Все по полочкам

Предыстория
До появления коммерческих организаций, занимающихся депозитарным архивным хранением документов, эти обязанности исполняло государство, а именно ведомственные архивы. Однако они принимали на хранение в основном документы долговременных и постоянных сроков хранения (свыше 10 лет). К ним можно отнести соответственно документы по личному составу и документы по основной деятельности. Бумаги же временных (до 5 лет) сроков хранения, к примеру, первичную бухгалтерскую документацию, ведомственные архивы не принимали, поэтому компаниям и приходилось складировать бумаги в офисе, заваливать документами подвалы, расчищать чердаки арендованных зданий, чтобы использовать даже такие непривлекательные площади. Понятно, что ни о каких гарантиях сохранности, а уж тем более конфиденциальности не могло быть и речи. В конце 90-х в столице стали появляться фирмы, помогающие компаниям решать проблему архивного хранения документов временных сроков хранения, однако до сих пор в этой сфере трудно говорить о конкуренции. «Пока еще существует предубеждение, что отдавать документы на внешнее хранение не стоит, - говорит Виталий Конюхов, генеральный менеджер компании «ОСГ Рекордз Менеджмент», занимающейся этим бизнесом с 1998 г. - На самом же деле профессиональное внеофисное хранение документов, в отличие от офисного, это экономия денег и гарантия сохранности и конфиденциальности». «Когда мы только-только начали оказывать услуги по архивному хранению, многие российские компании скептически смотрели на этот бизнес, - говорит Игорь Крашенинников, руководитель отдела хранения документов и информационных носителей компании ITEMS Warehouse. - Менталитет российского человека далек от менталитета западного. Многие отечественные компании считают, что гораздо безопаснее хранить документы у себя под боком, нежели в профессиональном хранилище. Именно поэтому первое время 90–95 % наших клиентов составляли именно западные фирмы. Сейчас российские компании начинают осознавать преимущества архивного хранения, тем не менее процесс идет медленнее, чем хотелось бы». Действительно, в Европе и Америке уже давно практикуется цивилизованный подход к хранению информации, потому что помимо гарантий архивные компании предоставляют своим клиентам возможность сосредоточиться на собственном бизнесе, не отвлекаясь на непрофильные виды деятельности - управление документопотоком, архивирование информации и т. д. Это тот же outsourcing, который позволяет компаниям экономить свое рабочее время и деньги. Только «за», никаких «против». Хранить документы в офисе невыгодно по нескольким вполне объективным причинам. Прежде всего это высокие арендные ставки на офисные площади в Москве. Столичные компании, особенно те, которые работают в центре города, в престижных деловых центрах, вынуждены платить за аренду несколько сотен долларов за квадратный метр в год. Храня здесь документацию (а под документы иногда приходится выделять несколько десятков квадратных метров дорогой офисной площади), компании фактически платят за метраж, от которого они могли бы отказаться вовсе или организовать на этих квадратных метрах рабочие места для своих сотрудников, которые бы приносили компании реальный доход. «Очевидно, что выгоднее отдать документы на хранение профессиональным компаниям, чем снимать под стеллажи дополнительные площади, - говорит Виталий Конюхов. - Какой бы объем документов у вас ни был, профессиональное хранение обойдется вам в несколько раз дешевле офисного». Если компания хранит документы в офисе, помимо расходов на аренду приходится нести расходы, связанные с оборудованием (стеллажи, системы пожаротушения, климатического контроля) и обслуживанием архива. Документы, хранящиеся в архиве, требуют строгого учета, некоторые - дополнительной архивной обработки, для этого в свою очередь необходимы дополнительные сотрудники (которым нужно платить заработную плату, оборудовать рабочие места и т. д.). Как бы то ни было, эффективно управлять архивным хранением и документопотоком в рамках компании довольно тяжело: с ростом бизнеса, увеличением количества клиентов и сотрудников документов становится все больше, найти нужную деловую бумагу становится все сложнее. В этих условиях очевидно, что лучше отдать функцию хранения документов и управления архивом профессиональной компании. «Принципиальным моментом является то, что мы не просто храним документы, мы ими профессионально управляем. Наша система основана на технологии штрих-кодирования, которая позволяет по первому запросу клиента найти необходимые документы, - говорит Игорь Крашенинников. - Кроме того, благодаря специальной компьютерной системе слежения за архивными вложениями мы в любой момент способны представить клиенту распечатку, на которой будут обозначены все операции, которые производились с тем или иным документом, включая хранение, доставку и уничтожение». При хранении в стенах офисного помещения бумаги не защищены от несанкционированного доступа других сотрудников или злоумышленников. Были случаи, когда обиженные на что-то сотрудники крали документы компании и продавали их заинтересованным лицам. Обеспечить конфиденциальность можно, передав документы на хранение профессиональной компании, по сути, незаинтересованной стороне. «В нашем случае конфиденциальность обеспечивается двумя путями. Во-первых, на архивных коробах с документами нет никаких обозначений того, какие бумаги какой компании хранятся внутри. Здесь есть только штрих-код. Это не что иное, как обезличенное хранение документов, - говорит Виталий Конюхов. - Кроме того, дополнительная конфиденциальность обеспечивается так называемым разбросанным хранением - коробки с документами одной компании рассредоточены в разных частях архивного хранилища». Помимо этого у профессиональных компаний существует специальное приложение к договору, который сразу очерчивает круг лиц, имеющих доступ к документам. В приложении указываются координаты обеих сторон - сотрудников архивной компании и клиентов. Сдавая документы на профессиональное хранение, компании избавлены еще от одной головной боли - проблемы уничтожения деловых бумаг. Сколько по времени должны храниться те или иные документы? Как правильно оформить уничтожение деловых бумаг, чтобы впоследствии у контролирующих органов не возникло никаких вопросов? Каким образом уничтожить центнер ненужных договоров? Все эти вопросы рано или поздно возникают у любой фирмы. Архивные компании способны разрешить и эти трудности. Как правило, в этом плане они предоставляют комплекс услуг - отслеживают срок хранения документов, готовят бумаги к уничтожению, производят саму процедуру уничтожения документов.

Взаимодействие с клиентом
Несмотря на то что преимущества профессионального хранения очевидны, пока архивным компаниям приходится самим искать клиентов. «Мы сами выходим на потребителя. Увы, не всем пока понятна сама концепция внеофисного депозитарного хранения документов, - говорит Виталий Конюхов. - Через СМИ, через рекламу мы стараемся рассказать бизнес-сообществу о том, что это совершенно нормальный и общепринятый в странах с развитой экономикой способ хранения документов, что хранить документы у нас удобнее и выгоднее, чем в офисе». Иногда потребители приходят сами, но, по словам специалистов, это случается нечасто, а иногда после того, как им дадут от ворот поворот в государственном архиве. Если же знакомство состоялось и клиент готов передать на хранение свою документацию, между сторонами составляется договор, где указываются объем переданных на хранение бумаг, сроки хранения, права и обязанности участников соглашения, гарантии архивной компании. После этого клиент или специалисты архивной компании составляют опись сдающихся на хранение бумаг. Документы упаковываются в специальные архивные коробки и доставляются на склад. Здесь каждому файлу, папке и коробке присваивается штрих-код, который заносится в компьютер. Если клиенту срочно понадобился какой-то из сданных на хранение документов, он присылает в компанию запрос на изъятие этого документа. Компьютеризированная система быстро распознает местонахождение документа в архивном хранилище, и в течение оговоренного времени необходимая бумага доставляется клиенту. «В нашей компании есть три степени срочности, - говорит Игорь Крашенинников. - Стандартный режим - это доставка документа на следующий день после получения запроса. Вторая степень срочности - доставка в тот же день - утром заказано, в течение дня доставлено. И третья степень срочности - это доставка необходимой бумаги в течение трех часов. Безусловно, есть и сверхсрочность, когда клиенту в авральном режиме понадобилась деловая бумага. Как правило, в этом случае он посылает свою машину, и пока она едет, мы готовим документы, заказанные клиентом».

Ценовая политика
В силу специфики своей деятельности архивные компании проводят довольно гибкую ценовую политику. По словам специалистов, есть клиенты, которые, сдавая документы на хранение, забывают о них до момента уничтожения, а есть фирмы, которые ежедневно заказывают документы на изъятие. Понятно, что для первых и вторых стоимость услуг будет разной. Специальные цены устанавливаются для так называемых долгосрочных клиентов, которые сдали на хранение большой объем документации и рассчитывают на длительное сотрудничество с архивной компанией. Стоимость хранения одной коробки (в которой помещается пять папок формата «Корона») для таких компаний будет равна 1–1,2 доллара в месяц без учета НДС. В эту стоимость не включается управление документооборотом - доставка бумаг клиенту, отслеживание сроков уничтожения договоров и т. д. «Розничные» же цены за хранение колеблются от 1,4 до 1,6 доллара за коробку в месяц.

Гарантии
Сдав документы на хранение, можно не беспокоиться об их сохранности. Хранилища хорошо зарекомендовавших себя компаний оборудованы системами дымодетекции и автоматического пожаротушения, надежной охранной сигнализацией. Здесь осуществляется контроль за поддержанием постоянной температуры и влажности воздуха. Кроме того, компании страхуют свою профессиональную ответственность перед клиентом. Что это значит? Если с документами все-таки что-то случилось (они были уничтожены или потеряны по вине хранителя), страховая компания в обязательном порядке выплачивает пострадавшей стороне оговоренную в договоре денежную компенсацию.

Перспективы развития
Пока услуга профессионального хранения документов в России не так популярна, как на Западе. Тем не менее специалисты отмечают, что с развитием рынка многие компании начинают осознавать преимущества конфиденциального и безопасного хранения документов вне офиса. Спрос повлияет и на предложение: конкуренция среди фирм, управляющих документооборотом, не заставит себя долго ждать. «Безусловно, этот бизнес будет развиваться. Но хотелось бы верить, что серьезные инвестиции, которые необходимы для профессионального ведения этого бизнеса, воспрепятствуют выходу на рынок компаний-однодневок, - говорит Виталий Конюхов. - Надеюсь, что через несколько лет конкурировать между собой будут только достойные».