Если попытаться дать наиболее понятное определение этому термину, широко распространенному в сфере коммерческой недвижимости, то оно будет звучать так: «Четкое обозначение и реализация поставленных пользователями офисных помещений задач в области офисной недвижимости, способствующие получению максимальной отдачи от вложений в персонал, бизнес-процессы и технологии». Частью этого широкого определения является представление интересов арендаторов – детальное консультирование по вопросам аренды и покупки недвижимости.

Почему услуги по представлению интересов арендаторов востребованы на рынке?
Покупка и аренда недвижимости в Москве – трудная многоступенчатая задача, связанная с определенными рисками. Практика показывает, что когда компании-арендаторы пытаются совершать операции на рынке коммерческой недвижимости, не прибегая к услугам профессиональных консультантов, зачастую они терпят неудачу, страдая от последствий неправильных решений. Именно поэтому сейчас широко распространена практика найма и оплаты услуг консалтинговых компаний, представляющих интересы арендаторов. Представители арендатора – это эксперты в области приобретения и аренды недвижимости, и их основная задача – добиться выгодных условий для клиентов: как наиболее подходящей площади, так и оптимальных условий аренды или покупки.

Какова технология работы профессиональных консультантов?
Каким образом консультанты достигают поставленных перед ними задач? Процесс этот настолько сложен, что его можно назвать почти «научным» и по содержанию, и по конечному результату. Если вкратце попытаться описать результат работы по предоставлению интересов арендаторов, то он сводится не только к подбору подходящего офисного здания для конкретного арендатора, но также к такому исходу переговоров с владельцами зданий, в результате которых арендодатель приходит к так называемой точке безразличия. Это профессиональный термин, обозначающий определенную стадию переговоров, когда условия для арендатора таковы, что арендодателю, по сути, становится безразлично, будет подписан договор аренды или нет. В ходе работы с арендаторами консультанты проходят определенное количество стадий, но этот процесс подвергается корректировкам в реалиях московского рынка недвижимости.На большинстве рынков в процессе представления интересов арендатора консультанты могут предложить клиенту обоснованный выбор офисных зданий и нескольких а
рендодателей, готовых конкурировать за потенциального арендатора. При этом у арендатора всегда есть выбор и определенные рычаги влияния на владельцев зданий. На московском рынке коммерческой недвижимости, где спрос намного превышает предложение, ситуация несколько иная. Во многих случаях выбор офисных зданий настолько ограничен, что арендодатели сами могут выбирать арендаторов из числа заинтересованных компаний. В условиях «рынка продавца» консультанты вынуждены находить баланс между процессом подбора помещения, прописанным в теории, и необходимостью найти офис для своего клиента в условиях высококонкурентного рынка.

Стадия 1. Формулировка критериев поиска
Первая стадия процесса поиска офисного помещения для компании-арендатора – это четкая формулировка требований клиента. Она представлена набором критериев, включающих факторы времени, стоимости, расположения здания, его качества и обеспеченности парковочными местами. На этой стадии необходимо понять ожидания клиента – хотя консультанты обязаны защищать интересы компании-арендатора, но нужно учитывать, что идеального решения может и не существовать.

Стадия 2. Заявка на предложение услуг
На следующей стадии необходимо собрать информацию по всем потенциально подходящим клиенту вариантам бизнес-центров. Некоторые офисные помещения, подходящие арендатору, не выставляются на открытый рынок, но консультанты, представляющие интересы арендатора, владеют информацией о подобных «скрытых» вариантах и включают их в коммерческое предложение.

Стадия 3. Анализ вариантов
Анализ всех вариантов согласно критериям поиска.

Стадия 4. Составление short-list (краткого списка вариантов)
После детального изучения каждого офисного помещения консультанты составляют краткий список, в который входит не более чем три оптимальных варианта. Представители арендатора всегда беспристрастны, ведь их услуги оплачиваются без привязки к выбранному офисному зданию. Если же арендатор проводит поиск офиса своими силами, он не получит объективного совета по поводу отличительных особенностей каждого варианта по сравнению с другими.

Стадия 5. Переговоры
Представитель арендатора проводит параллельные переговоры с собственниками всех офисных зданий из краткого списка, стремясь к достижению «точки безразличия». Одной из любопытных особенностей столичного рынка коммерческой недвижимости является то, что в качестве верного совета клиенту может быть озвучено повышение ставки аренды. На «рынке продавца», в условиях высокой конкуренции между арендаторами, этот совет может стать единственным способом получения офисной площади. Дорогая площадь часто более предпочтительна, нежели отсутствие площади вообще.

Стадия 6. Выбор окончательного варианта
На этой стадии консультант и клиент договариваются о выборе оптимального варианта офисного здания. Выбор производится в соответствии с критериями поиска.

Стадия 7. Письмо о намерениях
Подписание документа, не имеющего юридической силы, формализует согласованные условия по выбранному варианту офисного здания. Залог успеха на московском рынке заключается в том, чтобы консультант и клиент прошли путь от первой до седьмой стадии за максимально короткий период времени. Представитель арендатора должен как можно быстрее предоставлять клиенту информацию, рекомендации и в кратчайшие сроки реализовывать решения клиента. В Москве больше всего сделок срывается именно из-за затягивания переговоров или неспособности к быстрому принятию решений.

Стадия 8. Согласование договора
Когда сформулированы основные договоренности, следующим шагом становятся переговоры по конкретным пунктам договора, уже прописанным в письме о намерениях. Наиболее ответственная часть работы консультанта на данной стадии – это посредничество между российским представительством и мировой штаб-квартирой компании-клиента. Московский рынок недвижимости является одним из самых дорогих в мире, и представителю арендатора зачастую приходится выступать в роли независимого эксперта, разъясняющего руководству штаб-квартиры, почему необходимо подписать договор в течение ближайших трех дней, почему на выбор предлагается только два офисных здания и почему стоимость аренды в Москве превышает арендные ставки головного офиса.

Стадия 9. Подписание договора
На этой стадии сделка становится обязывающей для обеих сторон. Консультанты должны обеспечить арендатору лучшие условия по сравнению с ситуацией, когда арендатор взял бы весь процесс на себя.

Стадия 10. Постоянное консультирование
Представитель арендатора продолжит работу с компанией-клиентом, предоставляя необходимые консультации и извещая клиента об изменениях в ситуации на рынке. Он всегда готов приступить к поиску нового офисного помещения, как только в этом возникнет необходимость.