10 фактов о KPI

1. KPI стали применять с конца 80-х годов XX века. KPI представляют собой количественные показатели производительности и используются для определения факторов успеха и измерения прогресса на пути к достижению целей организации. На сегодня существует множество возможных и полностью достоверных KPI, и многие эксперты считают KPI неоценимым средством управления затратами на недвижимость, объекты и сопутствующую инфраструктуру.

2.  Использование KPI в качестве эталона измерения производительности помогает ежегодно экономить миллионы долларов, помимо всего прочего, путем выявления неиспользуемых площадей и энергии, затрачиваемой на их освещение и кондиционирование.

3.  Основное преимущество систем KPI в том, что процесс принятия решений сводится к анализу данных, которые доступны в любой момент и представлены в заранее утвержденном формате. На базе KPI можно выстроить и систему мотивации персонала.

4. Система KPI в совокупности с другими инструментами развития призвана связать стратегию и операционную деятельность. KPI разрабатываются для каждого сотрудника или каждой должностной позиции и служат индикаторами достижения поставленных целей. А достижение поставленных целей сотрудников, каждого на своем рабочем месте, в сумме должно привести к достижению целей организации.

5. В использовании большого количества KPI нет необходимости, обычно для мониторинга функциональной области управления недвижимостью или объектами требуется не более четырех–пяти KPI, но важно год от года использовать одни и те же показатели, чтобы обеспечить надежный стандарт управления.

6. При использовании системы KPI руководитель может всего на одной странице программы Word увидеть систему индикаторов, свидетельствующих о развитии и состоянии его компании. Руководитель получает не формальный отчет о прибылях и убытках, а целую систему управления прибыльностью и рентабельностью, в которой все показатели отчета о прибылях и убытках будут учтены с помощью «правильных» алгоритмов.

7. С помощью системы KPI можно отслеживать, что происходит с объектом в тот или иной момент времени. Причем некоторые компании пользуются этой системой не только после сдачи объекта в эксплуатацию, а и на различных этапах его строительства. KPI в этом случае можно также назвать ключами показателей исполнения. Они формируются на основании актуальных целей объекта – до открытия, после открытия, до и после продажи. У каждого объекта эти показатели разнятся, самый важный показатель – это доходы и расходы объекта. В любом случае, если не исполняются эти показатели, дальше уже неинтересно работать с системой.

8. Являясь полезным инструментом установления стандартов и достижения целей, KPI, тем не менее, имеют свои ограничения. Они могут оказаться не применимыми для присвоения значений субъективным показателям, таким как значение психологического климата в коллективе для достижения целей отдела или всей организации, хотя их отслеживание могло бы быть полезным.

9. На Западе основной целью внедрения подобной системы является выстраивание прозрачной схемы причинно-следственной связи по достижению рентабельности на использованный капитал.

10. У KPI всегда будут два показателя – плановый и фактический. Плановый – это так называемый идеальный показатель, к которому должно стремиться каждое подразделение. А фактический – тот, которого удается достигнуть в реальности. Безусловно, идеальный показатель эффективности должен быть достаточно высоким, но достижимым. В противном случае сотрудники либо излишне расслабятся, либо опустят руки перед неоправданно завышенными цифрами.

Материал подготовлен на основе статьи «KPI- показатель успеха» журнала «PFM» Недвижимость: управление и эксплуатация.