Обустройство офиса в кризис

Чтобы избежать лишних затрат, не стоит выбирать офис в состоянии shell&core, специфической формы и дизайна или имеющий технические ограничения. Например, такое ограничение, как низкая нагрузка на пол, потребует конструктивного усиления и может добавить десятки тысяч долларов к стоимости проекта.

Кроме того, составленный собственником перечень указаний для арендаторов часто включает определенные материалы, которые арендаторы должны использовать при отделке помещения. Нередко этот перечень обязателен к исполнению, и, подписывая договор аренды, вы соглашаетесь с перечисленными в нем требованиями. Недавно крупный иностранный банк подписал договор, обязывающий установить жалюзи и светильники определенного образца и использовать в дизайн-проекте конкретный вид мрамора. Не проведя предварительной оценки этих вынужденных затрат, арендатор после подписания договора аренды обнаружил, что требуемые оборудование и материалы (некоторые из которых, к слову, изготавливаются и доставляются более трех месяцев) добавляют к стоимости отделки офиса около $250 тыс. Остерегайтесь подобных «волчьих ям» – следует заметить, что чаще они встречаются в зданиях, принадлежащих западному собственнику.

Перед тем как вы перейдете к завершающей стадии переговоров об аренде, ваш менеджер проекта и управляющий издержками должны изучить технические характеристики здания и выявить и оценить потенциальные финансовые обременения. Обнаруженные дополнительные статьи затрат необходимо включить в приложение к договору аренды. Это гарантирует, что технические аспекты будут соблюдены, а вам не придется переплачивать за перенос и переустановку того, что оказалось не на месте.

Все это, конечно, предполагает, что вы еще на ранней стадии выработали четкое понимание, каким должен быть ваш офис. При этом, однако, не забывайте о том, что позже вам может понадобиться гибкость и пространство для вариаций – ваш дизайн-проект не должен лишать вас возможности что-то менять.

Арендуя по московским ценам площади, которые используются менее чем на одну пятую рабочего времени (такие, например, как конференц-зал и переговорные), вы должны четко понимать, сколько стоит каждое из собраний в этих помещениях. Безусловно, гибкий дизайн позволит вам, например, использовать для встреч и собраний общее пространство. И если привлечь к проекту опытного архитектора, можно сберечь десятки тысяч долларов арендных платежей.

Если ваш архитектор знает, какие материалы наиболее эффективны с точки зрения затрат и не требуют долгой доставки из других регионов, это также гарантирует заметное снижение затрат. При возможности нанимайте международного архитектора с твердой репутацией, но удостоверьтесь, что у него есть локальное представительство или партнер, чтобы материалы подбирались с учетом местной специфики. Даже безупречно выполненный и эстетически выдержанный дизайн может оказаться весьма непрактичным для реализации в Москве. Все материалы, используемые в проекте, должны быть сертифицированы местными органами сертификации. Многие материалы приходится доставлять из-за рубежа, но они также должны быть сертифицированы для местного использования. Кроме того, к выбору импортных материалов необходимо подходить разумно, чтобы не столкнуться с трудностями при их установке и дальнейшей эксплуатации.

Управляющий проектом должен взять архитектурный и инженерный дизайн-проекты и изучить их на предмет целесообразности и эффективности использования материалов – оценить их доступность в данном регионе, наличие локальных дилеров, складов поблизости, а также общую стоимость поставки, установки и использования.

Анализ стоимости проводят для того, чтобы в случае необходимости предложить замену материалов и оснащения, которая, не разрушив замыслов архитектора и не снизив качества конечного результата, обеспечит выполнение перечисленных задач. Строго говоря, замена стеклянных перегородок панелями из крашеного гипсокартона не относится к задачам оптимизации затрат: в этом случае кардинально меняется замысел архитектора и конечный вид офиса. Необходимость значительного пересмотра дизайн-проекта зависит от того, насколько эффективно удастся сэкономить, не прибегая к радикальным изменениям дизайна.

Типичные предложения по оптимизации затрат могут включать, например, замену мрамора керамической плиткой, стеклянные элементы в рамах на таковые без рам, замену дорогого коврового покрытия, вентиляторных доводчиков, осветительных приборов, потолков, жалюзи, сантехники более экономичными вариантами. При этом, конечно, нельзя забывать о том, что скупой платит дважды.

На какой же стадии необходимо прибегнуть к оптимизации затрат? Предположим, архитектор или дизайнер принимает во внимание ограничения стоимости, установленные клиентом, а также ограничения, связанные с импортом, сертификацией и доступностью материалов на российском рынке. Тогда первый аудит затрат следует провести после завершения эскизного проекта. Если же опыт архитектора недостаточен, или он не знаком с местным рынком, или же дизайн-проект делает строительная компания, тогда во избежание радикального пересмотра проекта необходимо проводить анализ затрат еще раньше.

По мере того как финансовый кризис усугубляется, каждому из нас необходимо все более внимательно относиться к затратам и опасности неоправданных издержек в наших проектах. Тщательно и благоразумно планируя, управляя затратами, принимая во внимание перечисленные выше соображения, вы, хотя и не сможете гарантированно уберечься от любых рисков, скорее всего, удержите затраты на оснащение офисного пространства в рамках запланированного бюджета, что в текущей экономической ситуации важно для любой компании.