезда будет исходить из расчета 21-26 долларов за кубический метр (конечно, многое зависит от того, сколько вещей нужно перевезти). Если объем офиса больше 500 м3, то здесь уже начинают действовать скидки, если меньше – то стоимость перевозки исходит из расчета не 21-26 долларов за кубический метр, а чуть дороже». В полученную сумму включаются все услуги компании, кроме страховки имущества и НДС. Если фирма-заказчик хочет обезопасить себя от неприятностей, это высчитывается отдельно. У мувинговых компаний существует так называемый минимум по перевозкам: стоимость такого «минимума» в разных компаниях колеблется от 150 до 350 долларов. То есть если у заказчика совсем незначительное перемещение, лучше обратиться к фирмам другого уровня. В любом случае, все зависит от того, что нужно перевозить. Если маленькому офису нужно перевезти один стол и десять огромных сейфов, набитых документацией серьезного характера, не имеет смысла звать непрофессионалов с «Газелью».
Некоторые компании высчитывают стоимость переезда не по кубометрам офисной площади, а по количеству оказанных услуг. «У нас существует специально разработанная программа, - говорит руководитель производственного отдела компании «Деликатный переезд» Алексей Биняков, - в которой заложены параметры, определяющие стоимость переезда из расчета количества упаковочного материала, необходимого для перевозимого имущества, зарплаты персонала, занятого на переезде и т.д».
«Стоимость офисного переезда в нашей компании определяется сочетанием объема перевозимого груза, этажности офиса, наличия лифтов, необходимости перевозить тяжелые предметы мебели, громоздкой оргтехники. – говорит глава представительства компании Allied Pickfords Владислав Дубов. - Важно, что все эти факторы играют важную роль, и поэтому обычно для участия в тендере компания-перевозчик проводит предварительную бесплатную оценку объема работ».

Риск – благородное дело, и все же…
Как правило, проблем при офисных переездах действительно не возникает, однако стоит учитывать, что даже самая престижная компания не в состоянии гарантировать 100%-ную сохранность вещей (в конце концов, на дороге может случиться авария, причем не по вине водителя компании). В случае перевозки особо ценных грузов, компания предлагает заказчику застраховать имущество. «Когда один стол стоит порядка 50 тысяч долларов, естественно, лучше его застраховать, - говорит PR-менеджер компании IWM Татьяна Романцова. - Тогда в случае неприятности, все расходы понесет страховая компания, и не придется выяснять, кто прав, а кто виноват. Если же клиент отказывается от страховки, а груз действительно очень ценный (это может быть и антикварная мебель и дорогой фарфор), мы оставляем за собой право страховать собственные риски».
Стоит отметить, что многие компании по перевозкам перед началом работ подписывают договор, согласно которому они несут полную материальную ответственность за все вещи заказчика.

Мувинговые компании: быть или не быть
По мнению представителей мувинговых компаний, спрос на услуги по переезду офисов в ближайшем будущем будет только расти. Во-первых, сегодня этим сервисом не охвачены регионы России, локальных фирм, занимающихся перевозками, на периферии нет, и чтобы перевезти офис, скажем, из Краснодара в Ростов, компании подчас выходят на московский рынок услуг. Конечно, на периферии экономика развивается не так динамично, как в столице, тем не менее, многие иностранные фирмы сегодня открывают свои представительства в регионах России, здесь строятся бизнес-центры, развивается промышленность. В этих условиях, очевидно, что в российских городах появится необходимость в мувинговых компаниях. «Сегодня мы работаем в Москве и Санкт-Петербурге, - говорит руководитель маркетингового отдела компании «Деликатный переезд» Татьяна Громак, - но в дальнейшем по мере роста спроса на подобные услуги, я думаю, мы будем выходить и в регионы. Не стоит исключать и вероятность появления на периферии локальных, местных компаний, занимающихся мувингом».
«На сегодняшний день у нас открыты представительства в Питере и Южно-Сахалинске», - говорит PR-директор компании IWM Татьяна Романцова. – Сейчас очень бурно идет освоение этих регионов, поэтому там есть спрос на наши услуги. Кроме того, мы часто обслуживаем Краснодар, Ростов, Екатеринбург. Так что, бесспорно, этот бизнес будет развиваться».
Развитие услуг подобного рода будет продолжаться и в Москве. «Рынок коммерческой недвижимости в столице стремительно растет, - говорит Марина Зенгер, менеджер по работе с клиентами компании VinLund. – Истекают долгосрочные договоры аренды, заключенные несколько лет назад. Здания, построенные в 90-е годы, уже не отвечают всем требованиям современных арендаторов, и рынок реагирует на это появлением новых современных бизнес-центров. В связи с этим, бесспорно, перспективы компаний, подобных нам, весьма оптимистичны».
Развитие мувингового бизнеса в будущем очевидно не только с точки зрения экономики. Здесь большую роль сыграет психологический фактор. До сих пор недостаточно зрелый менталитет российских предпринимателей сдерживал расширение профессионального сервиса в области перевозок, и поощрял «совковый» бизнес «частников». Сейчас медленно, но верно бизнесмены начинают понимать, что западные стандарты в работе компании предполагают не только наличие дорогой мебели и техники, но и необходимость позаботиться о сохранности офисного имущества.