Тендер на управляющую компанию

Начну с того, что несколько управляющих компаний отказались принимать участие в данном материале. Будет интересно прочитать мнение коллег, но самим выступать пока не хотелось бы – приблизительно так объясняли свой отказ представители УК. Можно лишь догадываться о причинах подобных ответов. Профильные управленцы скорее всего просто не хотят лишний раз впадать в немилость у собственников, которые и без того предпочитают все делать сами, в том числе и выигрывать в собственных тендерах. К тому же многим управленцам рассказывать особо и не о чем – вследствие все той же жадности владельцев пара-тройка отвоеванных проектов вряд ли могут быть показателем успеха для профессиональной компании. УК, входящие в структуру собственников, отказали, наверное, из-за того, что лишний раз говорить – мы фавориты, фаворитами и останемся – как-то нескромно. Да и зачем расшатывать и без того неустойчивый рынок управленцев, тем более что для таких компаний-фаворитов он во многом определяет правила игры. Устанавливать цены, черпать идеи по управлению и эксплуатации, оптимизировать технологии обслуживания – все это управляющим собственникам позволяет делать сторонний рынок услуг. Зачем же рубить сук, на котором сидишь?
Тем не менее нашлись смельчаки и с той, и с другой стороны, которые сочли – чем, как не разговорами и дискуссиями, можно сдвинуть рынок с мертвой точки, добиться цивилизованных правил игры, добавить в отношения немного объективности. На основе их рассуждений и состоялся этот материал «на злобу дня».

Точка зрения управленца
Во всех странах, где рынок коммерческой недвижимости существует уже не одно десятилетие, тендером принято называть рыночный, независимый, объективный механизм выбора компании, которая наилучшим с точки зрения собственника образом сможет управлять тем или иным объектом недвижимости. Request for Proposal – именно этот термин используется для обозначения конкурса на выбор управленца. Каким же образом осуществляется объективный выбор? На западе RFP готовят независимые тендерные комитеты. Это компании, которые сертифицированы государством для проведения тендеров. На первом этапе представитель комитета встречается со своим заказчиком (собственником недвижимости), они обговаривает цели и задачи тендера, готовят методику его проведения. Далее комитет подготавливает RFP – готовит всю тендерную документацию, в том числе и максимально полную и объективную информацию об объекте. Когда дело доходит до выбора участников тендера, компания направляют запрос управленцам, в котором указано, что если они хотят принять участие в тендере, необходимо перечислить на счет компании определенную сумму денег. Речь, как правило, идет о 2-5 тысячах евро (в зависимости от проекта). Эта сумма невозвратная, и она окупает затраты на проведение RFP. «Такая схема работы выгодна с нескольких позиций. Во-первых, тендерный комитет, устанавливая подобный порог вхождения в конкурс, гарантирует его участникам достоверность, объективность и максимальную полноту предоставленной об объекте информации. Управленцу не придется самому тратить свое время и деньги на масштабное исследование здания, по имеющимся данным он может составить полноценное предложение - считает Константин Баранов, директор по маркетингу и продажам компании M+W Zander. - С другой стороны, подобный подход сразу автоматически отсеивает компании, которые участвуют в тендерах ради самого участия или ради того, чтобы заниматься демпингом».
У нас все «с точностью до наоборот». Во-первых, тендер проводит сам собственник. Никакие тендерные комитеты в нашей стране пока не предусмотрены да и в объективности нет никакой необходимости. Из-за того что рынок УК очень молод, профессиональных компаний мало, владельцы не склонны и не привыкли доверять сторонним управленцам и предпочитают создавать в рамках собственной компании эксплуатационное подразделение (часто отдельное юридическое лицо). Разумеется, фаворитом на тендере всегда выступает подобный игрок. Для владельца даже не всегда важны конкурентные преимущества собственной управляющей компании: единственное условие – стоимость услуг, которая, разумеется, не должна превышать рыночные ставки. Собственно, с целью их выяснения и проводится тендер. «Очень многие компании, устраивая конкурс, хотят убедиться, что сами они будут управлять дешевле, – рассказывает Марина Великорецкая, генеральный директор Colliers International FM. – Они берут все предложения, сравнивают цены, бюджеты и приходят к выводу, что сами могут делать всю ту же работу по более низким ставкам. Часто это заблуждение. Собственник, во-первых, не принимает во внимание то, что он тратит свое время на решение непрофильных вопросов, во-вторых, он не может экономить на капитальных затратах, в-третьих, не всегда он способен профессионально управлять зданием, в результате объект теряет свой товарный вид, хорошую репутацию, арендаторов и, как следствие, деньги». Но даже если оказывается, что ставки собственной компании дороже рыночных, собственник не всегда отдает предпочтение сторонней компании – собственная структура за время проведения тендера пытается пересмотреть свою стоимость, сделать все возможное для минимизации расходов на управление. Очевидно, что в этом случае начинает хромать качество – непрофильная управляющая компания, экономящая на всем, на чем только можно, вряд ли сможет оказывать услуги профессионально.
Нередки на рынке и случаи, когда собственник, не имеющий собственной УК, сначала выбирает компанию-фаворита (выбор может быть обусловлен низкой ставкой обслуживания, родственными связями, боязнью обидеть друзей влиятельного партнера по бизнесу и т. д.), а потом объявляет о проведении RFP! В данном случае тендер ему необходим для того, чтобы, во-первых, оценить конъюнктуру рынка, а во-вторых, если вдруг одно из заявленных предложений окажется дешевле предложения фаворита, «прогнуть» его до этой низкой ставки. Бывают и другие, не менее показательные примеры. «В моей практике был такой случай, когда на конкурсе независимая компания дала такую же стоимость услуг, как и компания-протеже. Заказчик (конкурса) нашел предлог отказать «не своей компании» – сослался на неправильно заполненные документы, - рассказывает Анна Деркач, директор по развитию ЗАО «МТЛ. Эксплуатация недвижимости». - Способов отказа может быть сколько угодно».
Инициатором проведения тендера часто выступает сама компания-фаворит. Она просит собственника устроить конкурс, чтобы понять, над чем сегодня работают конкуренты, какие технологии они используют, сколько стоят их услуги и т. д. Эдакое бесплатное изучение рынка, отслеживание деятельности соперников по бизнесу.
Все вышесказанное – отнюдь не тайна для любой управляющей компании. Но, даже зная кухню проведения конкурсов, управленцы не гнушаются ни одним выставленным на тендер объектом – рынок настолько мал, что за каждый проект, даже если победитель предрешен, идет настоящая борьба. Марина Великорецкая признается: «Мы стараемся участвовать во всех проходящих тендерах. Даже если потенциальный управляющий уже известен, мы думаем, вдруг на комиссию найдет какой-то озарение и она, наконец, поймет, чьи условия действительно выгодны. Однажды мы участвовали в тендере, который по заказу собственника организовала независимая немецкая компания. Перед оглашением результатов до нас дошла информация, что наше предложение очень понравилось немцам. Но уже на стадии презентации организатор мне с грустью сообщил, что собственник не принял нашу кандидатуру. Среди участников были найдены «свои люди», в пользу кого и был решен тендер. Немцы, конечно, не ожидали такого поворота событий, недоумевали, зачем вообще их пригласили. А для нас это было уже привычным делом», - заключает Марина Великорецкая.
При том что тендеры в большинстве своем формальные, собственники далеко не формально подходят к участвующим в нем компаниям. «Во-первых, потенциальный участник должен обладать опытом управления. Желательно, чтобы он имел в управлении не один, а несколько объектов. Кроме того, (на основе петербургского опыта) компания должна иметь полнофункциональные фасилити-подразделения и подразделения по сдаче в аренду», – рассказывает Николай Вечер, вице-президент Гильдии управляющих девелоперов, директор по развитию недвижимости ОАО «ПСБ-Инвест-Групп». «Необходимо наличие лицензии на управление, документации, описанной в тендерном предложении. Но главное условие победы – это наличие профессиональной команды», – говорит Михаил Гец, руководитель отдела коммерческой недвижимости компании Blackwood. «Для компании, желающей участвовать в тендере, необходимы опыт работы, репутация на рынке, требуемые законодательством лицензии, квалифицированные кадры», – рассказывает Олег Смирнов, заместитель директора группы компаний Sawatsky.
Тщательно собранной документации отнюдь не достаточно для участия в тендере. Определяющую роль играет (должно играть) составленное управленцем предложение по управлению, демонстрирующее его профессиональные возможности, стоимость услуг и т. д. Разумеется, для написания такого предложения необходимо досконально знать объект. Между тем собственник информацию о здании чаще всего не предоставляет и даже не стремится способствовать получению управленцем такой информации. Представители УК сами должны исследовать объект, используя все возможные «подручные методы» – собственные наблюдения, информацию знакомых брокеров, мнение работающих на объекте компаний, а иногда и данные конкурентов.
«Как обычно у нас проходят тендеры? Собственник обзванивает несколько управляющих компаний и спрашивает, хотят ли они участвовать. Всех желающих он просит подготовить коммерческое предложение. Если управляющей компании нужна какая-то информация, ей, зачастую, самой нужно, приехав на объект, изыскать необходимую информацию для его оценки. Собственник полагает, что именно так и должно быть, ведь если управляющая компания – профессионал, она всю информацию должна разузнать сама. Однако при этом есть большая вероятность, что, получив предложение, собственник будет сравнивать «груши» с «бананами», поскольку у разных компаний может быть разный подход к составляющим услуг», - рассказывает Константин Баранов. Более того, собственник не только не предоставляет информацию об объекте, но даже не озвучивает, какие услуги по управлению он бы хотел видеть на объекте, – он не ставит перед УК конкретных целей и ждет, что эти цели компания определит сама, исходя из характеристик объекта. Вы же профессионалы, вы должны лучше знать, что нам нужно, – таков довод собственников. Но, кстати, специалисты замечают, что такое поведение владельцев характерно именно для формальных тендеров – победитель уже ясен, так зачем ставить перед каждой компанией конкретные задачи, все равно они не будут иметь отношения к объекту. Другое дело – объективный тендер. Владелец подбирает компанию исходя именно из тех услуг, которые ему необходимы, из задач, которые он сам ставит перед УК.
Отдельного разговора заслуживают сроки проведения тендеров. «Как правило, время, в которое нужно предоставить владельцу деловое предложение по объекту, определяется так: «вчера», – говорит Олег Смирнов. – Кстати, чем жестче срок проведения тендера (например неделя), тем больше вероятность формальности такового». «Бывало и такое, что собственник звонил и говорил, что предложение по управлению ему необходимо завтра. Соответственно, у нас было фактически полдня, чтобы провести необходимые исследования, проанализировать объект и выдать программу», – рассказывает Марина Великорецкая. Нет точных сроков и по оглашению победителей. Собственник может определить победителя и через неделю, и через месяц после подачи заявок УК на тендер.
Пройдя все «круги ада», дисциплинировано исполнив все прихоти и капризы владельца, в результате управленец с прискорбием осознает, что тендер был нужен лишь для проформы. Обида его усугубляется, когда компания начинает подсчитывать свои затраты на бездарно проведенное время. По оценкам специалистов, участие в одном тендере компании обходится в $2–2,5 тыс. – при условии, что RFP проводится по стандартному объекту и компании не нужно делать специальных исследований. Учитывая же, что управленцы в месяц участвуют одновременно в нескольких тендерах, вопрос бессмысленных трат становится особо актуальным.
Пытаясь отвоевать хоть какую-то долю рынка у собственников, управляющие компании идут на крайности. Бывает, что они достигают «неформальных договоренностей», например с брокерами, которые начинают среди своих клиентов активно лоббировать интересы УК. Разумеется, не бесплатно. Например, сдается объект, а вместе с ним, «в нагрузку», сдаются и услуги управленца. «Часто, разговаривая с клиентами, мы выясняем, что у них есть выходы на собственников, сотрудничество с которыми может быть обоюдно интересно. Мы не пишем об этом на каждом заборе, но если я понимаю, что человек может мне дать важный контакт, которого у меня нет, вне зависимости от того, кто он – брокер, девелопер, строитель, просто знакомый, наш сотрудник - я проговариваю с ним возможность сотрудничества и размеры вознаграждения за факт свершенной сделки», - делится Анна Деркач.

Оправдывая собственника
С одной стороны, специалисты считают, что собственники во многом тормозят развитие цивилизованных отношений на рынке управления. С другой стороны, нельзя не признать, что до недавнего времени у владельцев недвижимости не существовало альтернативы – обслуживать здания было просто некому, вот и приходилось создавать в рамках структур собственную управляющую компанию. Сегодня в Москве работают несколько крупных девелоперов, которые управляют своими зданиями при помощи дочерних компаний. Многие из них делают это вполне успешно, более того, случается и качественное перерастание обслуживающего подразделения в отдельный бизнес – обслуживая большой объем собственных площадей, уже не так сложно взять на управление сторонний объект. «Для очень крупных девелоперов, таких как «Энка» или Heinz, которые сами строят и сами эксплуатируют здания, вполне логично создавать собственные управляющие структуры, – говорит Марина Великорецкая. – Другое дело – инвесторы, которые, имея не относящийся к недвижимости бизнес, вкладывают деньги в объекты и сдают их в аренду. Очевидно, что здесь оправданно отдавать управление внешним компаниям».
Говоря о собственниках, проводящих тендер для своих фаворитов – в общем-то сторонних компаний, но нашедших особый подход к владельцу, стоит признать, что такая схема работы в перспективе вряд ли может быть эффективна. Отсеивая любую возможность привлечения на объект объективно хорошей компании, собственник тем самым роет себе яму. Демпинг цены, за счет чего управленцы и становятся фаворитами, для владельца чреват низким качеством обслуживания здания, потерей инвестиционной привлекательности объекта, в конечном счете серьезным сокращением прибыли. Известно, что качество услуг растет в тех областях, где сильна конкуренция. Там, где ее нет, вряд ли стоит рассчитывать на жизнеспособность бизнеса. «Об эффективности проводящихся тендеров, мне кажется, судить рано, поскольку они пока еще не стали нормой жизни, – считает Николай Вечер. – Как бы то ни было, влияние других фигурантов рынка на решение владельца зависит и будет зависеть от степени самостоятельности последнего. Одним словом, чем крупнее и успешнее собственник, тем более объективное, взвешенное решение он может принять, выбирая УК».

Шансы на успех
Специалисты считают, что цивилизованное проведение RFP нас ждет тогда, когда рынок перестанет испытывать вечный голод в отношении свободных площадей. Сегодня арендатор часто вынужден довольствоваться имеющимися площадями из-за отсутствия какой бы то ни было альтернативы. Как только у него появится возможность выбирать, собственники для удержания клиента станут более требовательны к обслуживанию своих площадей, к управляющим компаниям, а значит, и тендеры перестанут быть формальными. Кроме того, толчок сектору управления, безусловно, даст и развитие вторичного рынка. Чем больше непрофильных инвесторов будет вкладывать в недвижимость, тем быстрее сформируется цивилизованный рынок управления – не желая и не имея возможности отвлекаться от профильного бизнеса, инвесторы станут создавать спрос на качественное обслуживание своих зданий.