Офис на час

В конце прошлого года Global Workspace Association (GWA) провела исследование, по результатам которого можно сделать вывод: так называемые полностью оборудованные, или «обслуживаемые», офисы в США (serviced offices) начинают опережать по темпам развития традиционную офисную недвижимость. В таких офисах, как правило, предоставляется несколько видов услуг: аренда рабочих мест в open space и небольших кабинетов, почасовая аренда переговорных комнат и конференц-залов, а также «виртуальный офис» – возможность получения корреспонденции на престижный бизнес-адрес.
Основным фактором роста стал спрос на почасовую аренду офиса. Президент GWA Джон Джордан причину этого видит в том, что частные предприниматели, особенно только начинающие свой бизнес, боятся рисковать и арендовать офис на постоянной основе. К тому же аренда офиса – это всегда существенная статья расходов. Поэтому, узнав о существующей возможности снять офис для переговоров или проектной работы на несколько часов, они обязательно используют ее.

За рубежом почасовая аренда офисных помещений существует уже около 20 лет. Суть такой аренды заключается в том, что клиент – компания или частное лицо – получает доступ в полностью оборудованное офисное помещение, с презентационным оборудованием (проектором, плазменной панелью, флипчартом и др.) и определенным набором дополнительных услуг. Секретарь встречает посетителей в холле и провожает их в комнату переговоров.
Кроме оборудованных офисов и бизнес-центров (в которых, как правило, есть переговорные комнаты) эту услугу обычно предлагают гостиницы – практически в любой из них есть конференц-зал, где можно провести презентацию или конференцию. Однако небольшие переговорные комнаты в гостиницах есть далеко не всегда.

Преимущество почасовой аренды в специализированных компаниях и полностью оборудованных офисах состоит в том, что при желании клиент легко может перейти на другую услугу, например, виртуальный офис. Тогда он сможет пользоваться и переговорными комнатами, и престижным почтовым адресом с  услугой обработки корреспонденции. В случае если клиенту нужно будет присутствовать в офисе постоянно, он может арендовать одно или несколько рабочих мест или кабинет в этом же офисном центре. При этом доступ в переговорные комнаты для него становится бесплатным.
Классический вариант аудитории полностью оборудованных офисов на Западе – иногородние и иностранные бизнесмены. Чаще всего они выбирают офис на несколько часов или на день в другой стране, заказывают дополнительные услуги (презентационное оборудование, кофе-брейк) и оплачивают аренду с помощью системы online-бронирования. Такая схема во многом схожа с резервированием номеров в отеле.
Крупные международные сети оборудованных офисов – Regus, Davinci и др. – предлагают своим клиентам систему специальных клубных карт, предъявив которую, клиент становится «своим» в любом из офисов компании по всему миру.

Также арендаторами таких офисов являются начинающие предприниматели  и частные консультанты. Почасовая аренда становится все популярнее и среди российских начинающих предпринимателей, частных консультантов и фрилансеров. Если раньше они встречались с клиентами и партнерами в различных кафе и ресторанах, то теперь у них появилась возможность назначать встречи в переговорных комнатах в офисе, где секретарь встретит их посетителей, предложит  им кофе, распечатает необходимые документы. В данном случае офис несет имиджевую функцию и рождает определенное доверие к предпринимателю со стороны его клиентов.
Для начинающего бизнеса это возможность сэкономить на первом этапе деятельности и не вносить ежемесячную арендную плату за дорогостоящие квадратные метры.
На основе потребностей аудитории возникают разные виды офисных помещений «на час». Например, комнаты с мягкими креслами для психологических консультаций, аудитории без мебели или с легко переставляющейся мебелью для подвижных тренингов.

Некоторые рекламные агентства, СМИ, а порой и целые издательства не имеют собственного офиса, их сотрудники работают удаленно. Однако чтобы обсудить текущие моменты, время от времени нужно проводить собрания, и переговорные комнаты – наиболее приемлемый для этого вариант. Кроме того, иногда в основном офисе компании может идти ремонт – тогда временный офис станет решением. Большие переговорные комнаты наиболее востребованы среди курсов иностранных языков, для проведения различных бизнес-тренингов. Зачастую компании, задействованные в сфере обучения, бронируют офисы на несколько месяцев вперед. Именно поэтому пиками нагрузки на переговорные комнаты в компаниях, занимающихся альтернативной арендой, становятся периоды с сентября по декабрь и с февраля по май.

Выбор полностью оборудованных офисов в России пока не так широк, как на Западе. В Москве и  Петербурге есть офисы международных игроков рынка, где можно арендовать и переговорную комнату на несколько часов, и кабинет на длительный срок. Есть и ряд российских компаний, предоставляющих подобные услуги, это как одиночные офисные центры, так и сети офисов под одним брендом.

Система online-бронирования также не очень распространена среди российских компаний, хотя отдельные примеры все же встречаются. Например, наша компания не так давно выделила почасовую аренду офиса в отдельное направление и запустила специальный сайт с системой online-заказа переговорных комнат и аудиторий.

Стоимость аренды офиса на час в Москве и Петербурге составляет от 400 до 1,2 тыс. рублей. На стоимость влияют такие факторы, как класс бизнес-центра, расположение офиса относительно центра города, на какое количество человек рассчитано помещение и какие есть дополнительные возможности, предусмотренные услугой.  

Раиса Шапошникова, руководитель направления «Конференц» управляющей компании «Офис-М»