Поиск офиса: через тернии к звездам.

Понять – наполовину решить…
Наша компания работает на российском рынке не так давно. Но поскольку сейчас фирма развивается довольно динамично, и штат сотрудников постоянно растет, приходится думать о переезде в более просторное здание.
В тот момент, когда мы въезжали в офис, где располагаемся сейчас (его метраж составляет 350 кв. метров), в компании числилось 50 сотрудников. Сегодня же штат увеличился до 106 человек, поэтому соответственно площадь также должна быть расширена. По нормам, для полноценной работы каждому сотруднику необходимо около 6 кв. м., причем эта цифра не включает общую площадь, это исключительно «личная территория». Сделав необходимые расчеты и проанализировав ситуацию, мы решили искать офис класса В площадью 670 кв. м.
Прежде чем заняться поиском нового помещения, мы несколько раз делали перепланировку существующих площадей и, таким образом, получили 10 дополнительных рабочих мест (надо сказать, это определенный выход для тех, кто по каким-то причинам не может переехать в более просторное здание). Нам удалось переиграть конференц-комнату – мы оборудовали в ней рабочие места, а для переговоров отвели комнату меньшей площади.
Но, несмотря на это, через какое-то время стало понятно – мест все равно не хватает. С этого момента пришлось всерьез заняться поиском другого помещения.

Требования к новому офису.
Сначала нам казалось, что как только мы выделим бюджет под поиск офиса и дадим знать риэлтерам о нашем желании переехать, проблема в тот же момент будет решена и офис будет найден. Но, не тут-то было. Я пытаюсь найти подходящий офис уже пять месяцев, и сегодня у меня сформировался универсальный перечень требований, которые я предъявляю арендодателю.
Месторасположение. Поиск офисного помещения мы начали с центрального округа. Учитывая бюджет, выделенный под аренду – 350 долларов за кв. м. в год - нам пришлось столкнуться с проблемой: помещение такой ставки может быть найдено только на территории бывших заводов, фабрик, предприятий, институтов. Причем помещение непрезентабельное, по крайней мере, окружающая территория - точно. Часто бывает, что владелец, стремясь привлечь арендатора и заключить договор, говорит о том, что в самое ближайшее время на его объекте будет наведен порядок. Однако верить этим словам и тем более заключать договор категорически не советую. Вряд ли сбудется то, в чем вас так сильно убеждал владелец. Многие собственники предлагают обустройство заводских помещений в счет арендной платы. Идти на это также рискованно, поскольку собственник любит ограничивать ремонт одним месяцем арендной ставки, но сколько придется потратить на самом деле – неизвестно. А если вы не сможете уложиться в ту сумму, о которой условились с владельцем, то деньги вряд ли будут вам возвращены. Таким образом, мы решили отказываться от подобных вариантов, даже если месторасположение у объекта привлекательное.
Через два месяца безуспешного поиска офиса в центральном округе, мы решили «заступить» за его пределы, и теперь мы рассматриваем помещения, расположенные за две-три остановки метро от Кольцевой лини. Хорошая транспортная развязка недалеко от офиса – также одно из условий, которое мы предъявляем. Имея напряженный график работы, начальство и сотрудники, имеющие авто, не должны простаивать в пробках. Также для компании важна близость офиса к станции метро. 5-7 минут пешком от станции – самый оптимальный вариант.
Уровень офисного помещения. Все это время мы ищем офисное помещение, которое соответствует классу В, а не претендует на него. Что здесь должно быть? Хорошее напольное покрытие (ковролин, линолеум или паркетная доска), стеклообои, покрашенные в светлые тона, стеклопакеты, подвесные потолки Armstrong, лампы дневного света, достаточная высота потолков (начиная от 3 метров) и другие характерные параметры офиса этого уровня. Помещение должно быть чистым и готовым для работы. Если же офис находится в стадии ремонта, и он нам нравится, мы готовы подождать месяц, пока работы будут завершены.
Коммуникации. Перед заключением контракта важно получить представление об инженерии и коммуникации здания, проверить наличие всех необходимых договоров с коммунальными службами – «эксплуатационщиками», энергетиками, водоканалом и т.д. Не помешает узнать имеющуюся в помещении мощность электропитания. Иначе увеличение количества компьютеров в офисе на этапе расширения компании окажется просто невозможным.
Особое внимание стоит обратить на электрическую разводку. Известно, что для полноценной работы компании необходима разводка по трем позициям – сетевая, телефонная и компьютерная. Сразу скажу, что далеко не во всех помещениях класса В она есть. Как правило, подведена только сетевая, очень редко - телефонная и компьютерная. Владелец здания объясняет это тем, что, дескать, он не знает, сколько у арендатора будет телефонов и компьютеров, поэтому оставляет ему возможность делать все под себя. Разумеется, владелец не финансирует коммуникационные работы. Это удел арендатора, поэтому нужно быть к этому готовым. Единственное, на что готов пойти хозяин помещения – это предоставить вам людей, которые «быстро и качественно сделают все необходимые работы». Однако в данном случае говорить об экономии не приходится – стоимость услуг «хороших знакомых» владельца здания сильно превышает рыночную.
Кондиционирование. В помещениях класса В, как правило, есть только приточно-вытяжная вентиляция, никакого современного кондиционирования тут не предусмотрено (а если и предусмотрено, то за дополнительную плату). Минусы приточно-вытяжной системы в том, что она создает определенный шум. Конечно, если в офисе нет современных кондиционеров, их придется устанавливать за свой счет. Здесь важно сказать, что комната, которая действительно должна охлаждаться, проветриваться, вентилироваться – это серверная комната. Поэтому первое, что мы делаем при осмотре помещения, вычисляем, куда пойдет сервер, чтобы при заключении договора аренды сразу установить там кондиционер.
Вообще же все моменты, связанные с инженерией, с кондиционированием нужно обязательно прописывать в договоре. Какая вентиляция предусмотрена в здании, как она работает и работает ли вообще, будет ли она чего-то стоить арендатору или стоимость будет заложена в арендную ставку – все это нужно юридически закреплять, иначе может статься, что владелец заставит вас ремонтировать сплит-систему, которая вышла из строя еще до вашего въезда.
Этажность, наличие лифта. В идеале мы ищем рабочую площадь на нижних этажах. Если же нам предлагается офис на верхних этажах, необходимым условием является наличие лифта.
Места общественного питания. Чтобы сотрудники полноценно работали, а не думали круглые сутки о хлебе насущном, мне было поручено искать помещение, в котором есть предприятие питания (в здании или на прилегающей территории). Если же столовая есть, но качество еды оставляет желать лучшего, я либо ищу поблизости другие места общепита, либо отказываюсь от офиса.
Иногда мы выходим на офисные помещения, в которых предусмотрена кухня. В этом случае нужно смотреть, насколько выгодно «брать» дополнительный метраж. Я вывела для себя такую формулу: если кухня не превышает 7 метров – мы можем снять ее и нанять человека, который бы готовил для наших сотрудников. Если же метраж больше, то для нас это уже невыгодно. В этом случае, дешевле пообедать где-нибудь за счет фирмы, чем платить аренду за эту площадь.
Соседи. При выборе офисного помещения я стараюсь выяснить, кто наши соседи, кто снимает прилежащие площади. Я составляю список компаний, и связываюсь с ними. Если скажем, рядом снимает помещение какая-то туристическая компания, кто-то из наших сотрудников зайдет туда как клиент, и посмотрит, как она работает, чтобы иметь представление об уровне компании. На первый взгляд, такое знакомство с компаниями-соседями кажется пустой тратой времени. На самом деле это очень важно! Представьте такую ситуацию: вы ожидаете очень важного клиента, вы ждали его годы, и вот он, наконец, входит в здание, направляется к вашему офису. За пять метров до вашей двери из открытых дверей сомнительной компании до него доносится ругань секретарш. Поверьте, все эти эксцессы не сыграют на руку вашей репутации, и неизвестно, захочет ли пройти оставшиеся три метра ваш дорогой клиент.
Охрана. В основном, централизованная охрана, специальный пропускной режим, действующий 24 часа в сутки, есть везде (70 % помещений класса В). Но и здесь очень много тонкостей. Однажды мы заинтересовались офисом в здании одной военно-страховой компании. На первой встрече нас сразу же предупредили, что в 22 часа все помещения блокируются, и выйти из них можно только после предварительного звонка на пост охраны. Нас это сразу отпугнуло: для некоторых сотрудников компании приемлемо работать и ночью, и такая система охраны только бы мешала им. Может, для страховой компании такой пропускной режим оптимален, но не для нас. А представьте, что было бы, если бы мы заключили контракт, не узнав об этом условии?
Как правило, услуги охранников входят в арендную плату. Тем не менее, не поленитесь уточнить этот момент.
Службы по уборке. Часто услуги уборщиков включаются в стоимость аренды здания, однако в данном случае речь идет только об уборке общих мест пользования. Если вы хотите поддерживать чистоту непосредственно в арендуемом помещении, нанимайте специальную штатную единицу или в договоре с арендодателем прописывайте, что за определенную плату уборщики будут убирать ваш офис.
Парковка. Идеально, когда парковка включена в арендную ставку, но это бывает очень редко, я бы сказала в 30 % случаев. В основном же за нее приходится платить отдельно - от 70 до 150 долларов за одно машиноместо в месяц. Конечно, бывает и дороже, все зависит от месторасположения офиса. Как правило, на 100 кв. м. арендованных площадей предполагается одно место. Соответственно в нашем случае (250 кв. м.) – это две-три площадки. Наличие парковки нами учитывается, менеджмент компании смотрит на этот показатель, прежде чем ехать на просмотр помещения.
Структура оплаты. Схема расчета с арендодателем может быть ежемесячной или ежеквартальной. Для нас, конечно, предпочтительнее, платить за аренду раз в месяц: мы не знаем хозяина настолько, чтобы быть уверенными в стабильности ситуации. Если вдруг что-то случиться, легче потерять плату за один месяц, нежели за три. Почти всегда арендодатели берут страховой депозит (предоплату) равную одной месячной арендной ставке, либо квартальной.
Требования владельцев к арендаторам. При выборе офисного помещения нелишне поинтересоваться и теми требованиями, которые владелец помещения намерен предъявить новому арендатору. Я знаю, что иногда владельцы обязывают «жильцов» заключать контракты со «своими» компаниями, которые могут заниматься инженерией здания, предоставлять услуги охранников и т.д. Безусловно, стоимость этих услуг в несколько раз превышает рыночную.
Мы однажды вели переговоры с собственником здания об аренде помещения, и его обязательным условием было использовать АТС владельца и услуги определенного провайдера. Это нас не устроило, и мы разорвали отношения с владельцем.
Несколько раз мы сталкивались с условием хозяина помещения не курить в офисе. Но для нашей компании это требование – не повод отказываться от офиса, скорее, нам бы хотелось придерживаться этого условия.
Других условий я не припомню. В основном, все собственники хотят приглянуться будущему арендатору и на первой стадии переговоров они стараются просто не упоминать о некоторых вещах. Потом, когда уже все переговоры дойдут до финальной части и когда, возможно, у нас уже не будет возможности для отступления, они расскажут нам еще о ряде условий, с которыми придется согласиться. Поэтому арендатору очень важно на первых стадиях переговоров постараться увидеть все подводные камни.

Услуги риэлтеров
Мы ищем офис при помощи риэлтерских компаний, правда, иногда считаем нужным выходить непосредственно на владельцев. В отношениях с риэлтерами стоит также быть внимательным, ведь в этой области, как и во всех остальных, работают компании разного уровня. Если, скажем, у одних все данные по недвижимости систематизированы, у всех зданий и помещений есть как подробные описания, так и фотографии, у других компаний в наличии лишь примерные описания на словах, к тому же риэлтеры не знакомы с объектами, которые сдают. Я стараюсь иметь дело с первыми, хотя иногда достойные варианты попадаются и у вторых. Здесь стоит сказать, что услуги высокопрофессиональных риэлтерских компаний как правило не дороже услуг доморощенных риэлтеров. Поэтому, при обращении в компании второго сорта, вряд ли приходится говорить об экономии.
Те компании, которые на уровне владеют информацией, безусловно, рискуют: по предоставленным фотографиям можно сориентироваться и снять объект в обход риеэлтерам. По этой причине часто такие компании требуют заключения особого договора (до момента сотрудничества), в котором арендатор обещает, что если он просматривает помещение, которое отмечено в просмотровом листе риэлтеров, он не снимет объект у владельца напрямую. При этом договор не обязывает арендатора ни к какой оплате до момента подписания контракта аренды.
За свои услуги риэлтеры берут комиссию в размере одной месячной арендной ставки. Но тут есть тоже некоторые тонкости. В одних компаниях, это фиксированная стоимость, в других – это сетка, по которой стоимость услуг риэлтера зависит от метража арендуемого помещения. Если рассчитывать по сетке стоимость услуг, которые нам предоставляют риэлтеры, то получается в среднем 70 – 80 % от месячной арендной ставки.

Договор аренды: как не упустить главного
Перед заключением договора важно проверить с грамотным юристом все необходимые документы владельца. Однажды у нас была очень щекотливая ситуация. Мы сидели на переговорах с владельцем и обсуждали пункты контракта, и когда речь зашла о правоустанавливающих документах, которые дают право на собственность, оказалось, что их у арендодателя просто нет. Документы, как нас убеждали в компании, должны были появиться месяца через четыре. Разумеется, мы не стали рисковать.
При заключении договора субаренды, обязательно стоит заверить его у владельца площади и нотариуса. Иначе никто не гарантирует, что через несколько дней после заключения контракта, вы не окажетесь на улице.
При составлении договора аренды особое внимание нужно обратить на условия расторжения контракта. Практика показывает, что арендодатель в этом пункте описывает все мыслимые и немыслимые варианты, при которых он может расторгнуть договор, причем в одностороннем порядке. Задача арендатора (и юриста компании) – не допустить в договоре ущемления своих прав. Часто в контракте прописываются штрафные санкции за нарушение некоторых пунктов договора арендатором. Советую прописать штрафы и для арендодателя. Взаимные права и обязанности – это путь к нормальным отношениям, к обоюдному соблюдению всех пунктов договора.

Заключение
Может, кому-то покажется, что мы слишком щепетильно подходим к процессу поиска офиса, но, я уверена, только так можно найти достойное помещение, в котором всем сотрудникам компании будет удобно и комфортно. Надеюсь, что мы выбрали правильный путь, и скоро нам улыбнется удача.