Для многих российских компаний и представительств западных корпораций последние несколько лет стали периодом стремительного роста. Это свидетельствует об успешности компании, но создает ряд проблем, одна из которых – поиск нового офиса.

Варианты
При расширении бизнеса компании растет не только требуемый размер офисного помещения, увеличиваются требования к его качеству.
Персонал группы компаний IBS, одного из лидеров российской индустрии информационных технологий, вырос за 10 лет с 10 человек до полутора тысяч, за это время группе компаний пришлось несколько раз менять или расширять офисы. Как рассказал Лев Дроздов, исполнительный директор управляющей компании группы компаний IBS, в первый год существования IBS сняла крупный по тем временам – площадью около 500 квадратных метров - офис в здании научно-исследовательского института, а через четыре года - здание общей площадью в 7000 квадратных метров, в котором предполагались значительные резервные площади.
Через три года IBS выросла из этого здания и стала расширяться за счет аренды и перестройки соседних офисных и производственных зданий, начав строительство собственных офисов. Сейчас, по словам Дроздова, общий объем офисов группы компаний IBS - 17000 квадратных метров. А руководство думает об офисном комплексе в «зеленой зоне», если темпы роста сохранятся.
Персонал одного из самых известных российских производителей программного обеспечения, «Лаборатории Касперского», за 5 лет с момента основания увеличился более чем в 10 раз, сейчас составляет около 250 человек. По словам Дениса Зенкина, руководителя информационной службы компании, до определенного момента «Лаборатории Касперского» удавалось расширяться за счет свободных площадей в том же офисном здании, однако в какой-то момент, таковые исчерпались. Тогда приняли решение искать новый офис, но имевшиеся варианты не устраивали «Лабораторию Касперского» либо по цене, географическому положению, либо по инфраструктуре.
Компания вынуждена была снять дополнительные помещения в другом крыле того же здания. После полной реконструкции, в них переехал технический департамент «Лаборатории Касперского».

Аутсорсинг
Представительство британско-голландской компании Shell, работающее в Москве около восьми лет, выросло за это время в три раза. С 1997 года московский офис Shell находится в одном и том же офисном здании, постепенно расширясь, – с 500 до 1600 квадратных метров. Сейчас компания готовится к очередному крупному расширению и возможной смене офиса. По словам административного директора московского представительства Shell Ирины Кузнецовой, по заказу компании было проведено несколько маркетинговых исследований, и они приступают к рассмотрению вариантов. «Зданий класса А, расположенных в хороших местах, и соответствующих нашим требованиям – чтобы был хороший подъезд, чтобы оно располагалось недалеко от метро, и было свободно в настоящий момент - в Москве немного – пять шесть», - говорит Кузнецова. Shell планирует привлечь к поиску офиса консультантов и агентства, основными критериями для их выбора будет репутация на рынке и история, рекомендации, стоимость услуг, количество и качество информации. Компании обычно редко
жалуются на работу крупных агентств, уже имеющих сложившуюся репутацию на рынке. Но при работе с более мелкими агентствами, – как правило, это касается офисов категории B - могут возникнуть серьезные проблемы. Начиная с договора аренды, когда агентство может предложить платить по договору лишь небольшую сумму, а все остальное - через оффшор или иным сомнительным способом. Иногда потенциальные арендодатели требуют заключить договор на инвестиции или заключить договор сроком всего на 11 месяцев, чтобы его не надо было регистрировать, или же предлагают помещение без внутренней отделки, но сумма, которую через снижение арендной платы арендодатель готов компенсировать в течение начального периода аренды, оказывается недостаточной. Возможен вариант, когда агент предложит, заранее не соответствующее описанию помещение.

Внезапный рост
Случается, что сами компании, оказывающие консалтинговые услуги в сфере недвижимости, вынуждены искать новые помещения. Компания Ernst & Young недавно объединилась с еще одной компанией «большой пятерки», Arthur Anderson, теперь объединенная компания насчитывает около 1100 сотрудников. Чтобы решить возникшую проблему офиса на первом этапе объединили соответствующие отделы обеих компаний, распределив их, между зданиями двух компаний, чтобы все работники объединенных отделов находились в одном здании. Административный отдел, отдел аудита и бизнес-консалтинга разместились в здании, где находился раньше офис Ernst & Young, в Подсосенском переулке, а отдел корпоративных финансов и налоговых и юридических услуг – на Космодамианской набережной. В дальнейшем, Ernst & Young внесли изменения в ранее поданную в комплекс «Аврора-Парк» заявку на аренду 6000 квадратных метров, увеличив ее до 10000 квадратных метров. Строительством здания занимается компания Forum Properties. Оно продолжается год и должно завершиться к конц
у этого года, а отделка – к первому мая 2003 года. В отличие от других фирм, компании Ernst & Young не пришлось прибегать к услугам сторонних консультантов, так как у нее есть собственный отдел консалтинговых услуг в сфере недвижимости, который работает в России и СНГ с 1996 года.

Строить ли свой офис?
У группы компаний IBS есть и арендованные, и собственные площади. «При принятии решения о строительстве нужно учитывать как экономический аспект, так и бизнес-риски, - говорит Лев Дроздов. – Кроме того, не всегда на рынке можно найти нужный объект, девелопера с подходящими условиями, или недорогой кредит под подходящий залог. Если компания затевает строительство собственного офиса, ей придется иметь дело с бюрократией и другими проблемами, что может растянуть процесс на годы». Строительство собственного офиса предполагает существенные инвестиции, и в лучшем положении здесь оказываются фирмы, имеющие значительные средства, либо доступ к недорогим кредитным ресурсам. Преимуществом пользуются российские представительства иностранных компаний, получающие финансирование от материнских компаний, которое может быть получено в Западной Европе или США на гораздо более выгодных условиях, чем в России. Большинству среднего размера компаний из сектора высоких технологий, несмотря на бурное развитие, собственный офис не по карману.
Существует целый ряд аргументов и в пользу строительства собственного офиса, и против этой идеи. Индивидуальный договор на постройку офиса привязывает компанию к конкретному подрядчику. А риск, что строительство не будет завершено, на московском рынке коммерческой недвижимости остается высоким.
«Любая компания, думающая о постройке собственного офиса, должна тщательно изучить все, что касается подрядчика, которому будет доверено строительство», - говорит Джеральд Гэйдж, руководитель отдела консультаций в области недвижимости в компании Earnest & Young.
Хайко Дэвидс, начальник отдела коммерческой недвижимости компании Jones Lang La Salle, тоже считает, что постройка собственного офиса лишает компанию гибкости в отношении офисных площадей. Построив собственный офис, компания окажется на долгое время привязанной к этому зданию.
Есть и серьезные аргументы в пользу строительства: возможность максимально адаптировать здание под собственные нужды, что сложно сделать в случае с уже имеющимися стандартными офисами. Иностранная компания может найти подрядчика и заключить договор о строительстве здания непосредственно за рубежом, ей в этом случае не требуется посылать сотрудников на длительные сроки в Москву для подбора подходящих помещений.
Ситуация на рынке коммерческой недвижимости меняется очень часто, и имея собственное здание, компания может сэкономить на расходах, но снимая помещения на открытом рынке недвижимости, выигрывает в предсказуемости и стабильности.
Эксперты и участники рынка, предпочитают не давать конкретных рекомендаций о том, какая часть оборота компании должна расходоваться на содержание офисов, считая этот показатель индивидуальным. Действительно, в структуре расходов консалтинговой компании с небольшим оборотом, расходы на офис будут составлять значительную долю. У производственной компании с огромными оборотами и разнообразной структурой расходов, часть расходов на офис, может быть незначительной.
Выбор дорогого или более дешевого офиса, соответственно, расходы на его содержания, будут зависеть от общей политики компании и создаваемого собственного имиджа.

Резервные площади
«Если «дорогой» офис есть часть бизнес-имиджа и дает дополнительную выручку, на этом не стоит экономить, – считает Лев Дроздов. - Основным критерием оценки «разумности» расходов на офис может служить отчет о прибылях и убытках компании и маркетинговый план. В нашей группе компании, например, предпочитают, в основном, офисы класса В и В+».
Один из способов избежать внезапных проблем с офисными помещениями при резком росте количества сотрудников – иметь некоторое количество помещений в запасе. Это зависит от места расположения компании, ее планов, относительно будущего роста. В то же время, целый ряд факторов надо иметь в виду, принимая решение о резервных офисных помещениях. Среди них – резкий рост цен на аренду офисов, прогнозируемый существенный и одномоментный рост персонала компании, потребность в помещениях, расположенных в конкретном месте, найти которые в будущем может оказаться сложным. Существуют дополнительные варианты, например, договор с арендодателем о расширении существующих площадей через определенное время. «У нас в резерве всегда находится 5-10% площадей, - рассказывает Лев Дроздов. – Есть ситуационная модель на ближайшую перспективу - год-два, - подкрепленная протоколами о намерениях с потенциальными арендодателями». По словам Дениса Зенкина, некоторое количество резервных помещений – около 10% от общего объема - есть и у «Лаборатории Касперского».
Ирина Кузнецова считает, что для компании Shell наиболее приемлемым вариантом будет договор с арендодателем о гарантии выделения дополнительных площадей через определенное время.

Предсказать будущий рост
Возможность предсказать свои потребности – один из ключевых моментов, позволяющий избежать проблем с офисными помещениями при расширении бизнеса и увеличении числа сотрудников. Как показывает практика, чем раньше начинаешь планировать, тем больше у компании шансов избежать проблем.
По мнению Джеральда Гэйджа, на то, чтобы подготовить небольшое – до 2000 квадратных метров – расширение офиса, может потребоваться от трех до шести месяцев, более серьезные проекты могут занять до двух лет. «Постройка офисного здания занимает около года, - говорит он. - Если вы хотите рассмотреть все существующие варианты, то информация о хорошо спланированных проектах обычно появляется на рынке за два года до их завершения».
«Мы рекомендуем своим клиентам начинать поиски нового офиса за девять месяцев до планируемого переезда», - говорит Хайко Дэвидс. По его словам, минимальный срок, за который компании удастся переехать в новый офис – это полгода, как минимум три месяца уходит на подбор подходящего варианта, еще три месяца на заключение договора и подготовку помещения к переезду.

Собственные риэлтеры
Пока компания невелика, нет необходимости иметь специальный отдел, занимающийся офисными помещениями, но когда она вырастает до нескольких сотен или тысячи сотрудников, наступает пора подумать и о специальном подразделении, которое бы занималось вопросами недвижимостью.
В группе компаний IBS всеми вопросами обеспечения бизнеса, в том числе управлением собственными и арендованными офисными и складскими помещениями, занимается специальная компания, цель которой не зарабатывать прибыль на свободном рынке, а быть самоокупаемой и предоставлять высокий уровень сервиса по оптимальным ценам всем остальным компаниям группы.
Многонациональные корпорации имеют отделы коммерческой недвижимости, сосредоточенные в одной из стран. Если представительство компании в другой стране готовится к переезду в новый офис, специалисты отдела недвижимости откомандировываются в эту страну, и занимаются там решением этих вопросов.

Другие решения
Иногда для расширения офисных помещений, компании не надо переезжать, а достаточно избавиться от скопившихся документов, тем более что компании, которые могут помочь в этом, на рынке есть. Компания ОСГ начала свою деятельность в 1998 году, когда коммерческого архивного хранения документов в России просто не существовало. Однако потребность освободить дорогие офисы компаний от документов, накопившихся с начала 90-х, уже была очевидна. Бухгалтерские архивы занимают львиную долю офисной площади компаний. ОСГ предложила услугу внеофисного хранения документов – модель, давно используется в западных странах. По мнению Виталия Конюхова, директора компании, использование аутсорсинга для хранения документов позволяет существенно сократить административные расходы на содержание и обслуживание архива компании.
В первые годы работы к ОСГ обращались исключительно представительства и дочерние компании иностранных фирм, те, кто уже был знаком с моделью внеофисного хранения документов. Постепенно отечественные компании начали проявлять интерес. Некоторые из клиентов ОСГ вообще отказались от необходимости выделять площади под архив, а другие освободили архивные площади на 50% - 75%.

Рынку нужны перемены
По мнению компаний, московский рынок офисных помещений далек от совершенства. Главные проблемы - высокие цены на коммерческую недвижимость, недостаточное количество предложений международного уровня. «Главное препятствие, которое стоит на пути компаний в этом смысле - исключительно высокие цены на недвижимость в Москве, неравномерность географического распределения офисных площадей по территории города и недостаточно развитая инфраструктура», - говорит Денис Зенкин.
По мнению Льва Дроздова, для улучшения ситуации нужно, чтобы на рынке появилось больше предложений. «Для этого нужны инвестиции, стабильность, правильное законодательство», - говорит он. Ирина Кузнецова из Shell считает, что далеко не все арендодатели на московском рынке коммерческой недвижимости профессиональны и ориентированы на потребности клиента. Хотя общий уровень профессионализма агентств недвижимости и арендодателей в последние годы вырос, и у компаний сейчас гораздо больше возможностей по поиску офисных помещений.