Переехать в новый офис

Мы поедем, мы помчимся?

Две главные проблемы, с которыми сталкивается руководство любого предприятия, вынужденного сменить «место жительства», это срок, на который грозит растянуться переезд, и сохранность перевозимого имущества, подвергающегося многочисленным рискам.

Основные причины, по которым переезд, запланированный, к примеру, на понедельник, может продлиться до пятницы, нередко связаны с внешними факторами, повлиять на которые у самого предприятия возможностей немного. Скажем, обеспечив аккуратную и оперативную доставку мебели и оргтехники в здание, где снят новый офис, можно столкнуться с элементарным отсутствием там электропитания в розетках и не один день провести в поисках «приходящего» электрика, ответственного за это здание. Или пообщаться с неторопливыми связистами на аутсорсинге, вдумчиво прокладывающими новые кабель-каналы для будущей офисной сети и тестирующими их в течение нескольких дней.

Если вид деятельности предприятия связан с необходимостью непрерывной работы с клиентами, можно понести немалые потери, которые существенно превзойдут ожидавшуюся экономию на муверах.

Вряд ли переезжающих порадуют повреждения мебели и оргтехники, если при транспортировке они не были правильно упакованы. Однако гарантирует ли привлечение ростовских мувинговых компаний от подобных неприятностей?

«Мы берем на себя всю ответственность за сохранность имущества во время переезда, – сообщает исполнительный директор ООО «Служба переезда» Азарий Аракелов. – Преимущество клиента в том, что эта ответственность зафиксирована в договоре. Разумеется, мы предпринимаем все необходимые меры, чтобы перевозимым предметам была обеспечена полная сохранность – для этого применяется специализированный автотранспорт и специальные упаковочные материалы, стоимость которых включена в стоимость переезд».

В договоре «Службы переезда» с клиентом прописана «ответственность за порчу и повреждение в пределах суммы, на которую снизилась стоимость имущества», но, как уверяют сотрудники компании, воспользоваться этим пунктом договора не пришлось ни разу. В то же время опыта сотрудничества ростовских мувинговых компаний со страховщиками пока нет. Возможно, из-за неготовности клиента дополнительно оплачивать еще и страхование этого риска вкупе с нежеланием муверов брать эти затраты на себя.

«Среднестатистическая мувинговая компания, да и частный перевозчик, как правило, стремятся добросовестно исполнить свои обязанности, – утверждает руководитель компании «Ваш переезд» Игорь Красноштанов. – Если мебель клиента изначально не была повреждена, то риск подобных повреждений при профессионально организованном переезде минимален. А за перевозку такой капризной электроники, как, например, банкомат или компьютерный сервер, в Ростове берутся только те, кто уже имел опыт такелажных работ и располагает соответствующей спецтехникой».

Возможные риски, которых следует избегать, находятся в другой сфере. Это потеря рабочего времени при плохой организации работ как клиента, так и мувинговой компании, а также вещи абсолютно иррациональные: недопонимание сотрудников компании-перевозчика и сотрудников организации-клиента.

Переезд любит счет…

Вполне понятное желание минимизировать затраты вообще является едва ли не основным мотивом при выборе варианта переезда у большинства переезжающих компаний. В результате переезд нередко происходит так. У специализированной транспортной компании, частных перевозчиков или просто друзей-знакомых арендуется автомобиль. Причем не всегда оборудованный для переезда. Паковать, разбирать, собирать и грузить входит в обязанности самих сотрудников. Казалось бы, экономия налицо. Однако эта дешевизна на деле может обойтись дороже: в большинстве случаев перевозчик берет оплату за час работы автомобиля, а сам переезд, особенно крупных фирм, – процесс многочасовой или даже многодневный, а главное – трудно прогнозируемый.

Страдает в этом случае и качество перевозки: спрашивать за сохранность дорогостоящей мебели, например, кабинета руководителя, если на столе из ценных пород дерева обнаружатся царапины, будет практически не с кого.

Вариант переезда, кажущийся более цивилизованным, – поиск перевозчика по объявлениям по принципу «найти самое дешевое предложение». Но в результате есть риск того, что в офис явятся угрюмые личности неопрятного вида, испытывающие острую жажду, либо исполнительные, но малоопытные студенты. В процессе подобным образом организованного переезда клиента может поджидать неприятный сюрприз в виде требований о дополнительной оплате в связи с некими сложностями, которые чаще всего оказываются надуманными.

К слову, об оплате. Ценовая политика как мувинговых компаний Ростова-на-Дону, так и частных перевозчиков, по их собственному признанию, довольно хаотична и стихийна.

«Каждый оператор рынка работает интуитивно, и реальные цены на офисный переезд могут колебаться от 10 до 15 тысяч рублей, – констатирует Игорь Красноштанов. – В целом стоимость офисного переезда зависит от нескольких составляющих. Во-первых, от количества и качества мебели, бумаг и оргтехники. Во-вторых, от расстояния до пункта назначения. И, наконец, от этажности зданий и наличия или отсутствия в них лифтов».

По мнению г-на Красноштанова, не стоит доверять прейскурантам, размещенным на сайтах некоторых операторов, при подсчете могут сложиться цифры просто нереальные для местного рынка.

Сэкономить можно, лишь выбрав среди цен среднестатистических перевозчиков (качество работ примерно одинаковое). Можно также воспользоваться услугами мувинговой компании по предоставлению упаковочных материалов и по упаковке имущества – не придется тратить бензин и время в поисках коробок и мешков.

По мнению г-на Аракелова («Служба переезда»), расчет стоимости переезда – «дело сугубо индивидуальное». Основные статьи затрат компании;– оплата персонала, амортизация автотранспорта и упаковочный материал. В отличие от частных компаний, профессиональные перевозчики фиксируют цену на этапе подписания договора. И впоследствии она уже не изменится, даже если обнаружатся непредвиденные сложности в виде неработающих лифтов или пробок на дорогах.

Сам себе мувер

Разрабатывая стратегию и тактику переезда, необходимо учитывать специфику деятельности организации, заказавшей эту услугу. Если переезжает компания, занимающаяся управленческой деятельностью, организация ее перемещения обычно не вызывает особых затруднений. Если же переезжает, например, редакция ежедневной газеты, производственный цикл в которой обусловлен множеством технических факторов, то логистику нужно заранее проработать до мельчайших подробностей, позаботившись о соблюдении графика, срыв которого грозит парализовать работу. Когда офис нужно сдать «под ключ», чтобы сотрудники могли сразу же приступить к работе, лучше искать мувинговую компанию, способную качественно выполнить переезд door-to-door без участия самого клиента, но с учетом всех его пожеланий.

«Мы является довольно крупной бизнес-структурой и нередко переезжаем в связи с расширением деятельности, – рассказывает исполнительный директор медиа-группы «Южный Регион» Мария Борисенко. – В результате со временем у нас сформировалась мощная собственная «служба технической поддержки». Естественно, что свое хозяйство ее специалисты знают лучше любой мувинговой компании. Они же и занимаются подбором подрядчиков со специфическими функциями: перевозчиков, клининговые компании, интеграторов и т. д.».

Если воспринимать переезд офиса исключительно как доставку и погрузку-разгрузку имущества, то цена всего мероприятия окажется невысока и будет колебаться в пределах 7000 рублей за одну поездку в пределах города. Тем не менее комплексные предложения от мувинговых компаний периодически рассматриваются «Южным Регионом».

«В конце концов вынесение переезда на аутсорсинг в другой офис «под ключ» обладает своими неоспоримыми преимуществами, – уверена Мария Борисенко. – Отвечает за него определенное лицо, неважно, юридическое или физическое. В том же случае, когда переезд организуется своими силами, ответственность распыляется».

«Но скорее всего мы понесем намного больше совокупных издержек по переезду, если все отдать на откуп одной мувинговой компании», – предполагает Мария Борисенко, сетуя, что уровень развития подобного бизнеса в Ростове невысок, а имеющиеся игроки серьезный заказ просто «не потянут» или не смогут предложить приемлемой цены.

Примечательно, что с негативной оценкой состояния ростовского рынка мувинговых услуг согласны и сами его участники.

«Рынок профессиональных переездов в Ростове-на-Дону развит слабо, – признает Азарий Аракелов. – Для нашей компании это фактор скорее негативный, поскольку о явных преимуществах переезда с помощью профессионалов часто приходится рассказывать «с нуля», то есть заниматься просветительской деятельностью, продвижением прежде всего не своей компании, а самой услуги». Перспективы развития рынка, по мнению г-на Аракелова, напрямую связаны с ростом благосостояния населения.

«По сути всего лишь несколько операторов этого малого бизнеса имеют постоянный стаж работы в сфере переездов в течение 5–15 лет, – отмечает Игорь Красноштанов. – Остальные представляют собой всего лишь отпочковавшихся от этих компании так называемых «черных перевозчиков» – отдельных грузчиков и водителей. Воспользоваться их услугами можно, если предстоит перевезти диван и старый телевизор на дачу, но для офисного переезда такой вариант сопряжен с известными рисками».

Основные трудности, которые препятствуют развитию муверского дела в Ростове, – дефицит профессиональных кадров, плохая организация производственного процесса, а подчас и нежелание владельцев компаний вкладывать средства в их развитие. Эта стагнация на рынке может прекратиться в случае прихода крупных иногородних игроков, стимулирующих конкуренцию.

Работа не для мебели

Итак, как правило, фирмы, работающие на рынке мувинга несколько лет, имеют либо свой, либо наемный, но специализированный транспорт, опытных сотрудников, а не просто грузчиков с овощной базы, при необходимости – упаковочные материалы, которыми умеют пользоваться их рабочие, приспособления и спецтехнику для перемещения тяжелых, крупногабаритных и дорогостоящих предметов мебели, промышленного и торгового оборудования, сейфов и банкоматов.

Некоторые компании предоставляют склады для временного хранения мебели и имущества клиента. Практически у всех подобных компаний существует договорная база, предусматривающая ответственность перевозчика в случае повреждения перевозимого имущества.

В любом случае типовой схемы переезда нет и, пожалуй, не может быть. Ведь мувинговые компании по большому счету работают не с мебелью и имуществом, они прежде всего работают с клиентом. А значит, должны учитывать все его пожелания и даже особенности характера. А уж со столами, компьютерами и сейфами поладить куда легче.