Итак, переговоры об аренде или приобретении помещения для будущего офиса завершены. Теперь предстоит множество хлопот, но последнее, чего нам хочется, – это погрузиться в сложный и долгий процесс дизайна и отделки нового офиса. Тем более в Москве, где выбор архитекторов, инженеров-проектировщиков, поставщиков мебели и IT-оборудования, а также других специалистов достаточно широк, этот процесс может потребовать больших временных затрат. Непонятная профессиональная терминология, множащиеся обещания, сомнительная репутация компаний-подрядчиков и поставщиков – все это и многое другое является источником бесконечных рисков.

Возможно, самым важным шагом для успешной реализации проекта отделки офиса является выбор стратегии действий. Здесь не так уж много вариантов, из которых можно выбирать, но каждый потенциальный подрядчик, а иногда и арендодатель постарается направить вас по пути, который подходит именно ему. Ваша задача – занять твердую позицию: неверный выбор на этой стадии чреват потерей качества и лишними затратами по завершении проекта.

Давайте рассмотрим возможные варианты закупок исходя из того, что вам досталось новое офисное помещение в состоянии shell-and-core.

Дизайн-проект разрабатывается и реализовывается арендодателем

Часто это кажется самым простым решением. Конечно, собственник знает здание лучше, чем кто-либо, и, безусловно, он не станет возражать против проекта, им же разработанного. К тому же стоимость этих услуг может быть включена в договор аренды, да и нужда в дополнительных тендерах и контрактах отпадает.

Однако важно помнить, что арендодатель обязательно будет настаивать на том, чтобы сделать помещение более универсальным – на случай, если вы его покинете. У вас гораздо меньше шансов выбрать экзотические или необычные материалы для отделки, ведь собственник скорее всего будет склонен применить традиционный подход к отделке помещений в своем здании.

Ваш арендодатель может сделать работу быстро и даже, возможно, недорого. Но заинтересован ли он в том, чтобы дизайн помещения отвечал вашим корпоративным стандартам, отражал суть бренда компании? Не потеряет ли он интерес к проекту сразу после окончания работ, оставив вас с целым перечнем недоработок и замечаний, которые придется устранять своими силами? Вероятно, что ваш офис не будет самым крупным в здании – можно ли надеяться, что, несмотря на это, ему будет уделено должное внимание, вплоть до самых мелких деталей? На все эти вопросы нужно постараться ответить до принятия решения о выборе данной стратегии.

Проект дизайна выполняют приглашенные архитектор и инженер, строительные работы осуществляет арендодатель

В этом случае можно избежать некоторых из подводных камней предыдущей стратегии, при которой все работы ведет арендодатель. Дизайн разрабатывается в соответствии с вашими требованиями, при этом учитываются возможные ограничения, а результат предъявляется арендодателю для одобрения и воплощения в жизнь.

Проектная группа может состоять из архитектора и инженера или же архитектор может сам пригласить инженерную компанию, предоставив вам лишь один дополнительный контракт для подписания (в России очень немногие архитектурные бюро могут сделать все проектные работы своими силами).

Эта стратегия вполне может оказаться наиболее подходящей для вас. Конечно, вы не сможете включить стоимость строительства в договор аренды, потому что дизайн на этой стадии еще не будет завершен. Вам также захочется (и мы настоятельно вам это советуем) сравнить цену, запрашиваемую арендодателем за строительство, с ценами других подрядчиков. Этого достаточно, если над дизайн-проектом работает независимая команда.

Сравнение цен может занять 2–4 недели, это время уйдет также на изучение рынка и анализ предложений. Но лучше не пожалеть на это времени, чем принять первое попавшееся предложение. В качестве альтернативы можно предложить нанять менеджера проекта, который проведет детализированное сравнение предложенной арендодателем сметы со среднерыночными расценками, что может быть сделано достаточно быстро.

На московском рынке вполне возможно обнаружить сходные по характеристикам и материалам предложения, различающиеся по цене более чем на 40%.

Дизайн и строительство осуществляет приглашенная архитектурно-строительная компания

Отдав разработку и реализацию дизайн-проекта одной компании, вы можете надеяться, что строительство будет вестись строго в соответствии с одобренным вами проектом. Также, в отличие от варианта с несколькими подрядчиками, вы избавлены от необходимости заключать множество контрактов, общаясь только с одним подрядчиком.

Тем не менее даже в 90-х годах компаний, которые могли одинаково качественно и разработать дизайн-проект, и выполнить строительные работы, можно было сосчитать по пальцам. Чаще всего такие фирмы специализируются на одном из этих направлений, привлекая для выполнения остальных работ «дружественные» или дочерние компании, что лишает вас преимущества работы с одной компанией. Кроме того, нередко возникают проблемы с оценкой стоимости таких контрактов.

Компании, выполняющие дизайн-проект и его реализацию, должны не только составить список работ, но и оценить стоимость этих работ еще до начала строительства. Риск очевиден: любое решение, связанное с дизайном, может привести к значительному увеличению стоимости строительства. Как подрядчику узнать, предпочтете вы результат за $750/кв. м или за $5000/кв. м, если работы еще даже не начались?

Чтобы снизить риск, подрядчик изучает характер компании и, возможно, запрашивает фотографии других ее офисов, чтобы максимально точно оценить будущие затраты. Однако эта оценка по вполне понятным причинам будет выше, чем если бы пришлось составлять смету уже завершенных работ – так подрядчик сокращает свои риски, и эта переплата ложится на ваши плечи.

Дизайн-проект выполняют независимые друг от друга архитектор и инженер-проектировщик, строительство осуществляет подрядчик

Недостатком такого подхода является большое количество заключаемых контрактов. Кроме того, внимания требует координация работ. Ее лучше доверить менеджеру проекта – это может быть сотрудник вашей компании или привлеченный профессионал.

Подчеркнем, что проведение тендеров увеличивает время, затрачиваемое на проект, но, по нашему опыту, выигрыш с точки зрения конечной стоимости и качества компенсирует дополнительные временные затраты.

В любом случае проведению должна предшествовать предварительная оценка кандидатов (предквалификационный отбор). Несмотря на то что на российском рынке очень много компаний, оказывающих перечисленные выше услуги, выбор тех, что могут предложить высокий уровень работ, а также предоставить финансовые гарантии, ограничен. Стадия предварительного выбора, во время которой оцениваются эти критерии, не только позволяет отсеять слабые компании, но также предупреждает потенциальных кандидатов о готовящемся тендере.

Также необходимо упомянуть о важности определения материалов или оборудования, чье изготовление или доставка займут значительное время. Ждать до начала строительства, чтобы заказать предмет, поставка которого возможна через 5–6 месяцев (например, определенную модель генератора) – это путь к провалу. Своевременно выявление таких деталей и раннее формирование заказа жизненно важно для успешной реализации программы всего проекта.

Загрузка...