Сегодня арендаторы с особой тщательностью следят за своими эксплуатационными расходами. Для них важно знать, из чего именно они складываются и каким образом можно уменьшить расходы на эксплуатацию объекта.

Разделим наши расходы

Эксплуатационные расходы представляют собой совокупность затрат, направленных на обеспечение полноценного функционирования объекта и комфортного пребывания в нем арендаторов.

Эксплуатационные затраты можно разделить на несколько основных направлений.

1. Расходы на техническую эксплуатацию всех инженерных систем и оборудования, за исключением тех, что расположены в помещениях арендаторов. Техническая эксплуатация включает ежедневные осмотры, планово-предупредительные и регламентные работы, а также текущий ремонт систем кондиционирования и вентиляции, лифтового хозяйства, тепловых сетей, водоснабжения, канализации, электросетей, систем пожарной безопасности, контроля доступа и видеонаблюдения, охранной сигнализации, а также косметический ремонт здания и восстановление парковки.

2. Затраты на уборку помещений общего пользования и благоустройство прилегающей территории, работы по уходу за внешним и внутренним озеленением (в местах общего пользования), мойка фасадов, сбор, хранение и вывоз мусора, уборка снега зимой. Проведение мероприятий по дератизации и дезинсекции объекта в местах общего пользования и технических помещениях.

3. Расходы по обеспечению безопасности объекта и контроля доступа, в рамках которого осуществляется круглосуточная охрана периметра здания, а также прилегающей к нему территории.

4. Административные расходы, которые включают в себя ФОТ сотрудников УК на данном объекте и расходы, связанные с организацией работы УК на объекте (канцтовары, обслуживание оргтехники, услуги связи и т. д.).

5. Вознаграждение УК. Существует несколько схем оплаты услуг УК. Первая – это фиксированное вознаграждение за 1 кв. м арендопригодной площади в год. Данная цифра может находиться в диапазоне от $2 до 10 в зависимости от класса объекта, его площади и значимости для УК. Вторая схема основана на том, что к фиксированной части добавляется процент от аренды и дополнительного дохода, принесенного собственнику УК (при комплексном управлении). Согласно третьей схеме, вознаграждение УК вычисляется как процент от прибыли до уплаты налогов и амортизации (EBITDA). Так как за последние два года увеличилось количество объектов с вакантными площадями, то расчет вознаграждения УК может напрямую зависеть от процента заполнения объекта арендаторами. Если объект заполнен на 70%, то вознаграждение УК составит 70% от суммы, согласованной с собственником из расчета 100% заполнения здания.

6. Оплата коммунальных услуг (электричество, отопление, водоснабжение), относящихся к местам общего пользования. Все вышеперечисленные затраты входят в эксплуатационные расходы, которые оплачивает арендатор. Эксплуатационные расходы также могут включать в себя затраты на налоги (на имущество, на землю) и страхование объекта. Дополнительно арендатор оплачивает коммунальные услуги в арендуемых им помещениях и все работы (уборка, техобслуживание, ремонт) в арендуемых помещениях.

Собственник оплачивает капитальный ремонт общих инженерных систем и оборудования, здания в целом, прилегающей территории. Иногда собственник сам оплачивает расходы по налогам и страхованию объекта.

Учимся экономить

Кризис вынудил собственников зданий существенно сократить размер эксплуатационных расходов. Управляющие компании стараются экономить на тех статьях, которые не влекут за собой существенного снижения качества обслуживания. Например, УК может пересмотреть договоры с подрядными организациями, скорректировать объем и график оказываемых услуг, тем самым снизив их стоимость, или выбрав более дешевых подрядчиков (иногда собственник вынуждает УК пойти на это даже в ущерб качеству предоставляемых услуг). Самой затратной статьей расходов УК является фонд заработной платы сотрудников, поэтому сокращение административного и технического персонала существенно снижает затраты, и в кризис многие компании прибегали к данному способу оптимизации затрат. В среднем сокращали на одного административного работника и одного-двух технических специалистов. Сокращение частоты проведения уборок также является одним из наиболее популярных методов уменьшения расходов на клининг. Но, как правило, подобные меры направлены на технические помещения, эвакуационные лестницы – на места, в которых не предусмотрено постоянное пребывание арендаторов и посетителей здания. УК стараются снизить расходы на электроэнергию. Это делается, например, за счет установки светодиодных ламп и датчиков движения в общественных зонах. Подобная мера позволяет экономить от 60 до 80% электроэнергии, затрачиваемой на освещение данных зон. Использование частотных преобразователей на асинхронных электродвигателях дает возможность не только экономить 10–15% электроэнергии за счет оптимального распределения нагрузки пусковых токов, но также повышает надежность и срок службы оборудования. Современные технологии позволяют отказаться от традиционного использования химических препаратов при проведении водоподготовки в пользу акустической электромагнитной системы. Установка такой системы в зависимости от диаметра трубы обходится в 5–10 тысяч рублей. Для сравнения: установка системы водоподготовки с использованием химических препаратов будет стоить собственнику $120–130 тысяч, плюс ежегодная закупка расходных материалов (химических средств) в размере $30 тысяч. Экономическая выгода от применения новых технологий в данном случае очевидна.

Еще одним примером сокращения расходов может быть аренда пресскомпакторов для сбора и вывоза мусора. По нашим подсчетам, при использовании пресс-компакторов для БЦ площадью около 50 тысяч кв. м, расходы на вывоз мусора можно сократить в четыре раза.

Осторожная периодичность

Несмотря на очевидную необходимость экономии средств на эксплуатационные расходы, существует ряд позиций, по которым сокращать затраты не следует. Например, нельзя сокращать объем регламентных работ по обслуживанию инженерного оборудования. Подобная «экономия» может быть чревата преждевременным износом и выходом оборудования из строя и, как результат, серьезными дополнительными вложениями в его ремонт или замену. С осторожностью следует относиться к снижению периодичности услуг – оно приемлемо в разумных пределах. Сокращению периодичности услуг чаще всего подвергается клининг, реже – услуги охраны и контроля доступа. Совсем не рекомендуется экономить на техэксплуатации, так как сокращение периодичности обслуживания оборудования чаще всего приводит к еще большим затратам. Например, несвоевременная замена фильтров системы вентиляции и кондиционирования приводит к появлению неприятных запахов. При этом быстрее происходит загрязнение вентиляционных решеток, прилегающих стен и потолков, что ведет к возникновению дополнительных затрат на уборку. Неприятные запахи могут вызвать дискомфорт у арендаторов и жалобы с их стороны. Другой пример: если обслуживание фанкойлов производится реже чем раз в квартал, то возникает большая вероятность выхода из строя узлов или вентиляторов, загрязняются теплообменники. Все это приводит к необходимости замены оборудования и, как следствие, к появлению гораздо больших расходов, чем своевременное обслуживание согласно установленным регламентам. Снижать заработную плату сотрудников также не рекомендуется: это сильно демотивирует персонал и снижает качество выполняемой ими работы. Нужно отметить, что с приходом кризиса у многих УК не произошло планового увеличения заработной платы сотрудников, были сокращены или отменены премии. Работникам предоставлялись минимальные социальные пакеты согласно трудовому законодательству. Все это позволило существенно сократить расходы по управлению.

Таким образом, к экономии на эксплуатационных расходах нужно относиться очень внимательно и вдумчиво. Прежде чем секвестрировать ту или иную статью расходов, необходимо внимательно проанализировать, каким образом это отразится на жизнедеятельности объекта.