Поиск офиса: что такое «хорошо» и что такое «плохо»!

Днем с огнем
Мы ищем офис уже 7 месяцев. За это время нам было предложено много различных вариантов, но по определенным причинам они нам не подошли. Сегодня, оглядываясь назад, мы понимаем, что какие-то из наших требований, возможно, были завышены. С другой стороны прихоть прихоти рознь – комфортабельность рабочего помещения мы считаем неотъемлемой частью полноценной работы наших сотрудников. Если начинаешь экономить на удобстве, теряешь рабочее время, а стало быть, тормозишь развитие бизнеса. Как бы то ни было, на сегодняшний день мы имеем за плечами довольно богатый опыт переговоров с собственниками помещений, которым не прочь поделиться с вами.
Первое офисное помещение, которое было нам предложено, располагалось в Кожевническом проезде. Место нам подходило, арендная ставка была относительно невысокой. Но на тот момент, когда мы вели переговоры с ленд-лордом, в здании еще шли строительные работы. До их завершения оставалось не так много времени, но мы посчитали, что пока помещение будет готово к эксплуатации, мы найдем себе другой офис. Как же мы ошибались! Ремонт здания был завершен, были найдены арендаторы всех его площадей, а мы все еще слонялись в поисках достойного помещения. Конечно, если бы у нас были способности Нострадамуса, если бы мы знали, что все так затянется, мы бы подождали завершения строительных работ.
Второй вариант, который мы рассматривали, располагался недалеко от станции метро Павелецкая. Офис выглядел очень достойно: начиная от входа (подъезд, служба ресепшн) заканчивая санузлами. Я не помню, была ли столовая на территории, но рядом с метро располагалось много хороших кафе и ресторанов. Большим плюсом было, конечно, то, что офис находился в районе, который сегодня очень популярен среди бизнес-центров, к тому же многие наши клиенты располагаются неподалеку. Арендная ставка немного превышала наш бюджет, но мы, я думаю, смогли бы сбить цену. Причина, по которой мы отказались от этого варианта: слишком большая площадь. Нам предлагалось 700 квадратных метров, в то время как мы претендовали на территорию в три раза меньше названного метража. Собственника помещения можно понять: чем меньше арендаторов, тем меньше договоров, обязательств, тем проще бизнес. Можно понять и нас – зачем тратить деньги на площадь, которая заведомо превышает наши потребности. Одним словом, мы «не сошлись характерами», и пришлось расстаться.
Если бы к владельцу здания пришел еще один арендатор за небольшим метражом, мы бы разделили эти 700 квадратных метров, и проблема была бы снята. Но кто знает, как долго нам бы пришлось ждать. К тому же арендатор дал понять, что он, скорее, отдаст предпочтение одной компании, чем будет делить площадь между несколькими клиентами.
Был еще один интересный вариант в районе Павелецкой. Офис располагался также недалеко от метро в хорошем бизнес-центре. Помещение, правда, было недостроено, но к тому моменту (учитывая нашу ошибку с первым предложенным вариантом), мы были готовы вести переговоры. Главное, чтобы собственник был согласен прописать в договоре штрафные санкции в случае, если помещение не сдается нам в обещанный срок. Ленд-лорд на это пошел, но когда мы начали обсуждать условия на серьезном уровне и проверять всю необходимую юридическую документацию, выяснилось, что на помещение не было правоустанавливающих документов. Это нас сразу оттолкнуло, и мы отказались от этих площадей.
Не так давно мы рассматривали вариант офисного помещения в районе Тульской. Офис предлагался полностью готовым к эксплуатации: ремонтные и отделочные работы были проведены на должном уровне, и нам бы не пришлось инвестировать в дополнительный ремонт. Кроме того, арендная ставка была невысокой. Почему в результате нам не подошел и этот вариант? Дело в том, что хозяин требовал оплаты по наличному расчету (черными деньгами). Наша компания в этом отношении придерживается чистой экономики, мы хотим быть прозрачной компанией, где отслежены все расходы и уплачены все налоги. Мы взвесили все за и против и решили продолжать поиск.
Было много и других вариантов, но перечисленные – пожалуй, наиболее типичные и часто встречающиеся на рынке аренды офисной недвижимости. Конечно, не только мы ставим свои условия ленд-лордам, часто предъявляют требования и нам. Несколько раз камнем преткновения была ситуация с уплатой налога на добавленную стоимость. Дело в том, что, являясь представительством кипрской компании, мы не облагаемся НДС на аренду, и многие арендодатели, особенно в ситуации с субарендой, не согласны на ставку без НДС. Они либо отказываются от сотрудничества, либо требуют выплачивать аренду на том уровне, на котором мы бы платили ее с НДС.

Ошибки и промахи
Что бы там не утверждала народная мудрость, человек способен учиться только на своих ошибках. Мы много слышали о том, куда надо звонить, чтобы снять достойное помещение, как нужно общаться с ленд-лордами, чтобы максимально выгодно заключить сделку… Однако наш личный опыт опроверг слова всех советчиков вместе взятых и привел к собственным умозаключениям.
Сначала мы посещали каждый офис, который нам предлагался, реагировали на любой телефонный звонок, электронное письмо или факс. Таким образом, мы рассчитывали как можно скорее найти хорошее помещение. После нескольких «бестолковых» просмотров мы поняли, что надо фильтровать всю поступающую информацию. Перед посещением офиса, мы стали опрашивать агента по ряду ключевых критериев, которые были нам необходимы. В последнее же время, перед тем, как ехать на осмотр, мы досконально интервьюируем агента по всем характеристикам офисного помещения, запрашиваем фотографии, ищем информацию о собственнике недвижимости и его арендаторах.
Опрос мы проводим по основополагающим критериям, которые для нас играют большую роль (для других «соискателей» эти требования могут показаться не такими важными):

• идет ли хозяин на арендную ставку без НДС;
• каким образом производится оплата – наличным или безналичным расчетом;
• что представляет собой ремонт (рассуждения агента по поводу уровня ремонта могут быть очень субъективными, поэтому интересоваться отделкой помещения стоит максимально конкретно, в любом случае объективно оценить состояние офиса можно только на просмотре).

Смотри в оба.
Если по телефонным разговорам с агентом, а также из соответствующей переписки вы поняли, что предлагаемый офис может вам подойти, следующий шаг – просмотр помещения. И раз уж вы решили потратить на это свое время, тратьте его с максимальной пользой.
На что я обращаю внимание при первом просмотре? Прежде всего, меня интересует зона ресепшн и охранники (вахтеры), которые встречают наших клиентов. Для нас недопустим советский подход, когда приходится ждать 5-10 минут, чтобы тебя пропустили, или чтобы позвали нужного человека. Не так давно мы были в офисе, который в принципе нам понравился. Но отпугнуло как раз то, что охранники не умели себя вести. Они начали пререкаться, вместо того, чтобы пригласить нужного человека, и это отразилось на моем впечатление о помещении.
Второй важный момент, на который стоит обращать внимание – насколько легкий доступ к помещению, приходится ли бродить по коридорам в поисках нужного офиса или можно сразу его найти.
Меня всегда интересует планировка помещения, расположение комнат, санузлов и т.д. Часто бывает, что метраж помещения большой, но полезной площади не так много: большие коридоры и зона ресепшн при маленьких рабочих местах.
Что касается ремонта, то здесь помимо общего впечатления об уровне отделочных работ) важно узнать:

• стоят ли на окнах стеклопакеты;
• в каком состоянии батареи, не требуют ли они ремонта;
• есть ли система кондиционирования или придется ставить ее за свой счет;
• как функционирует проводка.

Игры, в которые играют… владельцы

Торг. Понятно, что на переговорах по сдаче в аренду недвижимости каждый преследует собственные цели – ленд-лорд хочет сдать помещение подороже, потенциальный арендатор стремится сэкономить. Вполне естественные желания. Тем не менее, даже у самого жадного собственника можно сбить цену. Все зависит от вашего желания и умения убеждать. Как правило, информацию о том, уместен ли торг, агент дает еще на первой стадии переговоров. Однако, даже если торг исключен, не стоит воспринимать это как призыв к действию. Если вы объездили достаточно объектов, сравнили их по цене, и пришли к выводу, что предлагаемый вариант не стоит запрашиваемых денег, нужно сказать об этом хозяину помещения (конечно, ссылаясь на явные «недоработки»). Таким образом, вы можете помочь собственнику оценить недвижимость объективно или даже сбить цену.
Документация. Чтобы не произошло неприятностей, стоит тщательно проверить правоустанавливающие документы ленд-лорда на недвижимость. Если это субаренда, потрудитесь заверить договор у владельца площади и нотариуса. На самом деле (это уже стало притчей во языцех), компания рискует, когда идет на сделку с организацией, не являющейся хозяином помещения. Есть несколько красноречивых примеров, когда желающие снять офис, ловились на удочку субарендаторов. Доверчивые (или невнимательные) «соискатели» соглашались снимать недорогие помещения, не изучив досконально контракт - в частности, тот пункт, в котором оговаривались условия расторжения договора. И когда собственник помещений решал продавать недвижимость, все постояльцы оказывались на улице.
Без прочтения договора аренды квалифицированным юристом, я бы не стала подписывать договор аренды, потому что можно упустить детали, и в результате потерять деньги. На вскидку могу сказать, что я обращала бы внимание на следующие моменты:

• что входит в арендную ставку («голая» ли это ставка, или в нее включены коммунальные услуги и т.д.);
• кто страхует помещение, кто ответственен за то, что происходит в офисе;
• прописаны ли штрафные санкции за нарушения обязательств договора.

Агентства.
Занимаясь поиском офиса, мы не нанимали эксклюзивные агентства, а работали с самыми разными, как крупными международными, так и маленькими отечественными компаниями. В основном, приходилось иметь дело с небольшими агентствами, так как искомые площади были небольшими, а арендные ставки невысокими. Скажу сразу, что я была неприятно удивлена уровнем сервиса небольших агентств. Зачастую брокер знал очень мало об объекте, который сдавал в аренду, и был скорее тенью собственника помещения, чем информированным человеком. Кроме того, поскольку эти брокеры работали на две стороны, они не давали нам полную информацию о помещении, не говорили о каких-то объективных недостатках офисной площади. И еще: агенты небольших компаний крайне отрицательно реагировали на любые наши попытки сбить цену, поскольку чем большую сумму мы бы заплатили ленд-лорду, тем больший процент перепал бы им.
В конце концов, нам пришлось отказаться от услуг небольших агентств. Сотрудничая с крупными компаниями, мы вышли на совершенно иной уровень обслуживания. Здесь работают приветливые брокеты, знающие всю необходимую инофрмацию о своем объекте.
У нас были и альтернативные методы поиска офиса. Когда стало поджимать время, мы сформировали команду так называемых ранеров – людей, в обязанности которых входили активный поиск и просмотр офисных площадей. Ранеры ходили по зданиям, особенно по соседству с нашим офисом, и выясняли у охранников, сдаются ли помещения. Здесь было несколько любопытных вариантов, но в результате пришлось от всего отказаться - мы вышли на девелопера, который предложил нам достойное помещение.

Если долго мучиться...
На сегодняшний день мы нашли офис, который отвечает всем нашим требованиям. Это реконструированное помещение класса В в районе станции метро Тульская (что недалеко от центра) на территории бывшего завода. Надо сказать, что для компаний с невысоким бюджетом, офисы на территория бывших производственных помещений - хороший выход из положения. Ставки здесь невысоки, а ремонт очень часто сделан хороший. Офис, который нашли мы, имеет хорошую планировку, здесь есть парковка и вся необходимая инфраструктура. Учитывая то, что мы мечтали о помещении с максимальными для нас требованиями и по минимальной цене, я удивляюсь, что мы все таки нашли то, что искали.

Розыскивается... идеальный арендатор.
Сейчас, когда эпопея с поиском офиса, наконец, завершена, я могу себе представить, с какими клиентами мечтают работать владельцы зданий. Для них идеальный арендатор – это тот, у кого есть время ждать завершения строительства или ремонта офиса, это клиент с минимумом потребностей, но с большим бюджетом. Эдакий состоятельный аскет. Увы, мы не относились к их числу. Тем не менее, наши усилия были вознаграждены, и мы нашли достойное офисное помещение.
Ошибки при поиске офиса могут быть самые разные, и «наступать на грабли», так или иначе, приходится любому «соискателю» офисной недвижимости. Но один ключевой промах все же возможно избежать – начинайте поиски нового помещения как можно раньше и не думайте, что это дело двух-трех недель.