Снижаем аппетиты в трудные

С началом спада на рынке арендные ставки также стали падать, в некоторых случаях более чем на 35%. При этом снижение среднего уровня арендных ставок на рынке не облегчает участи тех компаний, которые арендовали площади на пике рынка и сейчас оказались заперты в них на два-три года и более.

Чтобы спрогнозировать будущую потребность компании в офисных площадях, в первую очередь необходимо взглянуть на бизнес-модель и оценить будущие прибыли и потребности в персонале. Но кроме этих базовых пунктов бизнес-планирования также необходимо прикинуть, какого размера должен быть офис, чтобы удовлетворять текущие и будущие потребности бизнеса с учетом комфортной и продуктивной работы сотрудников. И при этом приходится исходить из минимума офисных площадей.

Даже для компаний, связанных двух-пятилетним договором аренды, существует возможность оптимизировать площади, частично сдав их в субаренду. Как это сделать и какую площадь можно отдать субарендатору – ответ на эти вопросы зависит от множества факторов. В любом случае желательно получить профессиональный совет, но от кого? Брокеры с гораздо большим рвением занимаются сдачей в аренду крупных помещений и с неохотой берутся за поиск субарендатора на маленькую площадь. Поставщик мебели при даче рекомендаций будет исходить из стремления продать побольше мебели, и это вполне понятно. Архитектор также не будет испытывать энтузиазма от небольшого проекта реконфигурации, если это не его основной профиль.

Самые простые пути снизить потребность в офисных площадях – повысить эффективность использования площадей общего пользования и переговорных комнат. В среднем компания использует эти площади только 24% времени, при этом, конечно, оплачивая полное время аренды. Можно ли сократить количество переговорных, усовершенствовав систему бронирования этих помещений? Может быть, предоставлять их в пользование другим арендаторам здания? Эти варианты заслуживают рассмотрения – ведь с их помощью можно достичь до 10% экономии на аренде.

Подобный подход применим и к зоне ресепшн, к местам ожидания, помещениям столовых и т. д. Действительно ли эти площади необходимы? Как можно сократить их количество без ущерба комфорту сотрудников? В некоторых случаях снижение объема территорий общего пользования и разумное планирование столовой, кофе-зоны и ресепшн может сэкономить еще 12–15% арендных платежей.

Ни одно повествование об эффективном использовании офисного пространства не может обойтись без упоминания системы hot-desking. Концепция подразумевает, что один стол может использоваться по очереди несколькими сотрудниками, которые не находятся постоянно в офисе. Эта система подходит не для всех сотрудников, и работники офисов в целом от нее не в восторге. Каждый предпочитает владеть собственным столом, расставляя на нем личные фото и раскладывая бумаги. Тем не менее в США концепция hot-desking за последнее десятилетие помогла сберечь компаниям сегмента FMCG около 20% затрат на офис, но в России она практически не используется.

У многих наших клиентов, как местных, так и международных, есть свои представительства в центре Москвы. Кроме престижности, которую дает центральное местоположение, оно также выгодно с точки зрения транспортной доступности. Однако если ваш бизнес не зависит полностью от людских потоков и снижение расходов на аренду вам необходимо, вполне приемлемым может оказаться помещение за пределами города, по крайней мере, в качестве бэк-офиса. Уменьшение площади центрального представительства и перевод части персонала в один из множества высококлассных бизнес-центров за МКАД поможет сэкономить значительные суммы. Какую долю своего персонала вы могли бы видеть служащими бэк-офиса? Двадцать, тридцать процентов?

За время нашего двадцатилетнего пребывания на московском рынке мы обнаружили, что нет такой компании, которая путем тщательного планирования не могла бы сократить свои затраты на офис по меньшей мере на 15%. Помогла ли бы вам такая экономия? Нельзя, однако, забывать о затратах на перепланировку и реконфигурацию, а также на работы по отгораживанию помещений для субаренды с учетом соответствия пожарным и прочим нормам. Без внимательного планирования бюджета стоимость необходимых работ может перечеркнуть достигнутую экономию на аренде. Как и в любых стратегиях экономии средств, здесь нет простых ответов – необходим профессиональный совет, который поможет безболезненно достигнуть снижения издержек.

Ни одна из упомянутых стратегий не является универсальной и подходящей для всех, и, как правило, лучшая стратегия – это самая простая из всех возможных.

Возможно, эффективным окажется просто уменьшение длины столов (скажем, с 1,6 м до 1,2 м). Перевод архива за пределы офиса – например, в помещение специализирующейся на хранении архивов компании – может оказаться дешевле, чем выделение отдельного помещения в дорогостоящем московском офисе. Еще одна из возможностей – набирающая популярность концепция thin IT infrastructure позволяет обойтись без просторных серверных комнат, что для средней компании означает до 20 кв. м экономии пространства.

Серьезная экономия достигается теми, кто серьезно подходит к этой проблеме. На падающем рынке, который не скоро начнет расти, сокращение расходов, спланированное сегодня, может положительно повлиять на результаты вашего бизнеса через год или два, что сделает компанию более гибкой и более конкурентоспособной.