Создание офисного интерьера – процесс недешевый и из-за многочисленных подводных камней технологически сложный. Существуют множество компаний, предлагающих свои услуги такого рода. Спроектировать и реализовать интерьер может архитектурное или проектное бюро, мебельная или даже строительная компания. Нередко свои услуги по проектированию офисного пространства предлагает и компания девелопера. Однако торопиться при выборе того или иного варианта не стоит. В этом материале мы постарались рассказать о технологии и некоторых «подводных течениях».

Ключевое звено

Итак, как избежать ошибок при создании офисного интерьера? Прежде всего следует определиться с управляющим проекта. Насколько важна эта опция, знает каждый, кто хоть раз сталкивался с ремонтом в квартире. А подготовить к работе помещения площадью несколько тысяч квадратных метров – не в пример сложнее, чем подкрасить стены в собственном доме. Создание офисного интерьера – это коллективный продукт архитекторов, проектировщиков, дизайнеров, инженеров, поставщиков мебели, дизайнеров световых решений и многих других компаний. Представляя, по сути, разный бизнес, они склонны тянуть одеяло на себя – думать в первую очередь о себе, а не о клиенте.

На Западе эта проблема решена давно – приглашается специализированная проджект-менеджерская компания, которая берет на себя управление всем процессом. По сути, она ведет проект «от и до», выступая и заказчиком, и управляющим, и консультантом. В том числе нанимает дизайнеров, архитекторов, проектировщиков, строителей, контролирует и координирует их работу.

Это за границей. В российской же практике функции управляющего берут на себя чаще всего те, кто, по идее, делать этого не должны – архитектурные, строительные, мебельные компании или сами арендаторы офисного пространства. Однако эксперты «с западным менталитетом» твердят одно – только независимая компании будет реально заинтересована в оптимизации денег заказчика.

Хотя понимание этого процесса есть и в России. По словам Дениса Черничкина, коммерческого директора мебельной компании Haworth, все крупные проекты по созданию офисных интерьеров реализуются именно при помощи проджект-менеджеров.

Начало

Привлечь независимого консультанта важно еще до встречи с риелтором – он поможет объективно оценить помещение (для этого требования к будущему офису следует сформулировать заранее – или самостоятельно, или с помощью профессионалов). И если офисное пространство не соответствует планам развития компании, от него следует отказаться. «В противном случае вся дальнейшая работа над объектом будет посвящена борьбе с такими несоответствиями», – уверен директор архитектурно-дизайнерской студии De-Viz Сергей Артемьев.

Пока у нас почти все действуют наоборот. Сначала тратятся на покупку или аренду офиса, а затем идут в архитектурное бюро. «Позже выяснится, что эффективно рассадить людей и грамотно зонировать офисное пространство просто невозможно, – говорит Сергей Дудкин, генеральный директор московского офиса Nayada. – К сожалению, анализ будущего помещения проводят лишь 5% всех компаний».

Помимо консалтинга офисного помещения проджект-менеджерская компания оценивает его готовность к дальнейшим отделочным работам. «К этому времени должен быть завершен монтаж всех инженерных систем здания, вставлены стеклопакеты и т. д.», – отмечает Станислав Бирюлин, руководитель отдела проектов управления строительства CB Richard Ellis (консалтинговая компания предлагает проджект-менеджерские услуги). По мнению Сергея Артемьева, первой на объекте должна появиться инжиниринговая компания, инспектирующая качество проведенных строительных работ, инженерных систем и коммуникаций.

В отдельных случаях консультанты накладывают вето на заключение договора аренды (пока арендодатель не исправит недоделки), чем существенно облегчают жизнь арендаторам в долгосрочной перспективе.

Следующая важная деталь – создание технического задания для архитектурного или проектного бюро. Именно в этом документе сформулированы все пожелания заказчика офисного интерьера, а главное – прописаны сроки реализации проекта.

Еще одна из обязанностей проджект-менеджера – организация тендеров, которые позволяют существенно экономить деньги клиента. «Стоимость услуг топового генподрядчика, проводящего все отделочные работы, можно снизить как минимум в полтора раза, – рассказывает Станислав Бирюлин. – Российские компании «второго эшелона», участвующие в тендере, также готовы пойти на уступки – скидка, из нашей практики, может составлять 35–50%. По ситуации мы исключаем и избыточные проектные решения». Затем менеджер проекта проводит тендеры на выбор поставщиков мебели, офисных перегородок, световых приборов, IT-оборудования и др.

Помимо всего прочего проджект-менеджерская компания занимается анализом технической документации, контролем качества работ, а также координацией всех участников проекта. Как отмечает Станислав Бирюлин, на практике это выливается в обязательные еженедельные совещания со всеми участниками – архитекторами, подрядчиками, поставщиками мебели, световых приборов, флористами и т. д. Также проджект-менеджер следит за соблюдением сроков строительства.

В среднем проджект-менеджерская компания берет за свои услуги $30–40/кв. м. При этом цены растут в зависимости от площади офиса. Правило простое – чем меньше офис, тем стоимость выше. «Однако все эти расходы окупятся, – уверен Станислав Бирюлин. – Участие в проекте проджект-менеджера серьезно оптимизирует средства заказчика».

Не верю

В то же время стоит отметить, что практика приглашения проджект-менеджерских компаний широко распространенной в России не стала. Услугами профессиональных управляющих пользуются не более 5% всех компаний, работающих в России. По большому счету все проджект-менеджерские компании можно пересчитать по пальцам – Time, Sunbury Heights, CB Richard Ellis, Cushman & Wakefield Stiles & Riabokobylko. «Их услугами пользуются реже, чем это необходимо, – констатирует директор по маркетингу мебельной компании «Соло» Галина Мартыненко. – Четкое представление о необходимости их участия в больших проектах имеют только западные компании». «Они понимают, что аутсорсинг – лучший способ забыть о ремонте на многие годы вперед, – отмечает Станислав Бирюлин. Из российских компаний к нам обращаются только представители крупного бизнеса. Остальные ошибочно полагают, что сами справятся не хуже».

Эксперты отмечают, что заводить собственную проджект-менеджерскую структуру, как часто любят делать в России, имеет смысл только в быстрорастущих компаниях, открывающих несколько десятков филиалов в год. В противном случае это пустая трата денег, которая на практике оборачивается сплошной головной болью.

Впрочем, Галина Мартыненко отмечает, что ситуация быстро меняется. Многие сегодня хотят работать по западному образцу. «В последнее время появилось много российских проджект-менеджерских компаний, хотя качество услуг многих из них пока, к сожалению, оставляет желать лучшего, – уверена эксперт «Соло». – Дело в том, что они берутся за те проекты, которые забраковали их западные коллеги. А тут находятся свои, которые говорят: «Можно, мы сделаем». Результат бывает плачевным».

Как уже отмечено, в российской практике функции менеджера часто берет на себя кто-то из участников проекта. Например, поставщик мебели, архитектурное бюро или даже генеральный подрядчик. Выбирая такую схему, нужно понимать, что только независимый консультант может быть по-настоящему заинтересован в оптимизации затрат заказчика офисного интерьера. Хотя, по словам Галины Мартыненко, эта схема может работать эффективно, если речь идет о маленьком офисе (до 5 тыс. кв. м). В этом случае функции менеджера лучше отдать тому, у кого больше доля в общем бюджете. «Теоретически такой компанией мог бы стать генподрядчик девелоперского проекта, – продолжает г-жа Мартыненко, – но влияние подобных компаний ослабевает, так как рынок насыщается готовыми бизнес-центрами с уже проложенными коммуникациями и отделанными общими зонами, часто с готовыми полами и потолками и т. д. Лучше, если это будет компания-интегратор, которая работает над проектом небольшого офиса. Это может быть архитектурная, мебельная и перегородочная компания, реже поставщик светового оборудования».

Архиважные решения

Как правило, архитектор подключается к работе над проектом в тот момент, когда сформулировано техническое задание. Архитектурное бюро разрабатывает проект, согласовывает его с заказчиками и надзорными инстанциями и передает на исполнение подрядным организациям, оставляя за собой только надзорные функции. Это целый комплекс работ – от зонирования офисного пространства до выбора мебели и отделочных материалов.

Стоит отметить, что архитектурное или проектное бюро предоставляет целый набор услуг. В структурах многих крупных компаний есть и управляющие проектов, и строительные отделы.

Хотя многие эксперты относятся к такой практике с сомнением. Всем должны заниматься отдельные, не зависимые друг от друга компании, которых нанимает проджект-менеджер, уверены они. «Если отделочные работы будут выполнять собственные строительные структуры архитектора, то цены будут изначально завышены процентов на 20–30, – уверен Станислав Бирюлин. – Рука руку моет». Та же ситуация, по мнению г-на Бирюлина, складывается с дизайнерскими фирмами. Процентов на 20 смета вырастает буквально из ничего. «На маленьких и простых проектах, не требующих сложной организации работ и контроля их производства, практика предоставления комплексных услуг возможна и широко распространена», – говорит Сергей Артемьев. Но такой вариант означает, что мебельная, строительная или дизайнерская компания будет нанимать остальных участников строительного процесса, т. е. выполнять функцию заказчика, в т. ч. самостоятельно принимать работы. Таких случаев много, и все они влияют либо на качество, либо на стоимость проекта, либо на сроки.

Если говорить о стоимости всего проекта, начиная от проектирования и заканчивая доставкой мебели, то здесь опять же единых, унифицированных цен нет. «Уровень цен может отличаться на порядки, – поясняет Сергей Артемьев. – Минимальные вложения в обустройство офиса класса А вряд ли будут меньше $800/кв. м, а максимальные зашкаливают за $4000».

По словам Арсения Борисенко, бюджетная, но качественная реконструкция помещения, включая строительные работы, отделочные материалы и мебель, может обойтись в 1000 евро/кв. м.

Принужденные

Впрочем, нередки случаи, когда думать об организации офисного пространства не придется – ремонтом займется девелопер. Самый яркий пример – компания Enka. Чаще всего услуги собственной строительной службы не навязываются, право выбора остается за арендатором. Однако если заказчик привлекает стороннюю компанию, то ремонтные работы могут затянуться. «На практике отказаться от услуг девелопера очень сложно, – говорит один из экспертов, – ведь он – сильная сторона. Например, если у въезда на строительную площадку будут стоять машины подрядчиков с отделочными материалами, то первым въедет – не исключаю, что с черного входа – именно автомобиль девелопера. И так во всем». По словам Дениса Черничкина, качество отделочных работ, которые выполняет сам девелопер, можно оценить как среднее. То есть за те же деньги сторонние организации, особенно с участием проджект-менеджерской компании, сделают ремонт лучше. Впрочем, качество – вопрос спорный, и часто оно вполне устраивает многих арендаторов, особенно желающих въехать в новое помещение как можно быстрее.

Сергей Артемьев отмечает, что арендаторы, у которых нет сложных планировочных, стилистических или инженерных задач, в большинстве случаев привлекают к ремонтным работам именно структуры девелопера – эта схема сильно упрощает процедуру согласований, подчас излишне сложную для внешних подрядчиков. Конечно, стоимость такого ремонта будет дороже, зато арендатор будет уверен, что строители все закончат в срок.

На взгляд Галины Мартыненко, готовые офисы предлагать разумно только в том случае, если они совсем маленькие – до 100 кв. м. «Многие девелоперы ограничивают выбор поставщиков услуг, если ремонт делают сторонние компании, – отмечает она. – То есть перегородки в офисах должны быть в этом случае строго определенные. Также они предлагают готовый потолок со светильниками или напольное покрытие. Если вы отказываетесь, то считайте это косвенным увеличением стоимости аренды».